資料存檔管理制度模板?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料存檔管理，確保公司各類資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等的存檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)資料的收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：按照資料的類別、性質(zhì)、來源等進(jìn)行分類，便于查找和管理。3.真實(shí)完整原則：確保存檔資料的真實(shí)性、完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀資料。4.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。二、資料分類及歸檔范圍（一）行政文件類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司行政管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。4.公司各類會(huì)議紀(jì)要、記錄等文件。5.公司對(duì)外發(fā)布的公告、通知、函件等文件。（二）人事檔案類1.員工入職登記表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件等入職資料。2.員工勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、保密協(xié)議等合同協(xié)議。3.員工績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、晉升記錄等人事考核資料。4.員工工資、福利、社保等薪酬福利資料。5.員工離職申請(qǐng)表、離職證明等離職資料。（三）財(cái)務(wù)資料類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)文件。2.公司會(huì)計(jì)憑證、賬簿、發(fā)票等財(cái)務(wù)核算資料。3.公司稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等稅務(wù)相關(guān)資料。4.公司審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部審計(jì)資料等審計(jì)相關(guān)資料。（四）業(yè)務(wù)合同類1.公司與客戶簽訂的銷售合同、采購合同、服務(wù)合同等業(yè)務(wù)合同。2.合同的審批表、評(píng)審記錄、變更記錄等相關(guān)資料。3.合同的執(zhí)行情況記錄、收款記錄、付款記錄等業(yè)務(wù)往來資料。（五）技術(shù)資料類1.公司產(chǎn)品研發(fā)資料，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等。2.公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)文件。3.公司技術(shù)創(chuàng)新成果、專利申請(qǐng)資料等技術(shù)創(chuàng)新資料。4.公司技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流資料等技術(shù)培訓(xùn)與交流資料。（六）市場(chǎng)資料類1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、市場(chǎng)策劃方案等市場(chǎng)調(diào)研與策劃資料。2.公司產(chǎn)品宣傳資料、廣告策劃資料、促銷活動(dòng)資料等市場(chǎng)推廣資料。3.公司客戶信息資料、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)資料等市場(chǎng)信息資料。（七）其他資料類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)項(xiàng)等相關(guān)資料。2.公司參加的行業(yè)會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等相關(guān)資料。3.公司與政府部門、合作伙伴等的往來文件、合作協(xié)議等相關(guān)資料。4.其他與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的資料。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整收集。2.資料收集人員應(yīng)按照資料分類及歸檔范圍，對(duì)各類資料進(jìn)行全面收集，不得遺漏重要資料。3.對(duì)于外來文件，如政府部門文件、客戶來函等，應(yīng)及時(shí)簽收，并進(jìn)行登記和分發(fā)。（二）整理要求1.收集到的資料應(yīng)進(jìn)行初步整理，確保資料的清晰、整潔，無破損、缺頁等情況。2.按照資料分類及編號(hào)規(guī)則，對(duì)資料進(jìn)行分類編號(hào)，便于查找和管理。3.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，確保資料大小一致。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中。四、資料歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在資料形成后的[x]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的資料移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.對(duì)于重要資料或緊急資料，應(yīng)及時(shí)移交歸檔，確保資料的時(shí)效性。（二）歸檔流程1.檔案管理部門收到各部門移交的資料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.核對(duì)無誤后，檔案管理人員按照資料分類及編號(hào)規(guī)則，對(duì)資料進(jìn)行歸檔，并填寫《資料歸檔登記表》，記錄資料的名稱、編號(hào)、歸檔時(shí)間、移交部門等信息。3.對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的重要資料，應(yīng)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止資料丟失或損壞。五、資料保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序，存放在檔案柜或貨架上，便于查找和取用。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的資料，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可讀性。（三）保管期限1.公司資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司實(shí)際情況確定。一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。2.短期保管期限為[x]年，中期保管期限為[x]年，長(zhǎng)期保管期限為[x]年以上。3.對(duì)于超過保管期限的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫《資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的資料，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保資料的安全。3.查閱人員不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞資料，如需摘錄或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞資料，如發(fā)生資料丟失或損壞情況，應(yīng)照價(jià)賠償。4.借閱人員歸還資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱或借閱公司資料的，應(yīng)填寫《外部人員資料查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱資料的名稱、編號(hào)、查閱或借閱目的、查閱或借閱期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)，并對(duì)查閱或借閱過程進(jìn)行監(jiān)督。3.外部人員查閱或借閱公司資料時(shí)，應(yīng)遵守公司的相關(guān)規(guī)定，不得將資料泄露給第三方。如需摘錄或復(fù)制資料，應(yīng)經(jīng)公司書面同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。七、資料保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全資料保密制度，加強(qiáng)對(duì)資料保管人員的保密教育，提高保密意識(shí)。2.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將資料帶出庫房或泄露給無關(guān)人員。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保資料的安全保密。（二）保密責(zé)任1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守資料保密制度，對(duì)在工作中接觸到的公司資料負(fù)有保密責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)資料有泄露情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司相關(guān)部門，并采取措施防止損失擴(kuò)大。對(duì)于違反保密制度的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、資料鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管的資料進(jìn)行鑒定，確定資料的保管期限是否已滿，是否還有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，對(duì)資料進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對(duì)于經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（二）銷毀1.資料銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保資料無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)資料，一般采用焚燒或粉碎的方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子資料，應(yīng)采用格式化或刪除數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.資料銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)與《資料銷毀申請(qǐng)表》一并歸檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設(shè)立資料存檔管理監(jiān)督小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門、行政部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員為成員，負(fù)責(zé)對(duì)公司資料存檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料收集、整理、歸檔工作的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.資料保管工作的安全性和規(guī)范性，包括檔案庫房的環(huán)境條件、保管設(shè)備的配備和使用等。3.資料查閱與借閱工作的合規(guī)性，包括查閱與借閱手續(xù)的辦理、資料的歸還等。4.資料保密工作的落實(shí)情況，包括保密制度的執(zhí)行、人員的保密教育等。5.資料鑒定與銷毀工作的規(guī)范性，包括鑒定意見的形成、銷毀過程的記錄等。（三）檢查頻率監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)公司資料存