行政管理制度視頻講解?一、總則（一）目的本行政管理制度旨在規范公司內部行政事務的運作，確保各項工作有序、高效地進行，為公司的穩定發展提供有力支持。通過明確各項行政工作的流程和標準，提高行政工作的質量和效率，保障公司的正常運營秩序，維護公司的良好形象。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括公司總部及各分支機構的所有人員。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理制度的制定應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.合理性原則：各項規定應基于公司實際情況，具有合理性和可操作性，充分考慮員工的利益和公司的整體利益。3.規范化原則：明確行政工作的流程、標準和職責，實現行政工作的規范化、標準化管理。4.效率原則：以提高行政工作效率為核心，優化工作流程，減少不必要的環節和延誤，確保各項工作及時、準確地完成。二、組織架構與職責（一）行政部門組織架構行政部門設行政總監一名，下轄行政經理、行政專員等崗位。行政經理負責行政部門的日常管理工作，行政專員負責具體的行政事務執行。（二）行政總監職責1.全面負責行政部門的管理工作，制定行政部門的工作計劃和目標，并組織實施。2.參與公司戰略規劃和決策，為公司提供行政支持和決策建議。3.建立和完善行政管理制度體系，確保制度的有效執行和持續優化。4.負責公司行政資源的合理配置和管理，包括辦公設施、車輛、辦公用品等。5.協調公司內部各部門之間的關系，確保行政工作與其他部門工作的順暢銜接。6.負責公司對外公共關系的維護和協調，包括與政府部門、合作伙伴等的溝通與合作。7.監督行政部門各項工作的執行情況，定期進行工作總結和匯報，及時發現問題并提出解決方案。（三）行政經理職責1.協助行政總監制定行政部門的工作計劃和目標，并負責組織實施。2.負責行政部門日常工作的管理和協調，包括人員考勤、文件管理、會議組織等。3.負責公司辦公設施的管理和維護，確保辦公環境的正常運行。4.負責公司車輛的調度和管理，保障車輛的安全使用。5.負責辦公用品的采購、發放和庫存管理，控制行政費用支出。6.協助行政總監進行公司對外公共關系的維護和協調工作。7.負責行政部門員工的培訓和考核工作，提高團隊整體素質和工作效率。（四）行政專員職責1.負責公司文件的起草、收發、歸檔和保管工作，確保文件流轉的及時性和準確性。2.負責公司會議的組織和安排，包括會議通知、會議記錄、會議紀要整理等。3.負責公司辦公用品的采購、發放和庫存管理工作，根據實際需求及時補充辦公用品。4.負責公司辦公區域的環境衛生維護工作，定期進行清潔和消毒。5.協助行政經理進行公司車輛的調度和管理工作，包括車輛預約、加油、維修等。6.負責公司行政費用的報銷和統計工作，確保費用支出的合理性和合規性。7.完成領導交辦的其他臨時性行政工作任務。三、辦公環境管理（一）辦公區域布局1.根據公司組織架構和業務需求，合理規劃辦公區域的布局，確保各部門之間聯系緊密，工作流程順暢。2.辦公區域應劃分出不同的功能區域，如辦公區、會議室、接待區、休息區等，以滿足不同的工作需求。（二）辦公設施管理1.辦公設施的配備應根據工作需要進行合理配置，確保員工能夠高效地開展工作。2.建立辦公設施臺賬，詳細記錄辦公設施的名稱、型號、數量、購置時間、使用狀況等信息。3.定期對辦公設施進行檢查和維護，確保設施的正常運行。對于出現故障的設施，應及時安排維修或更換，保障工作的順利進行。4.員工應愛護辦公設施，不得隨意損壞或挪用。如因個人原因造成辦公設施損壞的，應照價賠償。（三）環境衛生管理1.制定辦公區域環境衛生管理制度，明確各部門的環境衛生責任區域。2.員工應保持辦公區域的整潔衛生，不得在辦公區域內亂扔垃圾、隨地吐痰等。3.定期組織辦公區域的大掃除活動，對辦公區域進行全面清潔和消毒，營造良好的工作環境。4.加強對公共區域的環境衛生管理，如走廊、樓梯、衛生間等，確保公共區域的整潔和衛生。（四）安全管理1.建立健全辦公區域安全管理制度，加強安全防范措施，確保公司員工的人身安全和公司財產的安全。2.配備必要的安全設施，如消防器材、監控設備等，并定期進行檢查和維護，確保設施的正常運行。3.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識和自我保護能力。如組織消防安全培訓、應急演練等活動。4.嚴格執行門禁制度，未經授權人員不得進入公司辦公區域。員工應妥善保管個人門禁卡，不得轉借他人使用。5.加強對公司財產的安全管理，貴重物品應妥善保管，防止丟失或被盜。如發現安全隱患或異常情況，應及時報告并采取相應的措施。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件分類公司文件分為行政文件、業務文件、財務文件等類別。行政文件包括公司制度、通知、報告等；業務文件包括項目文檔、合同協議等；財務文件包括財務報表、憑證等。2.文件起草與審核文件起草應符合公司的相關規定和格式要求，內容準確、清晰、簡潔。文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后提交行政部門編號存檔。3.文件編號與發放行政部門對文件進行統一編號，并按照規定的發放范圍進行發放。文件發放應進行登記，記錄文件名稱、編號、發放對象、發放時間等信息。4.文件傳閱與存檔文件傳閱應按照規定的流程進行，確保文件能夠及時傳達給相關人員。文件傳閱完成后，應及時交回行政部門存檔。行政部門應建立文件存檔制度，對文件進行分類存放，便于查閱和管理。（二）檔案管理1.檔案分類公司檔案分為人事檔案、財務檔案、業務檔案等類別。人事檔案包括員工入職資料、勞動合同、績效考核記錄等；財務檔案包括會計憑證、財務報表、審計報告等；業務檔案包括項目資料、合同協議、客戶檔案等。2.檔案收集與整理各部門應定期將本部門產生的檔案資料收集整理后移交行政部門。行政部門對收集到的檔案資料進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規范性。3.檔案保管與查閱行政部門應建立檔案保管制度，對檔案資料進行妥善保管，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露。檔案查閱應按照規定的流程進行，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人審批后，到行政部門查閱檔案。查閱檔案時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出公司。4.檔案銷毀對于已過保存期限或無保存價值的檔案資料，行政部門應按照規定的程序進行銷毀。檔案銷毀應填寫檔案銷毀申請表，經公司領導審批后，由行政部門會同相關部門共同進行銷毀，并做好銷毀記錄。五、會議管理（一）會議分類公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會等；臨時會議根據工作需要隨時召開。（二）會議組織1.會議通知會議組織者應提前確定會議的時間、地點、參會人員、會議主題等信息，并及時發布會議通知。會議通知應采用書面或電子形式發送給參會人員，確保參會人員能夠及時收到通知。2.會議準備會議組織者應提前做好會議的準備工作，包括會議資料的準備、會議場地的布置、會議設備的調試等。會議資料應根據會議主題和議程進行準備，確保資料的準確性和完整性。3.會議記錄會議應安排專人進行記錄，記錄會議的主要內容、討論結果、決議事項等。會議記錄應及時整理，形成會議紀要，并發送給參會人員和相關部門。（三）會議流程1.會議簽到參會人員應按時到達會議地點進行簽到，會議組織者應統計參會人員的簽到情況。2.會議開場會議主持人應介紹會議的主題、目的、議程等內容，并宣布會議開始。3.會議討論參會人員應圍繞會議主題進行發言和討論，充分發表自己的意見和建議。會議主持人應引導會議討論的方向，確保會議討論的有序進行。4.會議決議會議討論結束后，應形成會議決議。會議決議應明確決議事項、責任部門、完成時間等內容，并經參會人員確認后生效。5.會議結束會議主持人應總結會議的主要內容和成果，宣布會議結束。參會人員應有序離開會議場地。（四）會議跟進會議組織者應對會議決議的執行情況進行跟進，確保決議事項能夠得到及時有效的落實。對于未按時完成的決議事項，應及時了解原因，并督促責任部門采取措施加以解決。六、辦公用品與固定資產管理（一）辦公用品管理1.辦公用品需求計劃各部門應根據工作需要，定期制定辦公用品需求計劃，并提交給行政部門。行政部門根據各部門的需求計劃，結合辦公用品的庫存情況，制定辦公用品采購計劃。2.辦公用品采購行政部門按照辦公用品采購計劃進行采購，選擇合適的供應商，確保辦公用品的質量和價格合理。采購完成后，應及時辦理入庫手續，并將辦公用品發放給各部門。3.辦公用品發放各部門應指定專人負責辦公用品的領取和發放工作。領取辦公用品時，應填寫辦公用品領用申請表，經部門負責人審批后，到行政部門領取。行政部門應建立辦公用品發放臺賬，記錄辦公用品的領取時間、領取人、辦公用品名稱、數量等信息。4.辦公用品庫存管理行政部門應定期對辦公用品的庫存進行盤點，確保庫存數量與臺賬記錄一致。對于庫存不足的辦公用品，應及時進行采購補充；對于積壓的辦公用品，應及時進行清理和處理。（二）固定資產管理1.固定資產購置公司固定資產的購置應按照公司的相關規定進行審批。審批通過后，由行政部門負責辦理固定資產的購置手續。固定資產購置完成后，應及時辦理入庫手續，并進行資產登記。2.固定資產使用與維護各部門應負責本部門固定資產的使用和維護工作，確保固定資產的正常運行。固定資產使用人員應按照操作規程正確使用固定資產，不得擅自拆卸、改裝或轉借他人使用。如發現固定資產出現故障或損壞，應及時報告行政部門進行維修。3.固定資產盤點行政部門應定期組織固定資產盤點工作，確保固定資產的賬實相符。盤點結束后，應編制固定資產盤點報告，對盤點結果進行分析和總結。對于盤盈、盤虧的固定資產，應及時查明原因，并按照規定的程序進行處理。4.固定資產處置對于已達到使用年限、損壞無法修復或不再使用的固定資產，行政部門應按照規定的程序進行處置。固定資產處置應填寫固定資產處置申請表，經公司領導審批后，進行報廢、變賣等處置操作，并做好處置記錄。七、車輛管理（一）車輛配置與調度1.車輛配置公司根據工作需要配置一定數量的車輛，車輛的配置應根據公司業務規模和實際需求進行合理安排。2.車輛調度行政部門負責公司車輛的調度工作，根據員工的用車需求，合理安排車輛的使用。員工如需使用車輛，應提前填寫車輛使用申請表，經部門負責人審批后，提交給行政部門。行政部門根據車輛的使用情況進行調度，并通知駕駛員做好出車準備。（二）車輛使用規定1.駕駛員應嚴格遵守交通法規，確保行車安全。不得疲勞駕駛、酒后駕駛、超速行駛等。2.車輛應定期進行保養和維護，確保車輛的性能良好。駕駛員應每天對車輛進行檢查，發現問題及時報告并處理。3.車輛使用過程中，應保持車內整潔衛生，不得在車內吸煙、亂扔垃圾等。4.車輛使用完畢后，駕駛員應將車輛停放在指定的停車場，并做好車輛的清潔和檢查工作。（三）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等。車輛費用應按照公司的相關規定進行報銷。2.駕駛員應及時收集車輛費用發票，并填寫費用報銷申請表，經部門負責人審批后，提交給行政部門進行報銷。3.行政部門應建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行詳細記錄和統計分析，控制車輛費用支出。八、印章管理（一）印章種類與保管公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。印章由行政部門指定專人負責保管，保管人員應妥善保管印章，確保印章的安全。（二）印章使用規定1.印章使用應嚴格按照公司的相關規定進行審批。使用印章時，應填寫印章使用申請表，經部門負責人、分管領導等審批后，到行政部門辦理印章使用手續。2.印章使用應在指定地點進行，不得將印章帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司使用的，應經公司領導批準，并做好登記備案工作。3.印章使用完畢后，應及時歸還保管人員，并做好使用記錄。保管人員應對印章使用情況進行定期檢查和核對，確保印章使用的合規性。（三）印章掛失與補辦如印章不慎遺失或被盜，保管人員應立即報告行政部門，并及時辦理印章掛失手續。行政部門應根據公司的相關規定，重新刻制印章，并做好印章的備案工作。九、費用報銷管理（一）報銷范圍公司費用報銷范圍包括辦公用品費、差旅費、業務招待費、通訊費、交通費等。具體報銷范圍和標準按照公司的相關規定執行。（二）報銷流程1.員工填寫費用報銷申請表，詳細填寫報銷事項、金額、報銷日期等信息，并附上相關的發票、收據等憑證。2.部門負責人對報銷申請進行審核，審核通過后簽字確認。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核報銷憑證的真實性、合法性、完整性等。審核通過后簽字確認。4.分管領導對報銷申請進行審批，審批通過后簽字確認。5.報銷申請經各級審批通過后，員工將報銷申請表和報銷憑證提交給財務部門進行報銷。（三）報銷標準1.辦公用品費：根據實際工作需要進行報銷，報銷金額應與發票金額一致。2.差旅費：按照公司制定的差旅費標準進行報銷，包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等。3.業務招待費：應嚴格控制業務招待費的支出，按照公司規定的標準進行