項(xiàng)目合同交底管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目合同管理，規(guī)范項(xiàng)目合同交底工作流程，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員全面了解合同要求，明確工作責(zé)任，有效履行合同義務(wù)，保障項(xiàng)目順利實(shí)施，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的各類項(xiàng)目合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.全面準(zhǔn)確原則：合同交底應(yīng)涵蓋合同的全部條款，確保接收人準(zhǔn)確理解合同內(nèi)容。2.及時(shí)有效原則：在合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行交底，保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員能盡早依據(jù)合同要求開展工作。3.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在項(xiàng)目合同執(zhí)行中的責(zé)任和義務(wù)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的工作失誤。二、職責(zé)分工（一）合同管理部門1.負(fù)責(zé)組織合同交底工作，制定交底計(jì)劃并確保其有效實(shí)施。2.匯總、整理合同文件，形成清晰、完整的合同交底資料。3.對(duì)合同交底過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，解答交底過(guò)程中出現(xiàn)的疑問(wèn)。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.參與合同交底會(huì)議，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員傳達(dá)合同主要內(nèi)容和要求。2.根據(jù)合同交底內(nèi)容，制定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃和具體工作安排。3.協(xié)調(diào)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的工作，確保合同執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)任務(wù)得到有效落實(shí)。（三）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員1.參加合同交底會(huì)議，認(rèn)真聽取交底內(nèi)容，做好記錄。2.明確自己在項(xiàng)目合同執(zhí)行中的工作任務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間要求。3.按照合同要求和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的安排，積極履行工作職責(zé)，及時(shí)反饋工作中遇到的問(wèn)題。三、合同交底內(nèi)容（一）合同基本信息1.合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、簽訂雙方等。2.合同的主要標(biāo)的，如工程項(xiàng)目的具體內(nèi)容、采購(gòu)物資的規(guī)格型號(hào)、服務(wù)的范圍和要求等。（二）合同主要條款1.價(jià)格條款合同總價(jià)、單價(jià)及價(jià)格組成明細(xì)。價(jià)格調(diào)整的條件和方式。2.付款方式付款節(jié)點(diǎn)、付款比例及支付期限。支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等）。3.質(zhì)量條款質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。質(zhì)量保證期及售后服務(wù)要求。4.工期條款項(xiàng)目開工日期、竣工日期及總工期要求。工期延誤和提前的責(zé)任界定及處理方式。5.雙方權(quán)利義務(wù)甲方（業(yè)主方）的權(quán)利和義務(wù)，如提供的條件、審批流程等。乙方（我方）的權(quán)利和義務(wù)，如工作范圍、資源配備要求等。6.違約責(zé)任雙方違約的情形及相應(yīng)的違約責(zé)任承擔(dān)方式。違約金的具體金額或計(jì)算方法。7.爭(zhēng)議解決條款爭(zhēng)議解決的方式（如協(xié)商、仲裁、訴訟等）。適用的法律和仲裁機(jī)構(gòu)或法院。（三）合同風(fēng)險(xiǎn)提示1.分析合同執(zhí)行過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、工期風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施和建議。（四）其他重要事項(xiàng)1.合同的特殊要求和注意事項(xiàng)，如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等。2.與合同相關(guān)的其他文件，如附件、補(bǔ)充協(xié)議等的內(nèi)容說(shuō)明。四、合同交底流程（一）交底準(zhǔn)備1.合同管理部門在合同簽訂后，及時(shí)收集、整理合同文件，包括合同正本、副本、附件等，并進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)分析，提取關(guān)鍵信息，形成合同交底資料，如合同條款摘要、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等。3.根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和團(tuán)隊(duì)成員構(gòu)成，確定合同交底的時(shí)間、地點(diǎn)和參與人員。（二）交底會(huì)議1.合同管理部門組織召開合同交底會(huì)議，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持。2.合同管理部門人員向參會(huì)人員介紹合同基本信息、主要條款和風(fēng)險(xiǎn)提示等內(nèi)容，并進(jìn)行詳細(xì)講解。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)合同執(zhí)行中的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)和說(shuō)明，明確各部門和人員的工作任務(wù)和責(zé)任。4.參會(huì)人員就合同內(nèi)容提出疑問(wèn)和建議，由合同管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行解答和記錄。（三）交底記錄1.安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、合同交底內(nèi)容、討論要點(diǎn)及決議等。2.會(huì)議記錄應(yīng)形成書面文件，經(jīng)參會(huì)人員簽字確認(rèn)后存檔。（四）資料發(fā)放1.合同管理部門將合同交底資料發(fā)放給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，確保每人一份。2.資料發(fā)放應(yīng)進(jìn)行登記，記錄發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、資料名稱等信息。（五）培訓(xùn)與溝通1.根據(jù)需要，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行合同相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，特別是針對(duì)合同中的重點(diǎn)和難點(diǎn)條款，確保其理解和掌握。2.在合同執(zhí)行過(guò)程中，合同管理部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)保持與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的溝通，及時(shí)解答他們?cè)诠ぷ髦杏龅降暮贤瑔?wèn)題。五、合同執(zhí)行跟蹤與監(jiān)督（一）建立跟蹤機(jī)制1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，定期檢查項(xiàng)目進(jìn)展是否符合合同要求。2.建立合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同執(zhí)行過(guò)程中的各項(xiàng)工作，包括工作任務(wù)完成情況、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、付款情況等。（二）定期檢查1.合同管理部門定期對(duì)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括合同條款的履行情況、工作進(jìn)度、質(zhì)量控制、成本支出等。2.檢查方式可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、資料審查、會(huì)議匯報(bào)等多種形式。（三）問(wèn)題反饋與處理1.在合同執(zhí)行跟蹤與檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人反饋。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)反饋的問(wèn)題進(jìn)行分析和評(píng)估，制定相應(yīng)的處理措施，并跟蹤處理結(jié)果。3.對(duì)于涉及合同變更或重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告合同管理部門，由合同管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行研究和處理。六、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)1.當(dāng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需要對(duì)合同進(jìn)行變更時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門提出變更申請(qǐng)。2.變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同條款的影響及預(yù)計(jì)的費(fèi)用和工期變化等。（二）變更評(píng)估1.合同管理部門收到變更申請(qǐng)后，組織相關(guān)部門對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對(duì)合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響、對(duì)項(xiàng)目成本和工期的影響等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，形成變更評(píng)估報(bào)告，提出是否同意變更的建議。（三）變更審批1.變更評(píng)估報(bào)告經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，如同意變更，由合同管理部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方協(xié)商，簽訂變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用調(diào)整和工期變化等條款。（四）變更交底1.合同管理部門對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行交底，確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員了解變更后的合同要求。2.變更交底的流程與合同交底流程相同，應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)變更部分的內(nèi)容和對(duì)工作的影響。七、合同文檔管理（一）合同文件歸檔1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同文件進(jìn)行歸檔，包括合同正本、副本、附件、變更協(xié)議、交底資料、會(huì)議記錄等。2.歸檔文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和使用。（二）文檔保管1.合同文檔應(yīng)妥善保管，確保文件的完整性和安全性。2.選擇合適的保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲等設(shè)施。（三）文檔查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀合同文件。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)合同管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容和用途。（四）文檔銷毀1.合同文檔超過(guò)保管期限或已無(wú)保存價(jià)值時(shí)，由合同管理部門提出銷毀申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等信息。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.合同交底的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成交底，交底內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.合同執(zhí)行情況，包括工作進(jìn)度、質(zhì)量控制、成本管理等方面是否符合合同要求。3.合同變更管理，是否按照規(guī)定流程進(jìn)行變更申請(qǐng)、評(píng)估、審批和交底。4.合同文檔管理，合同文件的歸檔、保管、查閱和銷毀等工作是否規(guī)范。（二）考核方式1.定期考核與不定期抽查相結(jié)合，合同管理部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況進(jìn)行定期考核，每季度或每半年進(jìn)行一次全面考核。2.同時(shí)，合同管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)項(xiàng)目合同執(zhí)行情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)