通信公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)通信公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于通信公司總部及所屬各分公司、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指通信公司在各項(xiàng)經(jīng)營、管理、科研、生產(chǎn)等活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。在檔案形成過程中，各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理各類文件資料，防止檔案的散失和損壞。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，嚴(yán)格履行保密職責(zé)。4.方便利用原則建立健全檔案檢索體系和利用制度，提高檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。同時(shí)，要確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和篡改。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。3.集中管理公司重要檔案，包括但不限于公司文件、合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄、財(cái)務(wù)檔案等。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，并接受公司綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交公司綜合管理部門集中保管。4.積極配合公司綜合管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料和信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.建立檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司各項(xiàng)工作提供決策支持。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。7.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保賬物相符。8.參與檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、合作協(xié)議等。3.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.工程建設(shè)檔案，如項(xiàng)目規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.科研檔案，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果等。6.人事檔案，包括員工入職資料、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件、培訓(xùn)記錄、考核檔案等。7.市場(chǎng)營銷檔案，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、客戶資料等。8.行政管理檔案，如會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、辦公文件等。9.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料。10.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門形成的各類文件資料，并確保文件資料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)送交檔案管理人員進(jìn)行登記和保管。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類年度分類法：將檔案按形成年度進(jìn)行分類。組織機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，將檔案分為不同類別。問題分類法：按照檔案所反映的問題進(jìn)行分類。2.編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴(kuò)展性原則。采用"全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)"的編號(hào)方式，例如：0012023長(zhǎng)期001。3.編目編制檔案目錄，包括檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。建立電子目錄，方便檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，要建立電子檔案的存儲(chǔ)目錄和索引，方便檢索。3.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在電子設(shè)備上。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。2.檔案保管期限的劃定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，由檔案管理人員和相關(guān)部門共同確定。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.清查和盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲(chǔ)位置等。3.對(duì)于清查和盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司各項(xiàng)工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案內(nèi)容與公司工作的關(guān)聯(lián)程度、利用頻率等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、工作調(diào)動(dòng)等原因查閱本人檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案，須按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)程序辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋檔案專用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。七、檔案信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔號(hào)、文號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備