財務憑證存放管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司財務憑證的存放管理，確保財務憑證的安全、完整，便于查閱和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的財務憑證存放管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保財務憑證的存放安全，防止憑證丟失、損毀、泄露。2.規范有序原則：按照規定的方法和流程存放財務憑證，便于查找和管理。3.依法合規原則：財務憑證的存放管理應符合國家法律法規和公司內部規定。二、財務憑證的分類與編號（一）財務憑證分類1.原始憑證：包括發票、收據、報銷單、合同等，是經濟業務發生的直接證明。2.記賬憑證：根據原始憑證編制，記錄經濟業務的會計分錄。3.會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬等，用于分類記錄和匯總財務信息。4.財務報表：包括資產負債表、利潤表、現金流量表等，反映公司財務狀況和經營成果。（二）編號規則1.原始憑證：按照業務發生時間順序編號，每本原始憑證應連續編號，不得跳號、重號。2.記賬憑證：按照記賬憑證類型（如收款憑證、付款憑證、轉賬憑證）和編號順序編號，每月重新編號，不得重復。3.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等應按照頁碼順序編號，確保頁碼連續。4.財務報表：按照報表類型和編制時間編號，如資產負債表20xx年x月x日版本編號為"ZB20xx0x0x"。三、財務憑證的裝訂與整理（一）裝訂要求1.原始憑證應按照經濟業務的性質和類別進行分類整理，同類原始憑證應粘貼在同一張粘貼單上，并按照左上角對齊的方式排列。2.記賬憑證應按照編號順序排列，附上對應的原始憑證，確保憑證內容完整、清晰。3.裝訂時應使用專業的裝訂機和裝訂線，確保裝訂牢固，不易散落。裝訂線應在憑證左側，不得在憑證上方或下方裝訂。4.裝訂后的憑證應平整、整齊，厚度適中，不得有褶皺、破損等情況。（二）整理步驟1.首先對原始憑證進行審核，檢查憑證的真實性、合法性、完整性，對不符合要求的憑證應及時退回并要求更正或補充。2.將審核無誤的原始憑證按照業務類型進行分類，如采購業務、銷售業務、費用報銷業務等。3.根據分類后的原始憑證編制記賬憑證，確保記賬憑證的內容與原始憑證相符，會計分錄準確無誤。4.將記賬憑證與對應的原始憑證按照編號順序排列，整理成一冊或多冊。5.在每冊憑證的封面和封底注明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號、冊數等信息，并加蓋裝訂人員和會計主管的印章。四、財務憑證的存放地點與設施（一）存放地點選擇1.公司應設立專門的財務憑證檔案室，用于存放財務憑證。檔案室應選擇安全、干燥、通風良好的房間，遠離火源、水源和污染源。2.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保財務憑證的安全存放。（二）存放設施配備1.檔案架：應選用堅固耐用的檔案架，用于存放財務憑證。檔案架應按照憑證類別、年度、月份等進行分類存放，便于查找和管理。2.保險柜：用于存放重要的財務憑證和文件，如現金日記賬、銀行存款日記賬等。保險柜應具備防火、防盜、防潮等功能，并設置專人保管鑰匙和密碼。3.溫濕度計：用于監測檔案室的溫度和濕度，確保檔案室的溫濕度符合要求。一般來說，檔案室的溫度應保持在14℃24℃之間，濕度應保持在40%60%之間。4.防蟲藥品：在檔案室放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅蟲劑等，防止蟲害對財務憑證的損壞。5.滅火器：在檔案室配備足夠數量的滅火器，用于預防火災事故的發生。五、財務憑證的存放方式與期限（一）存放方式1.紙質憑證：應按照年度、月份、憑證類別等進行分類存放，每冊憑證應整齊排列在檔案架上，并在檔案架上標明憑證名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號等信息。2.電子憑證：應定期進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，如光盤、硬盤等。電子憑證的存儲應按照年度、月份、憑證類別等進行分類，便于查找和管理。同時，應建立電子憑證的索引目錄，以便快速查詢電子憑證的內容。（二）存放期限1.原始憑證：一般應保存15年，但涉及到重要經濟業務的原始憑證，如合同、協議等，應保存更長時間，直至該經濟業務結束后15年。2.記賬憑證：應保存15年。3.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等應保存15年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后應保存5年。4.財務報表：應保存10年。六、財務憑證的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員查閱財務憑證，應填寫《財務憑證查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人和財務部門負責人審批后，方可查閱。2.查閱財務憑證時，應在財務憑證檔案室進行，不得將財務憑證帶出檔案室。如需復印財務憑證，應經財務部門負責人同意，并由財務人員負責復印。3.查閱人員應愛護財務憑證，不得在財務憑證上涂改、標記、抽取、撤換等，如發現財務憑證有損壞或丟失情況，應及時報告財務部門。（二）借閱規定1.公司外部人員（如審計機構、稅務機關等）借閱財務憑證，應填寫《財務憑證借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，并經公司總經理審批后，方可借閱。2.借閱財務憑證時，應向財務部門出具借閱單位的介紹信或證明文件，并由財務人員負責登記借閱憑證的名稱、數量、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向財務部門申請，并經財務部門負責人同意。4.借閱人員應妥善保管財務憑證，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。如發現財務憑證有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、財務憑證的保管與維護（一）保管責任1.財務部門應指定專人負責財務憑證的保管工作，保管人員應具備良好的職業道德和責任心，確保財務憑證的安全、完整。2.保管人員應定期對財務憑證進行檢查和核對，如發現憑證有損壞、丟失、霉變等情況，應及時報告財務部門負責人，并采取相應的措施進行處理。（二）維護措施1.定期對檔案室進行清潔和消毒，保持檔案室的整潔衛生。2.檢查檔案架、保險柜等存放設施的完好情況，如有損壞應及時維修或更換。3.對電子憑證進行定期備份，防止數據丟失。備份存儲介質應妥善保管，定期進行檢查和更新。4.根據財務憑證的存放期限，定期對到期的財務憑證進行整理和銷毀，銷毀過程應符合國家法律法規和公司內部規定。八、財務憑證的銷毀（一）銷毀條件1.財務憑證已達到規定的存放期限，且公司認為不再需要保存。2.財務憑證因自然災害、意外事故等原因造成損壞，無法繼續保存。（二）銷毀程序1.由財務部門提出財務憑證銷毀申請，填寫《財務憑證銷毀申請表》，注明銷毀憑證的名稱、年度、月份、起止日期、憑證編號、冊數等信息，并說明銷毀原因。2.《財務憑證銷毀申請表》經財務部門負責人、公司總經理審批后，方可進行銷毀。3.財務部門應指定專人負責財務憑證的銷毀工作，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀憑證的名稱和數量等信息。4.財務憑證銷毀可以采用焚燒、粉碎等方式，但應確保銷毀徹底，無法恢復。銷毀后的憑證應拍照或錄像留存，以備查核。5.銷毀記錄應保存[x]年，以便日后查閱。九、監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門應定期對財務憑證的存放管理情況進行審計，檢查財務憑證的存放是否安全、完整，查閱和借閱手續是否齊全，保管與維護措施是否到位等。如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）財務部門自查財務部門應每月對財務憑證的存放管理情況進行自查，確保財務憑證的存放符合本制度的要求。自查內容包括憑證的裝訂與整理是否規范，