公司電子文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司電子文件管理，確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，提高公司辦公效率，根據國家有關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在工作中形成、使用和管理的電子文件。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，并可在通信網絡上傳輸的文件。2.電子文件管理：指對電子文件從形成、處理、存儲、傳輸、利用到銷毀等全過程進行規范管理的活動。（四）管理原則1.統一管理原則：公司電子文件管理工作由行政部門統一負責，各部門應指定專人負責本部門電子文件的日常管理，確保電子文件管理工作的規范化、標準化。2.全程管理原則：對電子文件形成、處理、存儲、傳輸、利用、銷毀等全過程進行管理，確保電子文件在各個環節的真實性、完整性和安全性。3.便于利用原則：以方便公司員工查詢、利用電子文件為目的，合理組織電子文件資源，提供高效的利用服務。4.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，確保電子文件信息不被泄露、篡改或丟失，維護公司的利益和形象。二、電子文件的形成與處理（一）電子文件的形成1.員工在工作中應按照公司規定的業務流程和格式要求，使用計算機及相關辦公軟件生成電子文件。2.電子文件應采用真實、準確、完整的信息，不得隨意修改、刪除原始數據。對于重要的電子文件，應保留原始記錄，以備核查。3.電子文件的內容應明確、規范，符合國家法律法規和公司相關規定，不得含有違法、違規、敏感或侵犯他人知識產權的信息。（二）電子文件的處理1.電子文件的處理包括起草、審核、簽發、分發、傳閱、承辦、催辦、歸檔等環節。2.起草電子文件應使用公司統一規定的模板和格式，確保文件格式規范、內容清晰。起草完成后，應進行認真的自審，確保文件質量。3.電子文件的審核應按照公司的審批流程進行，審核人應對文件的內容、格式、準確性、合法性等進行全面審查，提出審核意見。審核通過的文件方可進行簽發。4.電子文件的簽發應使用公司規定的電子簽名或數字證書，確保文件的簽發人身份真實可靠。簽發后的文件應按照規定的分發范圍進行分發。5.電子文件的傳閱應通過公司內部的電子文件傳閱系統進行，傳閱人應及時閱讀文件，并在規定時間內簽署意見后返回。對于緊急文件，應優先處理。6.電子文件的承辦部門和承辦人應按照文件要求及時辦理相關事項，并將辦理結果反饋給文件的發文部門或相關領導。對于需要多個部門協同辦理的文件，主辦部門應負責協調各協辦部門，確保文件辦理工作的順利進行。7.電子文件的催辦工作由文件的發文部門負責，催辦人應定期對承辦部門和承辦人的文件辦理情況進行跟蹤檢查，及時提醒承辦人按時辦理文件，確保文件辦理工作不延誤。8.電子文件辦理完畢后，承辦部門應按照公司檔案管理的有關規定，及時將電子文件整理歸檔。三、電子文件的存儲與保管（一）存儲方式1.公司應根據電子文件的類型、數量、保存期限等因素，選擇合適的存儲方式，包括磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.對于重要的電子文件，應采用多種存儲介質進行備份，如異地存儲、磁帶備份等，以防止數據丟失。3.存儲電子文件的服務器應具備可靠的硬件設施和安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統、防病毒軟件等，確保服務器的穩定運行和數據安全。（二）存儲環境1.電子文件存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合設備運行要求，防止電子文件因環境因素損壞。2.存儲電子文件的設備應定期進行維護和檢查，確保設備的正常運行。對于存儲介質，應定期進行數據備份和介質更新，防止數據丟失或損壞。（三）保管期限1.電子文件的保管期限應根據國家法律法規、公司相關規定以及文件的重要性和實用性等因素確定。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子文件主要包括公司的重要規章制度、年度工作報告、財務報表、重大合同協議等；長期保管的電子文件主要包括公司的業務文件、技術資料、人事檔案等；短期保管的電子文件主要包括一般性的通知、簡報、會議紀要等。3.電子文件的保管期限應在文件形成時明確標注，并在存儲系統中進行記錄。保管期限屆滿后，應按照公司檔案管理的有關規定進行鑒定和銷毀。（四）標識與索引1.應對存儲的電子文件進行標識，標識應包括文件名、文件編號、文件類型、形成時間、保管期限等信息，確保電子文件的標識清晰、準確。2.建立電子文件索引系統，對電子文件的存儲位置、內容摘要、關鍵詞等信息進行索引，以便快速查詢和利用電子文件。索引系統應定期進行更新和維護，確保索引信息的準確性和完整性。四、電子文件的傳輸與共享（一）傳輸方式1.公司內部電子文件的傳輸應通過公司內部的網絡系統進行，如辦公自動化系統、文件傳輸系統等。嚴禁通過互聯網、電子郵件等非公司指定的渠道傳輸公司重要電子文件。2.在傳輸電子文件時，應確保傳輸渠道的安全性和穩定性，防止文件在傳輸過程中丟失、損壞或被篡改。對于重要的電子文件，應采用加密傳輸等安全措施，確保文件傳輸的保密性。（二）共享范圍1.電子文件的共享范圍應根據公司的業務需求和管理規定確定，分為公開共享、部門共享和個人共享。2.公開共享的電子文件主要是公司對外發布的信息、公告等，可供公司全體員工查閱；部門共享的電子文件主要是與本部門業務相關的文件，可供本部門員工查閱和使用；個人共享的電子文件主要是員工個人形成的、與工作相關的文件，僅供本人查閱和使用。3.對于涉及公司機密或敏感信息的電子文件，應嚴格限制共享范圍，按照公司保密制度的規定進行管理。（三）權限管理1.建立電子文件共享權限管理制度，對不同類型的電子文件設置相應的共享權限，確保電子文件的共享安全。共享權限包括查閱、下載、修改、刪除等。2.員工應根據工作需要申請相應的電子文件共享權限，權限申請應經過所在部門負責人或相關領導的審批。審批通過后，系統管理員應及時為員工開通相應的權限。3.員工應妥善保管自己的電子文件共享賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。如發現賬號被盜用或密碼泄露，應及時向系統管理員報告，并采取相應的措施進行處理。五、電子文件的利用與保密（一）利用原則1.公司員工應按照公司規定的程序和權限利用電子文件，確保電子文件的合理利用。2.利用電子文件時，應遵循真實性、完整性和保密性原則，不得擅自修改、刪除、偽造電子文件內容。對于涉及公司機密或敏感信息的電子文件，應嚴格按照公司保密制度的規定進行使用。（二）利用方式1.員工可通過公司內部的電子文件查閱系統、辦公自動化系統等方式查閱和利用電子文件。查閱電子文件時，應按照系統提示進行操作，不得隨意更改文件的存儲位置和文件名。2.對于需要下載或打印的電子文件，員工應按照規定的權限進行操作，并確保下載或打印的電子文件用于工作需要，不得私自傳播或泄露。3.如因工作需要對電子文件進行二次開發或利用，應經過文件形成部門或相關領導的同意，并按照公司相關規定辦理審批手續。（三）保密措施1.公司應建立電子文件保密制度，明確電子文件保密的范圍、措施和責任。對于涉及公司機密或敏感信息的電子文件，應采取加密存儲、訪問控制、審計跟蹤等安全保密措施，防止信息泄露。2.員工應嚴格遵守公司的保密制度，對在工作中接觸到的公司電子文件保密信息予以保密，不得泄露給任何無關人員。如因工作需要查閱或使用涉及公司機密或敏感信息的電子文件，應經過相關部門或領導的審批，并簽署保密協議。3.對于存儲有公司機密或敏感信息的電子設備，應妥善保管，不得隨意轉借或帶出公司。如因工作需要帶出公司，應經過相關部門或領導的審批，并采取相應的安全保密措施。4.公司應定期對員工進行電子文件保密教育和培訓，提高員工的保密意識和技能。如發現員工違反公司保密制度，泄露公司電子文件保密信息，公司將依法追究其責任。六、電子文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子文件的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。2.鑒定工作應由公司行政部門牽頭，組織相關部門和專業人員共同進行。鑒定人員應具備相應的專業知識和技能，熟悉公司的業務和檔案管理規定。（二）鑒定內容1.電子文件的鑒定內容包括文件的真實性、完整性、可用性、保管期限、密級等。2.對于保管期限屆滿的電子文件，應按照公司檔案管理的有關規定進行鑒定。鑒定時，應審查文件是否仍具有保存價值，如已無保存價值，應予以銷毀；如仍具有保存價值，應延長保管期限。3.對于涉及公司機密或敏感信息的電子文件，應在保密期限屆滿后，按照公司保密制度的規定進行解密和鑒定。解密后的文件如已無保存價值，應予以銷毀；如仍具有保存價值，應按照公司檔案管理的有關規定進行保管。（三）銷毀程序1.經鑒定需要銷毀的電子文件，應由文件形成部門或保管部門填寫《電子文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、保管期限、銷毀原因等信息，并提交公司行政部門審核。2.公司行政部門審核通過后，應指定專人負責電子文件的銷毀工作。銷毀人員應按照規定的程序和方法對電子文件進行銷毀，確保文件信息無法恢復。3.電子文件銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、文件名稱、編號、數量、銷毀方法等信息。記錄應保存一定期限，以備查閱。4.對于存儲有電子文件的存儲介質，如磁盤、磁帶、光盤等，在銷毀前應進行格式化或消磁處理，確保介質上的信息無法恢復。處理后的存儲介質應按照公司相關規定進行報廢處理。七、監督與檢查（一）監督檢查職責1.公司行政部門負責對公司電子文件管理工作進行監督檢查，定期對各部門電子文件管理情況進行抽查，確保電子文件管理工作符合本制度的規定。2.各部門應指定專人負責本部門電子文件管理工作的自查自糾，及時發現和解決電子文件管理工作中存在的問題。（二）檢查內容1.電子文件管理工作的制度建設和執行情況，包括電子文件的形成、處理、存儲、傳輸、利用、銷毀等環節的管理是否規范。2.電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性，包括文件內容是否真實、準確，格式是否規范，存儲是否安全，傳輸是否穩定，利用是否合理，銷毀是否徹底等。3.電子文件管理系統的運行情況，包括系統的穩定性、可靠性、安全性等，以及系統的功能是否滿足公司電子文件管理工作的需要。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，公司行政部門應及時向相關部門發出整改通知，要求限期整改。整改部門應按照整改通知的要求，制定整改