會議管理制度及規范?一、總則（一）目的為規范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本制度。本制度旨在明確會議的組織、流程、紀律等要求，使公司各類會議能夠有序、高效地召開，為公司決策、溝通、協作等提供有力支持，促進公司各項工作順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內部召開的各類會議，包括但不限于公司級會議、部門例會、專題會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應緊密圍繞公司目標和工作重點，精簡議程，注重實效，避免形式主義，確保會議能夠解決實際問題，推動工作進展。2.充分準備原則：會前應明確會議主題、目的、議程，提前通知參會人員做好相關準備工作，確保會議討論有針對性，決策科學合理。3.規范有序原則：會議組織、流程、記錄等應嚴格按照本制度執行，保證會議的規范性和嚴肅性，維護公司正常的工作秩序。4.溝通協作原則：鼓勵參會人員積極參與討論，充分發表意見，加強部門之間、人員之間的溝通與協作，形成工作合力。二、會議分類及職責（一）公司級會議1.定義：由公司高層管理人員主持召開，涉及公司整體戰略、決策、重大事項等的會議。2.主要類型年度經營會議：總結上一年度公司經營情況，制定本年度經營目標、策略和計劃。季度工作會議：分析季度工作進展，解決存在的問題，部署下一階段工作任務。月度工作會議：匯報月度工作完成情況，協調工作中的矛盾和問題，安排次月工作計劃。其他重大決策會議：針對公司重大投資、項目合作、組織架構調整等事項進行討論和決策。3.組織職責會議召集人：公司總經理或董事長，負責確定會議主題、議程，召集參會人員。會議組織者：行政部，負責協助召集人準備會議資料、安排會議場地、通知參會人員等會務工作。會議記錄人：由行政部指定專人擔任，負責記錄會議內容、決議等。（二）部門例會1.定義：各部門定期召開的內部會議，用于總結部門工作、安排工作任務、溝通協調部門內部事務。2.組織職責會議召集人：部門負責人，負責確定會議時間、地點、議程，召集部門內員工參會。會議組織者：部門內勤或指定專人，負責準備會議資料、通知參會人員、安排會議場地等。會議記錄人：一般由部門內勤擔任，負責記錄會議內容、工作安排等，并整理會議紀要。（三）專題會議1.定義：針對公司某一專項工作、問題或項目召開的會議，旨在深入討論和解決特定事項。2.主要類型項目推進會議：對公司重點項目的進展情況進行跟蹤、協調，解決項目實施過程中遇到的問題。問題解決會議：針對工作中出現的疑難問題，組織相關人員進行分析、討論，提出解決方案。業務培訓會議：開展各類業務知識培訓，提升員工專業技能。3.組織職責會議召集人：根據會議主題確定，一般由涉及專項工作的分管領導或項目負責人擔任。會議組織者：由相關部門負責，準備會議資料、通知參會人員、安排會議場地等。會議記錄人：根據會議性質確定，可由相關部門指定專人擔任，記錄會議討論要點和決議。（四）項目會議1.定義：圍繞公司具體項目開展的會議，包括項目啟動會、項目周會、項目月會、項目總結會等，用于項目團隊內部溝通、項目進度跟蹤、風險管理等。2.組織職責會議召集人：項目經理，負責組織項目各階段會議，確定會議議程、時間、地點等。會議組織者：項目助理或相關人員，協助項目經理準備會議資料、通知參會人員、記錄會議內容等。會議記錄人：由項目助理擔任，負責記錄會議詳細內容，形成項目會議紀要，作為項目文檔進行保存。三、會議流程（一）會前準備1.確定會議主題和議程會議召集人應根據公司工作安排、實際需求等確定會議主題，并提前規劃會議議程。議程應明確、具體，突出重點，合理安排會議時間。對于涉及多個議題的會議，應按照重要性、緊急程度等進行排序，確保會議高效進行。2.通知參會人員會議組織者應提前[x]個工作日將會議通知發送給參會人員，通知內容包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等。對于重要會議，應采用多種方式進行通知，如郵件、短信、內部通訊工具等，確保參會人員及時收到通知。3.準備會議資料根據會議主題和議程，相關部門或人員應提前準備好會議所需資料，如匯報材料、數據報表、方案草案等。資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，能夠支持會議討論和決策。在會議前，資料應提交給會議組織者進行審核和整理。4.安排會議場地根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。場地應具備良好的通風、照明、音響等條件，確保會議順利進行。在會議前，應檢查場地設施設備是否正常運行，如投影儀、麥克風、桌椅等，如有問題及時維修或更換。（二）會議召開1.簽到入場參會人員應提前[x]分鐘到達會議場地，在簽到處簽到入場。會議組織者應安排專人負責簽到工作，統計參會人員出勤情況。對于遲到的參會人員，會議組織者應及時提醒，并記錄遲到時間。如因特殊原因無法按時參會，應提前向會議召集人請假。2.會議開場會議開始前，會議主持人應簡要介紹會議目的、議程和參會人員，確保參會人員對會議有清晰的了解。主持人應把控會議節奏和氛圍，引導參會人員積極參與討論，避免出現冷場或跑題現象。3.會議討論按照會議議程，依次進行各項議題的討論。參會人員應充分發表意見，積極參與討論，圍繞議題提出觀點、建議和解決方案。在討論過程中，主持人應鼓勵不同意見的交流和碰撞，但要注意保持會議秩序，避免出現爭吵或混亂局面。對于重要議題或爭議較大的問題，應進行深入討論，確保決策的科學性和合理性。可采用頭腦風暴、小組討論等方式，拓寬思路，尋求最佳解決方案。4.會議決策在充分討論的基礎上，會議主持人應根據討論結果進行總結和決策。決策應明確、具體，責任到人，并記錄在會議紀要中。對于需要進一步研究或完善的決策事項，應明確后續跟進措施和時間節點，確保決策能夠得到有效執行。5.會議總結會議接近尾聲時，主持人應簡要總結會議內容、成果和下一步工作安排，強調會議重點和要求。參會人員應認真聽取總結內容，明確自己的工作任務和職責，確保會后能夠積極落實會議精神。（三）會后跟進1.會議紀要整理與分發會議記錄人應在會議結束后[x]個工作日內完成會議紀要的整理工作。會議紀要應準確、全面地記錄會議內容、決議、工作安排等，語言簡潔明了。會議紀要經會議召集人審核后，應及時分發給參會人員和相關部門，確保信息傳達準確無誤。2.決議執行與跟蹤各部門和相關人員應按照會議決議和工作安排，認真落實各項工作任務。對于涉及多個部門的工作，應加強溝通與協作，共同推進工作進展。會議召集人或相關負責人應定期對決議執行情況進行跟蹤檢查，及時發現問題并協調解決。如因特殊原因無法按時完成任務，應及時向會議召集人匯報，并說明原因和預計完成時間。3.資料歸檔會議組織者應將會議通知、會議資料、會議紀要等相關文件進行整理歸檔，作為公司重要文檔進行保存。歸檔資料應按照時間順序、類別等進行分類存放，便于查閱和管理。四、會議紀律（一）參會人員紀律1.按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況需要請假，應提前向會議召集人請假，并安排合適人員代為參會。2.參會人員應提前準備好相關資料，認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、看報紙等做與會議無關的事情。3.尊重他人發言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應在他人發言結束后再發表自己的觀點。4.嚴格遵守會議保密制度，對于會議討論的機密事項、尚未公開的信息等，不得泄露給無關人員。（二）會議組織者紀律1.認真做好會議組織工作，確保會議按時、順利召開。提前檢查會議場地、設備等準備情況，如有問題及時解決。2.準確記錄會議內容，確保會議紀要真實、完整。會議紀要應在規定時間內整理完成，并及時分發給相關人員。3.負責會議期間的協調工作，維護會議秩序，及時處理突發情況。（三）違反會議紀律的處理1.對于遲到、早退或缺席會議的人員，按照公司考勤制度進行相應處理。如因遲到、早退等影響會議正常進行或造成工作延誤的，將視情節輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。2.對于違反會議紀律，在會議期間做與會議無關事情的人員，第一次給予口頭警告，第二次給予書面警告，并在公司內部進行通報批評。屢教不改的，將視情節輕重給予相應的紀律處分。3.對于泄露會議機密信息的人員，將按照公司保密制度嚴肅處理，情節嚴重的將追究法律責任。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄要求1.準確記錄會議內容，包括會議主題、議程、發言要點、討論結果、決議事項等，確保記錄內容真實、完整。2.采用規范的記錄格式和語言，盡量使用原話記錄發言內容，對于重要觀點和決議應逐字記錄。3.記錄過程中應保持專注，及時捕捉關鍵信息，對于不清楚的地方應及時向發言者詢問確認。4.會議記錄應使用專用的筆記本或電子文檔進行記錄，記錄完成后應妥善保存，以備查閱。（二）會議紀要撰寫要求1.會議紀要應根據會議記錄進行整理和提煉，突出會議重點和決議事項，語言簡潔明了，邏輯清晰。2.會議紀要應包含會議基本信息（如會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議主要內容、決議事項及責任分工、下一步工作安排等內容。3.對于會議討論中的不同觀點和意見，應客觀記錄，但在紀要中可不體現爭議過程，重點突出最終的決議結果。4.會議紀要經會議召集人審核后發布，發布范圍應根據會議性質和要求確定，確保相關人員能夠及時了解會議精神。六、會議評估與改進（一）會議評估1.定期對公司各類會議進行評估，評估方式可采用問卷調查、面談、會議效果跟蹤等多種形式。2.評估內容包括會議主題的明確性、議程的合理性、參會人員的參與度、會議時間的把控、會議決議的執行情況等方面。3.通過評估收集參會人員對會議組織、內容、形式等方面的意見和建議，為會議改進提供依據。（二）改進措施1.根據會議評估結果，針對存在的問題制定相應的改進措施。改進措施應明確責任部門、責任人、時間節點等，確保能夠有效落實。2.對于會議組織方面的問題，如會議通知不及時、場地安排不合理等，應加強組織協調能力，優化工作流程，提高會議組織效