會議及講座管理制度?一、總則（一）目的為規范公司會議及講座的組織與管理，提高會議及講座效率，確保會議及講座質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議及講座活動，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、培訓講座、外部專家講座等。（三）基本原則1.高效原則：會議及講座應主題明確、目的清晰，注重解決實際問題，提高工作效率。2.規范原則：嚴格按照規定的流程和要求組織會議及講座，確保各項環節有序進行。3.參與原則：鼓勵員工積極參與會議及講座，充分發表意見和建議，營造良好的溝通氛圍。4.保密原則：涉及公司機密信息的會議及講座，應嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。二、會議及講座的分類及組織（一）公司例會1.定義：公司例會是公司定期召開的會議，旨在總結工作、部署任務、溝通信息。2.組織部門：由公司行政部門負責組織。3.參會人員：公司領導、各部門負責人及相關人員。4.會議周期：每周[x]召開一次，遇節假日順延。5.會議內容：各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司領導對上周工作進行總結點評，對本周工作進行安排部署。溝通公司近期重要事項及工作動態。6.會議流程：主持人開場，介紹會議主題和議程。各部門負責人依次匯報工作。公司領導發言。參會人員討論交流。主持人總結會議內容，明確下一步工作要求。會議記錄人記錄會議內容。（二）部門會議1.定義：部門會議是各部門內部召開的會議，用于安排部門工作、溝通部門內部信息。2.組織部門：由各部門自行組織。3.參會人員：部門全體員工。4.會議周期：由各部門根據工作需要自行確定，原則上每周至少召開一次。5.會議內容：部門負責人傳達公司例會精神及相關工作要求。總結部門上周工作完成情況，分析存在的問題及原因。部署本周部門工作任務，明確工作重點和責任人。討論部門內部管理相關事宜，征求員工意見和建議。6.會議流程：部門負責人開場，介紹會議主題和議程。相關人員匯報工作進展及問題。部門負責人安排本周工作任務。參會人員討論交流。部門負責人總結會議，強調工作重點和注意事項。會議記錄人記錄會議內容。（三）專題會議1.定義：專題會議是針對公司特定工作事項或問題召開的會議，旨在深入探討解決方案。2.組織部門：根據會議主題確定牽頭組織部門，相關部門配合。3.參會人員：與專題事項相關的部門負責人及人員。4.會議周期：根據工作需要適時召開。5.會議內容：明確專題會議的主題和目的。牽頭部門介紹專題事項的背景、現狀及存在的問題。參會人員圍繞專題事項進行討論，提出解決方案和建議。對討論結果進行梳理和總結，形成會議決議。6.會議流程：主持人開場，介紹會議主題和議程。牽頭部門匯報專題事項情況。參會人員發言討論。對討論意見進行整理和歸納，形成會議決議。主持人總結會議，明確下一步工作安排。會議記錄人記錄會議內容。（四）培訓講座1.定義：培訓講座是公司組織的旨在提升員工專業知識和技能的學習活動。2.組織部門：由公司人力資源部門或相關業務部門負責組織。3.參會人員：根據培訓講座內容確定，一般為相關崗位員工。4.培訓周期：根據培訓計劃安排，定期或不定期舉辦。5.培訓內容：與公司業務相關的專業知識、技能培訓。行業動態、前沿技術等方面的培訓。職業素養、溝通技巧等綜合素質培訓。6.培訓流程：培訓組織部門確定培訓主題、內容和講師。發布培訓通知，明確培訓時間、地點、參加人員等信息。培訓講師進行授課，采用講解、案例分析、互動討論等方式。組織學員進行課堂提問、交流和討論。培訓結束后，可安排學員進行考核或撰寫培訓心得。培訓組織部門對培訓效果進行評估和總結。（五）外部專家講座1.定義：外部專家講座是邀請外部行業專家為公司員工進行的專業知識和經驗分享活動。2.組織部門：由公司行政部門或相關業務部門負責聯系并組織。3.參會人員：根據講座主題確定，一般為公司中高層管理人員、相關業務部門員工等。4.講座周期：根據公司需求和專家時間安排適時舉辦。5.講座內容：行業最新趨勢、發展戰略等方面的講解。先進的管理理念、技術應用等經驗分享。6.講座流程：組織部門與外部專家溝通確定講座主題和內容。發布講座通知，邀請公司內部人員參加。外部專家進行講座，講座過程中可安排互動交流環節。講座結束后，組織參會人員對講座內容進行討論和反饋。組織部門對講座效果進行評估和總結。三、會議及講座的準備（一）會議及講座計劃制定1.各部門應根據工作需要提前制定本部門的會議及講座計劃，明確會議及講座的主題、時間、地點、參會人員等信息。2.公司級會議及講座計劃由行政部門匯總整理，報公司領導審批后執行。（二）會議及講座通知發布1.根據會議及講座計劃，提前[x]個工作日發布通知。通知應明確會議及講座的主題、時間、地點、參會人員、議程等內容。2.通知可通過公司內部郵件、OA系統、微信群等方式發布，確保參會人員及時收到通知。（三）會議及講座資料準備1.會議及講座組織部門應根據會議及講座主題和內容，準備相關的資料，如會議議程、匯報材料、培訓課件、專家資料等。2.資料應提前準備好，并確保內容準確、完整、清晰。（四）會議及講座場地布置1.根據會議及講座的規模和形式，合理安排場地。場地應保持整潔、舒適，具備良好的音響、投影等設備。2.提前擺放好桌椅、話筒、投影儀等設備，調試好音響、燈光等設施，確保會議及講座順利進行。（五）會議及講座人員安排1.確定會議及講座的主持人、記錄人、講師等人員。主持人應具備良好的溝通能力和組織能力，能夠把控會議及講座的節奏和方向；記錄人應認真負責，準確記錄會議及講座內容；講師應具備扎實的專業知識和豐富的教學經驗。2.明確各人員的職責和工作要求，確保會議及講座過程中各項工作有序進行。四、會議及講座的進行（一）會議及講座簽到1.參會人員應提前到達會議及講座現場，在簽到表上簽到。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。2.會議及講座組織部門應安排專人負責簽到工作，對遲到、早退、缺席人員進行記錄，并及時向相關領導匯報。（二）會議及講座紀律1.參會人員應遵守會議及講座紀律，按時參加會議及講座，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況需要請假，應提前向會議及講座組織部門或相關領導請假。2.會議及講座期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得隨意接聽電話、收發短信或進行其他與會議及講座無關的活動。3.參會人員應認真傾聽會議及講座內容，積極參與討論和交流，不得交頭接耳、大聲喧嘩或做其他影響會議及講座秩序的行為。（三）會議及講座發言1.會議及講座發言應圍繞主題進行，內容應簡潔明了、重點突出。發言時間應控制在規定范圍內，避免過長或過短。2.參會人員如有意見和建議，應在規定時間內發言，發言時應尊重他人，不得打斷他人發言。3.會議及講座組織部門應安排專人負責記錄發言內容，確保記錄準確、完整。（四）會議及講座記錄1.會議及講座記錄人應認真記錄會議及講座的內容，包括會議及講座的主題、議程、發言內容、討論結果、決議等。2.會議及講座記錄應使用統一的格式和紙張，記錄應清晰、工整、準確。3.會議及講座結束后，記錄人應及時整理會議及講座記錄，并交會議及講座組織部門負責人審核。審核通過后，將會議及講座記錄存檔保存。（五）會議及講座時間控制1.會議及講座組織部門應合理安排會議及講座時間，確保各項議程能夠順利完成。會議及講座時間應嚴格按照預定時間進行，不得隨意延長或縮短。2.如遇特殊情況需要調整會議及講座時間，應提前通知參會人員，并說明調整原因。五、會議及講座的后續工作（一）會議及講座紀要整理1.會議及講座結束后，會議及講座組織部門應及時整理會議及講座紀要。會議及講座紀要應包括會議及講座的基本信息、主要內容、討論結果、決議等內容。2.會議及講座紀要應簡潔明了、重點突出，能夠準確反映會議及講座的核心內容和精神。3.會議及講座紀要整理完成后，應經會議及講座組織部門負責人審核，審核通過后發布給參會人員及相關部門。（二）會議及講座決議執行跟蹤1.會議及講座組織部門應負責跟蹤會議及講座決議的執行情況，確保決議得到有效落實。2.各部門應按照會議及講座決議要求，認真組織實施相關工作，并及時將工作進展情況反饋給會議及講座組織部門。3.會議及講座組織部門應定期對決議執行情況進行檢查和評估，對執行不力的部門和個人進行督促和整改。（三）會議及講座效果評估1.培訓講座結束后，培訓組織部門應及時對培訓效果進行評估。評估方式可包括學員考核、問卷調查、培訓心得撰寫等。2.外部專家講座結束后，組織部門應收集參會人員的反饋意見，對講座效果進行評估。3.根據評估結果，總結經驗教訓，為今后的會議及講座組織提供參考和改進依據。（四）會議及講座資料歸檔1.會議及講座組織部門應將會議及講座過程中形成的各類資料，如通知、議程、匯報材料、培訓課件、會議記錄、講座紀要、評估報告等進行歸檔保存。2.歸檔資料應按照類別和時間順序進行整理，確保資料的完整性和可查閱性。六、會議及講座的費用管理（一）費用預算1.會議及講座組織部門應根據會議及講座的規模、內容、時間等因素，提前編制費用預算。費用預算應包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、專家講課費、餐飲費等各項費用。2.費用預算經公司領導審批后執行，嚴格控制費用支出，不得超預算開支。（二）費用報銷1.會議及講座結束后，相關費用報銷應按照公司財務制度的規定進行。報銷人員應提供合法有效的發票，并填寫