營銷系統樣品管理制度?一、總則（一）目的為加強公司營銷系統樣品的管理，規范樣品的申請、領取、使用、保管及核銷等流程，確保樣品的合理使用和有效管理，提高樣品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司營銷系統各部門及相關人員在產品推廣、銷售活動等過程中涉及的樣品管理。（三）管理原則1.統一管理原則：公司設立專門的樣品管理部門（或崗位），對樣品進行統一規劃、調配和管理。2.合理使用原則：樣品的使用應基于業務需求，確保用于產品推廣、客戶體驗等正當目的，避免浪費。3.責任清晰原則：明確各環節相關人員的職責，確保樣品管理流程中的每個環節都有專人負責，責任落實到人。二、樣品管理職責分工（一）營銷部門1.根據業務需求，負責向樣品管理部門提交樣品申請，并注明申請樣品的名稱、規格、數量、用途、預計歸還時間等詳細信息。2.負責對領取的樣品進行妥善保管和使用，確保樣品安全，不得擅自轉借、挪用或丟失。3.在業務活動結束后，及時將剩余樣品歸還樣品管理部門，并辦理核銷手續。4.協助樣品管理部門對樣品的使用情況進行監督和檢查，反饋使用過程中出現的問題。（二）樣品管理部門1.負責制定樣品管理制度和流程，并監督執行。2.建立樣品臺賬，詳細記錄樣品的入庫、出庫、庫存數量、使用情況等信息，確保賬目清晰。3.根據營銷部門的申請，審核樣品的使用需求，合理調配樣品資源，確保樣品的發放符合規定和業務需要。4.定期對庫存樣品進行盤點，確保賬實相符。如發現樣品短缺、損壞等情況，及時查明原因并進行處理。5.負責樣品的采購、存儲、維護等工作，確保樣品質量合格、存儲條件適宜。（三）財務部門1.負責對樣品管理過程中的費用進行核算和監督，確保費用支出合理合規。2.根據樣品管理部門提供的相關數據，進行賬務處理，確保財務數據準確反映樣品的使用和庫存情況。三、樣品申請與審批（一）申請流程1.營銷人員根據業務需要，填寫《樣品申請表》，詳細說明申請樣品的相關信息，包括產品名稱、規格型號、申請數量、使用目的、預計使用時間、預計歸還時間等。2.將填寫完整的《樣品申請表》提交至所在部門負責人進行初審。部門負責人需對申請的必要性、合理性進行審核，并簽署意見。3.初審通過后，《樣品申請表》流轉至樣品管理部門。樣品管理部門根據庫存情況及業務需求，對申請進行審核。如庫存充足且申請合理，予以批準；如庫存不足或申請不合理，應及時與營銷部門溝通，說明情況并提出調整建議。4.樣品管理部門審核通過后，將《樣品申請表》提交至公司分管領導進行最終審批。分管領導根據公司整體業務情況和樣品管理政策，做出審批決定。（二）審批權限1.申請樣品價值在[x]元以下的，由樣品管理部門負責人審批。2.申請樣品價值在[x]元至[x]元之間的，由公司分管營銷的領導審批。3.申請樣品價值在[x]元以上的，由公司總經理審批。（三）特殊情況處理對于緊急業務需求，如無法按照正常流程提前申請樣品，營銷人員可先通過電話或其他即時通訊工具向樣品管理部門負責人說明情況，經同意后先領取樣品，但需在領取后的[x]個工作日內補齊《樣品申請表》及相關審批手續。四、樣品領取（一）領取方式1.營銷人員憑經審批通過的《樣品申請表》到樣品管理部門領取樣品。2.樣品管理部門在發放樣品時，應與營銷人員共同核對樣品的名稱、規格、數量等信息，確保準確無誤。雙方在《樣品領取登記表》上簽字確認，明確樣品的領取時間、領取人、發放人等信息。（二）領取數量限制1.原則上每次領取樣品的數量不得超過申請數量。如有特殊情況需要超額領取，需提前向樣品管理部門說明原因，并經樣品管理部門負責人批準。2.對于價值較高或稀缺的樣品，每次領取數量應嚴格控制，避免浪費或丟失。（三）運輸與搬運1.樣品管理部門負責將樣品送至指定地點（如營銷人員辦公地點或約定的交接地點），如因特殊原因需營銷人員自行領取，樣品管理部門應提供必要的包裝和運輸指導，確保樣品在運輸過程中不受損壞。2.在搬運樣品過程中，應采取適當的防護措施，避免樣品受到碰撞、擠壓、污染等。如發現樣品有損壞跡象，應及時停止搬運，并與樣品管理部門溝通處理。五、樣品使用（一）使用規范1.營銷人員應按照申請用途使用樣品，不得擅自改變樣品用途。如需將樣品用于其他用途，必須重新提交申請并獲得批準。2.在使用樣品過程中，應注意保護樣品的完整性和安全性，不得故意損壞、丟失樣品。如因使用不當導致樣品損壞，應及時向樣品管理部門報告，并說明情況。3.樣品使用過程中產生的相關數據（如使用時間、使用效果反饋等），營銷人員應及時記錄，并反饋給樣品管理部門。（二）客戶使用1.如將樣品提供給客戶使用，營銷人員應提前與客戶溝通樣品的使用方法、注意事項等，并確保客戶了解樣品的相關信息。2.要求客戶在使用樣品后提供使用反饋，營銷人員應及時收集整理客戶反饋信息，并反饋給樣品管理部門。客戶反饋信息應包括對樣品質量、性能、外觀等方面的評價，以及對產品改進的建議等。（三）活動使用1.在參加展會、促銷活動等業務活動中使用樣品時，營銷人員應按照活動策劃方案和現場安排，合理展示和使用樣品，確保樣品能夠有效吸引客戶關注，促進業務成交。2.活動結束后，營銷人員應及時清理現場，收回剩余樣品，并妥善保管。如發現樣品丟失或損壞，應及時查找原因，并向樣品管理部門報告。六、樣品保管（一）保管責任營銷人員對領取的樣品負有保管責任，應妥善保管樣品，確保樣品安全、完整。如因保管不善導致樣品丟失、損壞等情況，營銷人員應承擔相應責任。（二）保管場所與條件1.營銷人員應將樣品存放在安全、干燥、通風良好的場所，避免樣品受潮、變質、損壞。2.對于有特殊存儲要求的樣品（如對溫度、濕度、光照等有要求的樣品），應按照相關要求進行保管，確保樣品質量不受影響。（三）定期盤點1.營銷人員應定期對所保管的樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[x]月/季/半年/年，具體周期根據公司實際情況確定。2.盤點結束后，營銷人員應填寫《樣品盤點表》，詳細記錄盤點情況，包括樣品名稱、規格、數量、實際庫存與賬面庫存差異等信息。如發現差異，應及時查明原因，并向樣品管理部門報告。七、樣品歸還與核銷（一）歸還期限1.營銷人員應按照申請時預計的歸還時間及時歸還樣品。如因業務需要延長樣品使用時間，應提前向樣品管理部門提出申請，并經批準。2.對于臨時領取的樣品（如緊急業務需求領取的樣品），應在業務結束后的[x]個工作日內歸還。（二）歸還流程1.營銷人員將剩余樣品整理齊全后，填寫《樣品歸還申請表》，注明歸還樣品的名稱、規格、數量等信息，并提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門收到《樣品歸還申請表》后，與營銷人員共同對歸還樣品進行核對，確認樣品的名稱、規格、數量、質量等信息無誤后，在《樣品歸還登記表》上簽字確認。3.如發現歸還樣品與申請領取時不一致（如數量短缺、損壞等），樣品管理部門應要求營銷人員說明原因，并按照本制度相關規定進行處理。（三）核銷1.樣品管理部門在收到營銷人員歸還的樣品并核對無誤后，對樣品進行核銷處理。核銷時，在樣品臺賬中記錄樣品的歸還時間、歸還人等信息，并更新庫存數量。2.財務部門根據樣品管理部門提供的核銷數據，進行賬務處理，確保財務賬目與樣品實際使用和庫存情況相符。八、樣品報廢與處理（一）報廢條件1.樣品因質量問題、損壞無法修復或已過保質期等原因，不能繼續使用的，可申請報廢。2.樣品因業務調整、產品更新換代等原因，不再具有使用價值的，可申請報廢。（二）報廢申請與審批1.營銷人員或樣品管理部門發現樣品符合報廢條件時，應填寫《樣品報廢申請表》，詳細說明樣品報廢的原因、名稱、規格、數量等信息，并提交至樣品管理部門。2.樣品管理部門對報廢申請進行初審，核實情況屬實后，提交至公司分管領導進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。（三）報廢處理方式1.對于一般性樣品報廢，可采取集中銷毀的方式進行處理。由樣品管理部門負責組織實施，確保報廢樣品得到妥善處理，防止信息泄露或流入非法渠道。2.對于涉及知識產權、商業機密等重要信息的樣品報廢，應采取更加嚴格的銷毀措施，如粉碎、焚燒等，確保相關信息徹底銷毀。3.在報廢處理過程中，應安排專人進行監督，并填寫《樣品報廢處理記錄》，記錄報廢樣品的名稱、規格、數量、處理方式、處理時間、監督人等信息。九、樣品庫存管理（一）庫存盤點1.樣品管理部門應定期對庫存樣品進行全面盤點，確保賬實相符。盤點頻率為[x]月/季/半年/年，具體盤點時間由樣品管理部門根據公司實際情況確定。2.盤點過程中，應詳細記錄庫存樣品的名稱、規格、數量、存放位置等信息，并與樣品臺賬進行核對。如發現賬實不符，應及時查明原因，編制《庫存盤點差異報告》，說明差異情況及原因，并提出處理建議。（二）庫存預警1.樣品管理部門應根據樣品的使用頻率、銷售情況等因素，設定合理的庫存預警指標。當庫存數量低于或高于預警值時，及時發出預警信息。2.庫存預警信息應包括預警樣品的名稱、規格、當前庫存數量、預警值等內容，發送至營銷部門負責人及相關人員，以便及時采取措施進行調整，如申請補貨、調整使用計劃等。（三）庫存調整1.根據業務需求變化、盤點結果等情況，樣品管理部門有權對庫存樣品進行調整。庫存調整包括庫存數量的增減、樣品存放位置的變更等。2.庫存調整時，樣品管理部門應填寫《庫存調整申請表》，詳細說明調整原因、調整內容等信息，并提交至公司分管領導進行審批。審批通過后，方可進行庫存調整操作，并及時更新樣品臺賬。十、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部設立樣品管理監督小組，成員包括樣品管理部門、營銷部門、財務部門等相關人員。監督小組負責定期對樣品管理工作進行檢查和監督，確保制度執行到位。2.監督小組應檢查樣品申請、領取、使用、保管、歸還、核銷等環節的執行情況，查看相關記錄是否完整、準確，流程是否合規。如發現問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，如擅自挪用樣品、未按規定歸還樣品、樣品保管不善導致丟失或損壞等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰