造價單位檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強造價單位檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發揮檔案在造價業務及單位管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本造價單位各部門及全體員工在業務活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指在造價咨詢業務開展過程中，包括但不限于項目承接、造價編制、審核、咨詢服務等各個環節形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：檔案工作由單位綜合管理部門統一負責，對各類檔案進行集中收集、整理、保管和利用。2.完整性原則：確保檔案內容完整，涵蓋業務活動的全過程，避免重要信息缺失。3.準確性原則：保證檔案信息準確無誤，如實反映業務實際情況。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案實體和信息的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發生。5.服務性原則：檔案管理工作要以服務單位業務發展和員工利用為宗旨，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責分工（一）綜合管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.負責檔案工作的組織、協調和監督，對各部門檔案管理工作進行指導和檢查。3.集中收集、整理、分類、編號、裝訂各類檔案，并進行日常保管。4.建立檔案檢索系統，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。5.定期對檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見，經批準后實施。6.負責檔案的數字化處理，建立電子檔案庫，實現檔案信息的電子化管理和共享。7.組織開展檔案利用工作，為單位內部各部門及外部相關單位提供檔案查閱、借閱服務。8.參與檔案管理信息化建設，推進檔案管理工作的現代化進程。（二）業務部門職責1.負責本部門業務檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的真實、完整，并在規定時間內移交綜合管理部門。2.明確專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理，配合綜合管理部門做好檔案管理相關工作。3.根據業務需要，向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并在使用后及時歸還。4.協助綜合管理部門對涉及本部門的檔案進行鑒定、銷毀等工作。（三）員工個人職責1.嚴格遵守檔案管理制度，在業務活動中及時形成和積累檔案資料，并妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。2.按照規定的流程和要求，將個人手中的檔案資料及時移交部門兼職檔案員或綜合管理部門。3.如需查閱、借閱檔案，應按照規定辦理相關手續，并在使用過程中愛護檔案，不得涂改、損壞、轉借他人。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目承接階段：包括項目委托書、投標文件、中標通知書、合同協議等。2.造價編制與審核階段：工程圖紙、工程量計算書、造價文件初稿、審核意見及回復、與委托方及相關方的溝通記錄等。3.咨詢服務過程中形成的各類文件：會議紀要、往來信函、電話記錄、咨詢報告、專家論證意見等。4.項目成果文件：正式的造價咨詢報告、成果文件審核表、交付記錄等。5.項目相關的財務資料：費用報銷憑證、收費發票、成本核算資料等。6.其他與造價業務相關的文件資料，如市場調研資料、行業動態信息等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期收集本部門在業務活動中產生的檔案資料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要項目或緊急項目，應在項目完成后及時整理并移交檔案，不得拖延。3.收集的檔案資料應字跡清晰、內容完整、格式規范，簽字蓋章等手續齊全。4.對于電子文件，應確保其格式通用、內容可讀，并按照規定進行命名和存儲，與相應的紙質文件建立關聯。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于檔案的保管、查閱和統計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類。一般可分為項目檔案、行政管理檔案、業務管理檔案、財務檔案等大類，再根據具體情況細分小類。例如，項目檔案可按照項目名稱進一步細分，行政管理檔案可分為文件類、會議類、人事類等。2.編號：對每一份檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應具有唯一性和系統性，可采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。例如，項目檔案編號可按照"項目編號檔案類別代碼順序號"的格式編制。3.編目：編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應打印或書寫清晰，一式多份，分別用于檔案管理部門留存、提供利用等。4.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內容。四、檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.按照檔案分類編號順序，將檔案存放在檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放，并有明顯的標識。3.對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份，備份數據應異地存放，以防止數據丟失。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如單位重大項目的造價咨詢報告、長期保存的財務檔案等。2.定期保管：分為30年和10年兩種。定期保管的檔案主要是在一定時期內對單位工作有查考利用價值的文件材料。例如，一般性項目的造價文件、短期的業務往來信函等可保管10年；重要項目的階段性資料、中期的財務報表等可保管30年。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的實際數量與檔案目錄記錄一致，檔案實體無損壞、丟失等情況。2.清查盤點工作每年至少進行一次，由綜合管理部門組織，各部門兼職檔案員配合。清查盤點結束后，應形成清查報告，對發現的問題及時進行處理。3.如發現檔案有損壞、丟失等情況，應立即查明原因，采取補救措施，并向上級領導報告。同時，對相關責任人進行責任追究。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關檔案利用的法律法規和單位的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性、規范性。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發揮檔案的作用，為單位業務發展、內部管理和外部服務提供支持。3.檔案利用應遵循"先批準、后查閱"的原則，未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：單位內部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。如需摘抄、復制部分檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，除填寫《檔案查閱申請表》外，還需經單位分管領導批準。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，確保檔案歸還時完好無損。3.出具證明：外單位因工作需要要求本單位出具檔案證明的，應持單位介紹信或相關證明文件，經單位分管領導批準后，由綜合管理部門根據檔案內容如實出具證明，并加蓋單位公章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、檔案名稱及編號、歸還日期等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統計分析。通過對檔案利用情況的分析，可以了解檔案的利用需求和規律，為檔案管理工作的改進提供依據。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各業務部門負責人、檔案管理人員等。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。2.檔案鑒定工作應定期進行，一般每[X]年開展一次。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行全面審查。對于已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀；對于仍有一定利用價值的檔案，應繼續保存。2.審查檔案的內容是否涉及國家機密、商業秘密等敏感信息，對于涉及敏感信息的檔案，應按照相關保密規定進行處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，確定銷毀清單，清單應包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等詳細信息。2.將銷毀清單報單位分管領導審批，經批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案徹底銷毀。監銷人員應在銷毀記錄上簽字，注明銷毀日期、地點、方式等信息。4.銷毀記錄應與銷毀清單一并歸檔保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，實現檔案信息的共享和協同辦公，為單位內部各部門提供便捷的檔案服務，促進業務工作的開展。3.確保檔案信息化系統的安全性和穩定性，保障檔案信息的安全可靠，防止信息泄露和數據丟失。（二）數字化處理1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應進行格式轉換，統一存儲為通用格式，如PDF等。2.在數字化過程中，應建立準確的索引關系，將電子文件與相應的紙質檔案進行關聯，方便查詢和利用。同時，對電子文件進行命名和分類，使其符合檔案管理的要求。3.對數字化后的檔案進行質量檢查，確保圖像清晰、完整，索引準確無誤。對于不符合質量要求的掃描圖像，應及時進行重新掃描處理。（三）信息化系統功能1.檔案錄入與管理：實現檔案信息的在線錄入、編輯、修改、刪除等功能，方便檔案管理人員對檔案進行日常維護和管理。同時，系統應具備自動編號、分類存儲、權限控制等功能，確保檔案信息的規范性和安全性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速準確地查找所需檔案信息。檢索結果應顯示檔案的基本信息、存儲位置、利用記錄等詳細內容。3.借閱管理：實現檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請、審批、登記、歸還等環節。系統應自動記錄借閱信息，提醒借閱人員按時歸還檔案，并對逾期未還的情況進行預警。4.統計分析：對檔案的利用情況、保管期限、類別分布等進行統計分析，生成各類報表和圖表，為檔案管理決策提供數據支持。例如，統計不同部門的檔案利用頻率，分析各類檔案的利用率變化趨勢等。5.安全管理：設置不同的用戶角色和權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息。同時，采用數據加密、備份恢復、安全審計等技術手段，保障檔案信息化系統的安全穩定運行。（四）數據備份與恢復1.定期對檔案信息化系統中的數據進行備份，備份周期應根據數據量和重要程度確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行增量備份。2.備份數據應存儲在異地的存儲設備上，確保在本地數據出現故障時能夠及時恢復。同時，定期對備份數據進行檢查和測試，確保備份數據的可用性。3.制定數據恢復應急預案，在系統出現故障或數據丟失等情況時，能夠迅速啟動應急響應機制，按照預定的恢復流程進行數據恢復，確保檔案業務的正常開展。八、檔案管理的監督與檢查（一）監督檢查機制1.綜合管理部門負責對本單位檔案管理工作進行日常監督檢查，定期對各部門檔案管理情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。2.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入單位績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對工作不力的部門和個人進行通報批評，并責令限期整改。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況：檢查各部門是否嚴格按照本制度的要求開展檔案管理工作，檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環節是否符合規定流程。2.檔案資料的完整性和準確性：檢查檔案資料是否齊全、完整，內容是否真實、準確，簽字蓋章等手續是否完備。3.檔案保管條件：檢查檔案庫房的環境條件是否符合要求，檔案存放是否規范，設施設備是否正常運行。4.檔案信息化管理情況：檢查檔案信息化系統的建設和運行情況，數據錄入是否及時、準確，系統功能是否正常使用，數據備份與安全管理是否到位。5.檔案利用服務質量：檢查檔案查閱、借閱等利用服務是否便捷高效，是否滿足用戶需求，利用登記是否規范。（三）問題整改1.