公司資料室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司資料室的管理，確保公司各類資料的妥善保管、有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司資料室的管理，包括資料的收集、整理、歸檔、借閱、保管及銷毀等相關事宜。（三）管理職責1.行政部負責資料室的日常管理工作，包括資料的接收、登記、分類、上架、保管、清查等。制定資料室管理制度，并監督執行。協調各部門之間的資料借閱等相關事宜。2.各部門負責本部門資料的收集、整理，并及時移交至資料室。按照規定的程序和要求借閱資料室的資料。配合行政部做好資料室的相關管理工作。二、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括公司章程、制度、通知、報告、會議紀要等。2.業務合同、協議、訂單等。3.市場調研資料、行業分析報告等。4.財務報表、審計報告等財務資料。5.技術文檔、產品說明書、研發資料等。6.員工檔案、培訓資料、績效考核記錄等人事資料。7.其他具有保存價值的資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門資料的收集工作，確保資料的完整性和準確性。2.資料收集后應及時進行初步整理，剔除重復、無效的資料。3.對于重要資料，應進行備份，以防丟失或損壞。（三）整理方法1.按照資料的類別進行分類，如行政文件、業務資料、財務資料等。2.每類資料再根據具體內容進行細分，例如行政文件可分為制度類、通知類等。3.為每份資料編制唯一的編號，以便于管理和查詢。4.建立資料目錄，詳細記錄資料的編號、名稱、日期、來源等信息。三、資料的歸檔（一）歸檔流程1.資料整理完成后，由各部門整理人員填寫《資料歸檔清單》，詳細列出資料的名稱、編號、數量、日期等信息。2.將《資料歸檔清單》連同資料一并提交至行政部資料室管理人員。3.資料室管理人員對提交的資料進行核對，確認無誤后進行歸檔。4.在資料歸檔后，資料室管理人員應及時更新資料目錄。（二）歸檔要求1.歸檔資料應保持整齊、清潔，裝訂成冊或裝入檔案盒。2.對于電子資料，應按照規定的格式和命名規則進行存儲，并建立相應的索引。3.歸檔資料應注明保管期限，以便于后續管理。四、資料的借閱（一）借閱權限1.公司員工因工作需要可借閱資料室的資料，但必須經所在部門負責人批準。2.涉及公司機密的資料，借閱人需經公司主管領導批準。（二）借閱流程1.借閱人填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.將《資料借閱申請表》提交至所在部門負責人審批。3.經批準后，借閱人持申請表到資料室辦理借閱手續。4.資料室管理人員根據申請表提供相應資料，并在《資料借閱登記冊》上登記借閱人姓名、部門、資料名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限為[x]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應提前[x]個工作日向資料室管理人員提出申請。2.涉及公司機密的資料，借閱期限由批準領導根據實際情況確定，最長不超過[x]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如需續借應辦理續借手續。2.歸還資料時，借閱人應確保資料完好無損，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.資料室管理人員在接收歸還資料時，應認真核對資料的完整性和準確性，并在《資料借閱登記冊》上注明歸還日期。五、資料的保管（一）保管環境1.資料室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜等適宜的保管環境。2.配備必要的消防器材、防蟲藥品等設施設備。（二）保管方式1.紙質資料應分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。2.電子資料應存儲在服務器或專用存儲設備上，并定期進行備份。3.對于重要資料，應采取加密存儲等安全措施。（三）定期清查1.資料室管理人員應定期對資料進行清查，確保資料的數量、完整性與資料目錄一致。2.清查周期為每[x]個月一次，清查結果應記錄在《資料清查記錄表》中。3.如發現資料丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。六、資料的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要信息的資料。2.公司內部尚未公開的文件、會議紀要等資料。（二）保密措施1.資料室應設置專門的保密區域，對保密資料進行單獨存放。2.資料室管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露資料內容。3.借閱保密資料的人員應簽署保密協議，承諾對資料內容予以保密。4.對涉及保密資料的計算機等設備應設置密碼保護，并定期更新密碼。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.已過保管期限且無保存價值的資料。2.因公司業務調整等原因不再需要的資料。（二）銷毀流程1.資料室管理人員根據資料的保管期限和實際情況，定期清理擬銷毀的資料，并填寫《資料銷毀申請表》。2.將《資料銷毀申請表》提交至行政部負責人審核。3.經審核批準后，由行政部組織相關人員對擬銷毀的資料進行銷毀。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀資料清單等信息，并由參與人員簽字確認。（三）銷毀方式1.紙質資料應采用粉碎