運輸公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強運輸公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于運輸公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指運輸公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司的經營管理活動。3.完整性原則：全面收集與公司經營管理相關的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合管理部門1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案信息管理系統，實現檔案的電子化管理，方便查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。5.負責檔案的借閱、歸還登記和催還工作，確保檔案的安全和合理利用。6.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對兼職檔案員進行培訓。（二）各部門1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的及時、準確和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.公司各部門在工作活動中應及時形成各種文件材料，確保文件材料的真實、完整。2.員工在辦理業(yè)務過程中產生的文件材料，應按照規(guī)定及時整理，交本部門兼職檔案員保管。（二）歸檔范圍1.行政管理類：公司設立、變更、注銷的文件；公司規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結、報告等。2.人力資源管理類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等文件。3.財務管理類：財務預算、決算、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務經營類：運輸合同、運單、車輛調度記錄、貨物運輸記錄、客戶信息等。5.安全管理類：安全管理制度、安全檢查記錄、事故報告及處理等文件。6.設備管理類：車輛檔案、設備購置、維修、保養(yǎng)記錄等。7.其他類：與公司經營管理有關的重要文件、榮譽證書、合同協議等。（三）歸檔時間1.各部門兼職檔案員應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，移交綜合管理部門。2.對于一些緊急或特殊的文件材料，應及時歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.紙張應符合檔案保存要求，破損的文件材料應進行修復或復制。3.電子文件應按照規(guī)定格式存儲，并進行備份，確保數據的安全。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征進行分類。2.采用年度機構保管期限分類法，即先按年度分開，再按部門或機構分類，最后按保管期限分類。（三）保管期限劃分1.永久：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司形成的檔案作為一個全宗進行整理。2.分類：按照分類方法對檔案進行分類。3.編號：為每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號，便于管理和查詢。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容。5.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。6.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放于檔案柜或貨架上，做到排列有序，便于查找。2.不同保管期限的檔案應分開存放，便于管理和鑒定。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。2.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取相應的措施調節(jié)溫濕度，確保檔案保存環(huán)境適宜。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。4.加強對電子檔案的管理，定期進行數據備份，防止數據丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限劃分標準，結合公司實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應進行銷毀處理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行鑒定，逐卷逐件審查檔案的內容和保存價值。2.對確定為銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內容。3.檔案銷毀清冊經公司領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并由兩人以上監(jiān)銷，確保銷毀徹底。2.對電子檔案，應進行徹底刪除，并進行數據覆蓋處理，防止數據恢復。（五）銷毀記錄銷毀檔案時，應做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數量等，監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密、安全的原則，確保檔案信息不泄露。2.按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行檔案利用，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務往來、審計、法律事務等需要查閱檔案。（三）利用程序1.公司內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經本部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，填寫檔案查閱申請表，經公司領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘抄檔案內容，應經綜合管理部門同意。4.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，嚴禁抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記1.綜合管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容、利用目的等。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行分類、著錄、掛接，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息系統建設：選用適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，實現檔案的錄入、查詢、借閱、統計等功能。3.數據安全管理：采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統的數據安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，確保系統的正常運行。2.定期對電子檔案進行維護和更新，保證電子檔案與紙質檔案的一致性。3.加強對檔案信息系統的安全管理，防止信息泄露和數據丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責綜合管理部門負責對公司各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的工作情況，包括兼職檔案員的履職情況等。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施的落實情況。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年對各部門的檔案管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查。（四）檢查結果處理