行政費用控制管理制度?一、總則（一）目的為加強公司行政費用管理，嚴格控制行政費用支出，提高資金使用效益，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的行政費用管理。（三）基本原則1.預算控制原則：行政費用支出應納入年度預算管理，嚴格按照預算額度執行，確保費用支出的合理性和可控性。2.勤儉節約原則：樹立節約意識，倡導節儉辦公，杜絕鋪張浪費，降低行政成本。3.規范透明原則：行政費用的支出應符合國家法律法規和公司相關規定，做到流程規范、手續完備、公開透明。4.效益優先原則：在控制行政費用的同時，要確保行政工作的正常運轉，提高行政工作效率和服務質量，實現費用與效益的最佳平衡。二、行政費用的分類及定義（一）辦公費用1.辦公用品：包括文具、紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、筆等日常辦公所需用品。2.辦公設備：如電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、辦公家具等固定資產及相關配件、耗材。3.通訊費用：公司固定電話、移動電話的月租費、通話費、短信費、網絡費等。（二）差旅費員工因公務出差所發生的交通費用、住宿費用、餐飲補貼、市內交通費等。（三）業務招待費公司為開展業務活動，招待客戶、合作伙伴等所發生的餐飲、住宿、娛樂、禮品等費用。（四）車輛費用1.車輛購置及折舊：公司購置車輛的費用及按照規定計提的折舊。2.車輛運行費用：包括燃油費、過路費、停車費、車輛保險費、維修保養費等。（五）會議費公司組織召開各類會議所發生的場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等費用。（六）培訓費員工參加外部培訓課程、內部培訓講座、培訓教材編寫等所發生的費用。（七）其他行政費用除上述費用之外的其他行政類支出，如物業管理費、水電費、綠化費、清潔費、證照辦理費、辦公場地裝修費等。三、行政費用預算管理（一）預算編制1.每年年末，各部門應根據本部門下一年度的工作計劃和業務需求，編制行政費用預算草案，詳細列出各項費用的預計支出金額、支出時間及支出事由。2.行政部門對各部門提交的預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司年度經營目標和財務狀況，編制公司年度行政費用預算方案。3.年度行政費用預算方案經公司管理層審核通過后，報董事會審批。（二）預算執行1.行政費用預算一經批準，必須嚴格執行。各部門應按照預算控制各項費用支出，不得超預算開支。2.行政部門負責對行政費用預算的執行情況進行監控和分析，定期向公司管理層匯報預算執行進度和存在的問題。3.對于預算執行過程中因特殊情況需要調整預算的，應按照規定的程序進行申請和審批。調整預算的申請應詳細說明調整的原因、調整金額及對預算執行的影響，并經相關部門負責人和公司管理層審核批準。（三）預算考核1.建立行政費用預算考核機制，對各部門的預算執行情況進行考核評價。考核指標包括預算執行率、費用節約率、費用控制達標率等。2.預算考核結果與各部門的績效掛鉤，對預算執行情況良好、費用控制效果顯著的部門給予獎勵；對預算執行不力、超預算支出較多的部門進行通報批評，并相應扣減部門績效分數。四、辦公費用管理（一）辦公用品管理1.采購行政部門應根據辦公用品的使用情況和庫存狀況，定期編制辦公用品采購計劃，經部門負責人審核后實施采購。辦公用品采購應選擇具有良好信譽的供應商，通過招標、詢價、比價等方式確定采購價格，確保采購成本合理。采購的辦公用品應符合公司的質量要求，具備相應的規格、型號和數量，并及時辦理入庫手續。2.領用各部門設立辦公用品領用臺賬，指定專人負責辦公用品的領用登記。員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，注明領用物品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審批后到行政部門領取。行政部門應按照審批后的領用申請表發放辦公用品，并在領用臺賬上做好記錄。3.庫存管理行政部門應建立辦公用品庫存管理制度，定期對庫存辦公用品進行盤點，確保賬實相符。對于庫存積壓或已損壞的辦公用品，應及時清理和處理，避免浪費。根據辦公用品的使用頻率和市場價格波動情況，合理控制辦公用品的庫存數量，減少資金占用。（二）辦公設備管理1.購置各部門因工作需要購置辦公設備時，應提前填寫設備購置申請表，詳細說明購置設備的名稱、型號、數量、用途、預算金額等信息，經部門負責人審核、行政部門審批、公司管理層批準后實施采購。辦公設備采購應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價、比價等方式選擇優質供應商，確保設備質量可靠、價格合理。購置的辦公設備應及時辦理驗收手續，驗收合格后進行固定資產登記，并按照規定計提折舊。2.使用與維護各部門負責本部門辦公設備的日常使用和維護管理，指定專人負責設備的操作和保養，確保設備正常運行。行政部門應制定辦公設備維護保養計劃，定期組織對辦公設備進行檢查、維修和保養，及時解決設備故障和問題。對于需要報廢的辦公設備，由使用部門提出申請，經行政部門鑒定、財務部門審核、公司管理層批準后進行報廢處理，并做好固定資產核銷手續。（三）通訊費用管理1.公司根據員工的工作崗位和業務需求，核定通訊費用標準，并發放通訊補貼。2.員工應嚴格按照公司規定的通訊費用標準使用通訊工具，不得超出標準報銷通訊費用。3.員工報銷通訊費用時，應提供有效的通訊費用發票，并注明手機號碼、通話時長、費用金額等信息。發票應與報銷月份相對應，不得跨月報銷。4.行政部門負責對員工通訊費用報銷情況進行審核，確保報銷費用符合公司規定。對于不符合規定的報銷申請，應予以退回，并說明原因。五、差旅費管理（一）出差審批1.員工因公務需要出差時，應提前填寫出差申請表，注明出差目的地、出差時間、出差事由、預計費用等信息，經部門負責人審批后報分管領導批準。2.如遇緊急情況需要臨時出差，應在出差前通過電話或郵件向部門負責人和分管領導報告，并在出差返回后及時補辦出差審批手續。（二）差旅費標準1.交通費用乘坐飛機應嚴格按照公司規定的艙位等級乘坐，特殊情況需乘坐高于規定艙位等級的，須經分管領導批準。乘坐火車、輪船等交通工具，應根據實際情況選擇合適的車次、船次，盡量選擇經濟實惠的出行方式。市內交通費用應根據出差實際需要合理報銷，一般采用公交、地鐵等公共交通工具，如有特殊情況需要乘坐出租車，應注明原因。2.住宿費用住宿標準應根據出差地區的經濟水平和公司規定執行，一般員工的住宿標準不得超過規定的上限。兩人以上（含兩人）一同出差的，應根據實際情況安排合住，如需單獨住宿，須經分管領導批準。3.餐飲補貼餐飲補貼按照出差自然天數計算，補貼標準根據出差地區的不同分為不同檔次。員工在出差期間應按照規定標準領取餐飲補貼，不再報銷其他餐飲費用，但因業務需要發生的招待客戶費用除外。（三）差旅費報銷1.員工出差返回后，應在規定時間內填寫差旅費報銷單，將出差審批表、出差行程安排、交通票據、住宿發票、餐飲補貼憑證等相關資料一并附上，經部門負責人審核、財務部門審核后報分管領導審批。2.財務部門應嚴格按照公司規定的差旅費標準對報銷憑證進行審核，對不符合規定的報銷項目予以剔除，對超標準報銷的部分不予支付。3.差旅費報銷應采用銀行轉賬方式支付，嚴禁現金支付。報銷金額如有尾數的，應按照四舍五入的原則進行處理。六、業務招待費管理（一）招待審批1.業務招待應遵循必要性、合理性、適度性的原則，嚴格控制招待費用支出。2.因業務需要進行招待時，應提前填寫業務招待申請表，注明招待對象、招待事由、預計費用、招待時間和地點等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后實施招待。3.對于重要客戶或合作伙伴的招待，應報公司總經理批準。（二）招待標準1.業務招待費用應根據招待對象的級別、人數、招待事由等因素合理確定，不得超標準招待。2.招待用餐應選擇經濟實惠、環境適宜的餐廳，避免鋪張浪費。招待用餐標準一般不超過人均[x]元，特殊情況需提高標準的，須經公司總經理批準。3.招待過程中如需贈送禮品，應根據實際情況選擇合適的禮品，禮品價值一般不超過人均[x]元。禮品應體現公司文化和業務特色，不得贈送高檔奢侈品或現金、有價證券等。（三）招待報銷1.業務招待結束后，經辦人應及時填寫業務招待費報銷單，將業務招待申請表、發票、菜單、禮品清單等相關資料一并附上，經部門負責人審核、財務部門審核后報分管領導審批。2.財務部門應嚴格按照公司規定的業務招待費標準對報銷憑證進行審核，對不符合規定的報銷項目予以剔除，對超標準報銷的部分不予支付。3.業務招待費報銷應采用銀行轉賬方式支付，嚴禁現金支付。報銷金額如有尾數的，應按照四舍五入的原則進行處理。七、車輛費用管理（一）車輛購置及租賃1.公司車輛購置應按照公司固定資產管理制度的規定進行審批和采購，確保車輛配置合理、滿足工作需要。2.如需租賃車輛，應選擇具有資質的租賃公司，并簽訂租賃合同。租賃合同應明確租賃期限、租賃費用、租賃車輛的型號和數量、雙方的權利和義務等條款。3.租賃車輛的費用應按照租賃合同的約定及時支付，財務部門應審核租賃發票及相關憑證，確保費用支出合理合規。（二）車輛運行費用1.燃油費公司車輛應實行加油卡管理制度，統一辦理加油卡，由專人負責加油卡的充值和使用管理。駕駛員應按照規定的加油流程進行加油，加油后及時索取加油發票，并在發票上注明車輛牌號、加油日期、加油金額等信息。行政部門應定期對車輛燃油消耗情況進行統計分析，發現異常情況及時查明原因并采取措施。2.過路費、停車費駕駛員在出差或執行公務過程中發生的過路費、停車費，應及時索取發票，并在發票上注明車輛牌號、行駛里程、過路費或停車費金額等信息。過路費、停車費報銷應按照公司費用報銷制度的規定進行審批和支付。3.車輛保險費行政部門應按照公司規定的車輛保險政策，統一辦理車輛保險手續，確保車輛保險的及時續保。車輛保險費用應根據保險合同的約定及時支付，財務部門應審核保險發票及相關憑證，確保費用支出合理合規。4.維修保養費車輛維修保養應選擇正規的汽車維修廠，維修前應填寫車輛維修申請表，注明維修項目、維修預算等信息，經行政部門審批后進行維修。維修完成后，維修廠應提供維修清單和發票，駕駛員應核對維修項目和費用是否與申請一致，并簽字確認。行政部門應定期對車輛維修保養情況進行統計分析，建立車輛維修檔案，跟蹤車輛維修歷史記錄，控制車輛維修費用支出。八、會議費管理（一）會議審批1.公司各部門組織召開會議時，應提前填寫會議申請表，注明會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議內容、預計費用等信息，經部門負責人審核、行政部門審批后實施會議組織工作。2.對于涉及公司重要決策、跨部門協作或對外交流等重要會議，應報公司總經理批準。（二）會議預算1.會議組織部門應根據會議規模、會議內容和會議要求，編制會議預算草案，詳細列出會議場地租賃、設備租賃、資料印刷、餐飲、住宿等各項費用的預計支出金額。2.會議預算草案經行政部門審核、公司管理層批準后執行。會議費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超預算開支。（三）會議報銷1.會議結束后，會議組織部門應及時填寫會議費報銷單，將會議申請表、會議預算、發票、會議簽到表、會議紀要等相關資料一并附上，經部門負責人審核、財務部門審核后報分管領導審批。2.財務部門應嚴格按照公司規定的會議費標準對報銷憑證進行審核，對不符合規定的報銷項目予以剔除，對超標準報銷的部分不予支付。3.會議費報銷應采用銀行轉賬方式支付，嚴禁現金支付。報銷金額如有尾數的，應按照四舍五入的原則進行處理。九、培訓費管理（一）培訓審批1.員工參加外部培訓課程或內部培訓講座，應提前填寫培訓申請表，注明培訓名稱、培訓時間、培訓地點、培訓費用、培訓目的等信息，經部門負責人審核、分管領導批準后參加培訓。2.對于涉及公司核心業務、關鍵技術或重要管理領域的培訓項目，應報公司總經理批準。（二）培訓預算1.人力資源部門應根據公司年度培訓計劃和員工培訓需求，編制培訓費用預算草案，詳細列出各項培訓項目的預計費用支出金額。2.培訓費用預算草案經公司管理層審核通過后，納入公司年度行政費用預算管理。培訓費用應嚴格控制在預算范圍內，不得超預算開支。（三）培訓報銷1.員工培訓結束后，應及時填寫培訓費用報銷單，將培訓申請表、培訓發票、培訓證書、培訓總結報告等相關資料一并附上，經部門負責人審核、財務部門審核后報分管領導審批。2.財務部門應嚴格按照公司規定的培訓費用標準對報銷憑證進行審核，對不符合規定的報銷項目予以剔除，對超標準報銷的部分不予支付。3.培訓費用報銷應采用銀行轉賬方式支付，嚴禁現金支付。報銷金額如有尾數的，應按照四舍五入的原則進行處理。十、其他行政費用管理（一）物業管理費1.行政部門應與物業管理公司簽訂物業服務合同，明確物業服務內容、服務標準、服務費用等條款。2.物業管理費用應按照合同約定及時支付，財務部門應審核物業管理發票及相關憑證，確保費用支出合理合規。3.行政部門應定期對物業管理服務質量進行檢查和評估，發現問題及時與物業管理公司溝通協調，要求其改進服務質量。（二）水電費1.公司應建立水電費管理制度，指定專人負責水電費的抄表、核算和繳費工作。2.每月末，抄表人員應及時抄錄公司各部門的水電表讀數，并將讀數上報給財務部門。財務部門根據抄表數據和水電單價，計算出各部門當月應繳納的水電費金額。3.水電費應按照公司規定的繳費周期及時繳納，不得拖欠。財務部門應審核水電費發票及相關憑證，確保費用支出