資料保存管理制度辦法?一、總則（一）目的為加強公司各類資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，便于資料的查閱、使用和長期保存，特制定本管理制度辦法。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中產生、收集、整理、保存和使用的各類資料，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、數據記錄、影像資料等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司設立專門的資料管理部門或崗位，對各類資料進行統一收集、整理、存儲和保管，確保資料管理的集中化和規范化。2.分類歸檔原則：根據資料的性質、來源、時間等因素進行分類，建立科學合理的檔案分類體系，便于資料的查找和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保資料的安全存儲和保密，防止資料泄露、丟失或損壞。對涉及公司機密的資料，嚴格按照保密制度進行管理。4.方便利用原則：在確保資料安全和保密的前提下，充分考慮資料的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務，提高工作效率。二、資料的分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：員工個人基本信息、入職離職資料、考勤記錄、培訓檔案、績效考核檔案等。3.財務資料類：財務報表、賬目、憑證、審計報告、稅務資料等。4.業務合同類：公司與客戶、供應商簽訂的各類合同、協議、訂單等。5.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、宣傳資料、客戶資料等。6.技術文檔類：產品研發資料、技術圖紙、工藝文件、質量檢驗報告等。7.項目管理類：項目計劃、進度報告、項目文檔、驗收報告等。8.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如會議紀要、活動記錄、榮譽證書等。（二）編號規則1.為便于資料的識別和管理，對每類資料進行編號。編號采用數字和字母相結合的方式，具有唯一性。2.編號格式如下：[資料類別代碼][年份][順序號]資料類別代碼：采用兩位大寫字母表示，如行政文件類為"xZ"，人事檔案類為"RS"等，具體對應關系如下："xZ"行政文件類"RS"人事檔案類"CW"財務資料類"HT"業務合同類"SY"市場營銷類"JS"技術文檔類"xM"項目管理類"QT"其他資料類年份：采用四位數字表示資料產生的年份，如"2023"表示2023年產生的資料。順序號：采用三位數字表示該類資料在當年的順序編號，從"001"開始遞增。3.例如，一份2023年產生的行政文件，編號為"xZ2023001"；一份2022年的人事檔案，編號為"RS2022010"。三、資料的收集與整理（一）收集職責1.各部門負責本部門資料的收集工作，明確專人負責資料的日常收集、整理和保管，并確保資料的完整性和準確性。2.資料產生部門應在資料形成后及時將資料提交給本部門的資料管理人員，不得積壓或拖延。對于重要資料，應同時報送一份給公司資料管理部門備案。（二）收集范圍1.公司內部形成的各類文件、報告、記錄、報表等，包括紙質和電子文檔。2.公司與外部單位往來的文件、合同、信函、傳真等。3.員工個人提交的各類申請、報告、總結、成果等。4.公司組織的各類會議、活動、培訓等形成的資料，如會議紀要、活動方案、培訓講義等。5.公司獲得的各類榮譽證書、資質證書、獎勵文件等。6.其他與公司業務相關的資料。（三）整理要求1.資料管理人員應按照分類編號規則對收集到的資料進行分類整理，確保資料的類別清晰、編號準確。2.對于紙質資料，應進行裝訂、編目、上架等處理，使其整齊有序，便于查閱。對于電子資料，應按照文件類別和日期進行文件夾分類存儲，并建立相應的索引目錄，方便快速查找。3.對每份資料應進行詳細的登記，記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，形成資料臺賬。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.根據資料的性質和重要程度，選擇合適的存儲方式，包括紙質檔案存儲和電子檔案存儲。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，確保檔案存放整齊、便于查找。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式進行數據備份，確保數據的安全性和可靠性。同時，應建立電子檔案的存儲目錄結構，便于管理和檢索。（二）保管期限1.根據國家法律法規、公司規定和資料的實際價值，確定各類資料的保管期限。保管期限分為短期、中期和長期，具體如下：短期保管：保管期限為15年，主要包括一般性的業務文件、臨時記錄等。中期保管：保管期限為510年，如一般的財務憑證、合同協議等。長期保管：保管期限為10年以上，涉及公司核心業務、重要資產、法律糾紛等方面的資料，如公司章程、重大合同、審計報告等。2.對于超過保管期限的資料，應按照公司規定進行鑒定和銷毀處理，確保資料存儲的合理性和有效性。（三）安全防護1.加強對資料存儲場所的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。定期對檔案柜、存儲設備等進行檢查和維護，確保其正常運行。2.采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜等措施。檔案室內應配備滅火設備、除濕機、防蟲藥品等；對電子存儲設備應進行定期備份，并采取加密、訪問控制等安全措施，防止數據丟失或泄露。3.對涉及公司機密的資料，應嚴格按照保密制度進行保管，采取專人專管、加密存儲、限制訪問等措施，確保機密資料的安全。五、資料的查閱與使用（一）查閱權限1.公司員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人審批后，到公司資料管理部門辦理查閱手續。2.對于涉及公司機密的資料，查閱申請人還需經公司保密管理部門審批同意后，方可查閱。3.外部單位因業務往來需要查閱公司資料的，應提交正式的查閱申請函，注明查閱資料的范圍、目的等信息，并加蓋單位公章。經公司相關部門負責人和分管領導審批后，由公司資料管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱流程1.申請人填寫《資料查閱申請表》，提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人根據申請內容進行審核，對于一般性資料的查閱申請，簽字批準即可；對于涉及重要或機密資料的查閱申請，需報公司分管領導審批。3.申請人持審批通過的《資料查閱申請表》到公司資料管理部門辦理查閱手續。資料管理人員根據申請表提供相應的資料，并做好查閱記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱資料名稱等信息。4.查閱人應在規定的查閱地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱場所。如需復印或摘錄資料，應經資料管理人員同意，并按照規定進行登記。5.查閱完畢后，查閱人應及時將資料歸還資料管理人員，資料管理人員核對無誤后，在查閱申請表上注明歸還時間，并將申請表存檔。（三）使用限制1.查閱人應嚴格按照查閱目的使用資料，不得擅自擴大查閱范圍或用于其他非工作目的。2.未經公司書面授權，查閱人不得將查閱的資料泄露給其他單位或個人，不得擅自復制、傳播、轉讓資料。3.對于涉及公司機密的資料，查閱人應嚴格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止資料泄露。六、資料的借閱與歸還（一）借閱申請公司員工因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人審批后，到公司資料管理部門辦理借閱手續。（二）借閱審批1.對于一般性資料的借閱申請，部門負責人簽字批準即可；對于涉及重要或機密資料的借閱申請，需報公司分管領導審批。2.資料管理部門根據審批結果，決定是否批準借閱申請。如批準借閱，應向借閱人發放資料，并做好借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱資料名稱、預計歸還時間等信息。（三）借閱期限1.資料借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前[x]個工作日向資料管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.對于涉及公司機密的資料，借閱期限應嚴格按照保密制度執行，原則上不得超過[x]個工作日。（四）歸還要求1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還所借資料。如需續借，應按照上述流程辦理續借手續。2.借閱人歸還資料時，資料管理人員應認真核對資料的完整性和準確性，檢查資料是否有損壞、涂改等情況。如發現問題，應及時向借閱人提出，并做好記錄。3.資料管理人員確認資料無誤后，在借閱申請表上注明歸還時間，并將申請表存檔。同時，將歸還的資料放回原存儲位置。七、資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無繼續保存價值的資料。2.經鑒定確認不再具有使用價值或保密性的資料。3.因公司業務調整、機構變更等原因不再需要保存的資料。（二）銷毀鑒定1.每年定期由公司資料管理部門會同相關業務部門，對擬銷毀的資料進行鑒定。成立鑒定小組，成員包括資料管理部門負責人、相關業務部門負責人、財務人員等，對資料的保存價值、保密性等進行綜合評估，確定是否需要銷毀。2.鑒定小組應填寫《資料銷毀鑒定表》，詳細記錄擬銷毀資料的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。（三）銷毀流程1.經鑒定同意銷毀的資料，由資料管理部門編制《資料銷毀清單》，詳細列出銷毀資料的名稱、編號、數量等信息。2.《資料銷毀清單》經資料管理部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可進行銷毀處理。3.銷毀方式可根據資料的性質和數量選擇合適的方法，如紙質資料可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；電子資料可采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并確保數據無法恢復。4.銷毀過程應進行現場監督，由資料管理部門指定專人負責，并邀請審計部門或其他相關部門人員參與監督，確保銷毀工作的真實性和徹底性。監督人員應在《資料銷毀清單》上簽字確認銷毀情況。5.銷毀工作完成后，資料管理部門應將《資料銷毀清單》、《資料銷毀鑒定表》等相關資料進行歸檔保存，以備查閱。八、資料管理的監督與檢查（一）內部監督1.公司資料管理部門負責對各部門資料管理工作進行日常監督和檢查，定期或不定期對資料的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環節進行抽查，發現問題及時督促整改。2.各部門應定期對本部門的資料管理工作進行自查，確保資料管理工作符合公司規定和要求。自查結果應形成書面報告，報送公司資料管理部門。（二）外部審計1.公司定期聘請外部審計機構對公司資料管理工作進行審計，檢查資料管理的合規性、完整性和準確性，發現問題及時提出整改建議。2.審計機構應出具審計報告，對公司資料管理工作進行評價，并針對存在的問題提出改進措施和建議。公司資料管理部門應根據審計報告的要求，及時進行整改，并將整改