公司行政章管理制度?總則目的為加強公司行政章的管理，確保行政章的正確使用，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司行政章的刻制、啟用、保管、使用、更換、廢止等相關事宜。定義本制度所稱行政章，是指公司以法定名稱在工商行政管理部門登記注冊的印章，包括公司公章、合同專用章、財務專用章等。行政章的刻制與啟用刻制1.行政章的刻制由公司辦公室統一負責，根據公司實際需要提出刻章申請。2.申請刻章時，需填寫《行政章刻制申請表》，詳細說明刻章的名稱、用途、數量等信息，并經公司法定代表人或授權代表簽字批準。3.辦公室應選擇具有資質的正規刻章單位進行刻制，確保印章質量和安全性。4.刻章單位完成印章刻制后，應將印章及印模交付公司辦公室，并提供刻章證明等相關資料。啟用1.新刻制的行政章啟用前，辦公室應進行登記備案，記錄印章的名稱、規格、啟用日期、保管人等信息。2.行政章啟用時，應舉行啟用儀式，由公司法定代表人或授權代表宣布印章正式啟用，并對印章的使用和管理提出要求。3.啟用后的行政章應按照規定進行保管和使用，確保印章的安全和正常使用。行政章的保管保管原則1.行政章應指定專人負責保管，保管人應具備高度的責任心和保密意識。2.行政章的保管應實行雙人保管制度，即由兩名保管人分別保管印章的不同部分，如印章主體和印鑒卡等，使用時需兩人同時在場。3.行政章的保管應確保印章的安全，防止印章被盜、丟失、損壞等情況發生。保管地點行政章應存放在公司辦公室的保險柜或專門的印章保管箱內，確保印章存放環境安全、干燥、通風。保管要求1.保管人應妥善保管行政章，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司使用。2.行政章應保持清潔，定期進行擦拭和保養，確保印章的清晰和正常使用。3.保管人應定期檢查行政章的保管情況，如發現印章有損壞、丟失等情況，應及時報告公司辦公室，并采取相應的措施進行處理。行政章的使用使用范圍1.公司公章主要用于公司對外的正式文件、信函、合同、協議等的簽署，以及公司內部的重要文件、報告等的蓋章。2.合同專用章主要用于公司對外簽訂的各類合同、協議等的蓋章。3.財務專用章主要用于公司財務票據、報表、憑證等的蓋章。使用流程1.用章申請各部門或個人需要使用行政章時，應填寫《行政章使用申請表》，詳細說明用章的事由、文件名稱、份數、蓋章位置等信息。申請表應經部門負責人簽字批準，并根據用章性質報公司分管領導或法定代表人審批。2.用章審核辦公室收到用章申請后，應對申請表的內容進行審核，檢查用章事由是否合理、文件是否合規、審批手續是否齊全等。對于不符合規定的用章申請，辦公室應及時退回申請人，并說明理由。3.用章登記經審核通過的用章申請，辦公室應進行登記，記錄用章的日期、申請人、用章事由、文件名稱、份數、蓋章位置等信息。4.印章使用保管人根據用章登記信息，取出行政章，按照規定的蓋章位置進行蓋章，并確保印章清晰、端正。蓋章完成后，保管人應在《行政章使用登記表》上簽字確認。5.用章歸還用章完畢后，申請人應及時將行政章歸還保管人，并在《行政章使用登記表》上簽字確認。保管人應對歸還的行政章進行檢查，確保印章完好無損，并將印章妥善保管。使用限制1.行政章不得用于與公司業務無關的事項，嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋行政章。2.未經公司法定代表人或授權代表批準，任何人不得擅自使用行政章。3.用章人應嚴格按照規定的使用范圍和流程使用行政章，不得擅自擴大用章范圍或改變用章用途。行政章的更換與廢止更換1.行政章因磨損、損壞等原因無法正常使用時，辦公室應及時提出更換申請，并填寫《行政章更換申請表》。2.更換申請應經公司法定代表人或授權代表簽字批準后，由辦公室負責聯系刻章單位進行更換。3.新印章刻制完成后，應按照規定進行啟用，并同時廢止舊印章。4.辦公室應將行政章的更換情況進行登記備案，記錄印章的更換日期、新舊印章的名稱、規格等信息。廢止1.行政章因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因不再使用時，辦公室應及時提出廢止申請，并填寫《行政章廢止申請表》。2.廢止申請應經公司法定代表人或授權代表簽字批準后，由辦公室負責對廢止的行政章進行妥善處理。3.對于廢止的行政章，辦公室應采用銷毀、封存等方式進行處理，并在《行政章廢止登記表》上記錄廢止的日期、印章名稱、規格等信息。4.行政章廢止后，應停止使用該印章，并及時通知公司內部各部門和外部相關單位。監督與檢查監督機制1.公司辦公室負責對行政章的使用和管理情況進行監督檢查，定期或不定期對行政章的保管、使用記錄等進行檢查。2.公司審計部門負責對行政章的使用和管理情況進行審計監督，檢查行政章的使用是否符合規定、審批手續是否齊全等。違規處理1.對于違反本制度規定使用行政章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規使用行政章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。附則解釋權