企業(yè)收發(fā)文管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞及時、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，促進(jìn)公司各項工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.及時高效原則收發(fā)文工作要做到及時處理、迅速傳遞，確保文件不積壓、不延誤，提高工作效率。2.準(zhǔn)確規(guī)范原則收文要準(zhǔn)確登記、分類，發(fā)文要嚴(yán)格按照格式、程序規(guī)范操作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件丟失、泄密。二、收文管理（一）收文渠道1.公司指定專人負(fù)責(zé)接收來自上級主管部門、政府部門、合作單位及其他外部機(jī)構(gòu)的文件，通過郵政快遞、專人送達(dá)、電子文件傳輸?shù)确绞絺鬟f至公司。2.公司內(nèi)部各部門之間的文件傳遞，可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、專人送達(dá)、文件交換箱等方式進(jìn)行。（二）收文登記1.收文人員收到文件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、密級、份數(shù)、附件等信息。2.對于電子文件，應(yīng)記錄文件的存儲位置、文件名、文件格式等，并確保文件能夠正常打開和讀取。（三）文件分類1.根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，將收文分為以下幾類：上級文件：包括上級主管部門、政府部門下發(fā)的各類文件、通知、指示等。平行文件：與公司平級的單位或部門發(fā)來的文件、函件等。下級文件：公司下屬部門上報的文件、報告、請示等。內(nèi)部文件：公司內(nèi)部各部門之間流轉(zhuǎn)的文件、通知、公告等。2.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)在文件首頁加蓋"重要"或"緊急"印章，以便引起相關(guān)人員的重視。（四）文件傳閱1.收文人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，填寫《文件傳閱單》，注明傳閱范圍、傳閱要求和傳閱時間。2.將《文件傳閱單》連同文件一并送呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人傳閱。傳閱順序一般為：公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、其他相關(guān)人員。3.傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，并注明傳閱日期。如對文件內(nèi)容有意見或建議，應(yīng)在備注欄中注明。4.文件傳閱完畢后，收文人員應(yīng)及時收回文件，并檢查文件是否完整、有無損壞。如有問題，應(yīng)及時與傳閱人員溝通解決。（五）文件辦理1.根據(jù)文件要求，相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)文件的具體辦理工作。辦理結(jié)果應(yīng)及時反饋給收文人員。2.對于需要回復(fù)的文件，收文人員應(yīng)及時跟蹤辦理進(jìn)度，確保按時回復(fù)。回復(fù)文件應(yīng)按照發(fā)文程序進(jìn)行審核、簽發(fā)和編號，并加蓋公司印章。3.對于涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭，組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)辦理。辦理過程中應(yīng)明確各部門的職責(zé)和分工，確保文件辦理工作順利進(jìn)行。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，收文人員應(yīng)及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照類別、時間順序進(jìn)行排列，并編制歸檔目錄。2.歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份存放在公司綜合檔案室，另一份由收文部門自行保管。對于重要文件或長期保存的文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。3.電子文件應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行存儲和備份，確保文件的安全性和完整性。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要，撰寫文件初稿。擬稿應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范，并注明主送單位、抄送單位、主題詞等信息。2.審核擬稿完成后，應(yīng)送呈部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與公司整體工作要求一致、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確通順等。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在文件上簽署意見。3.會簽對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并在文件上簽署意見。會簽完成后，由主辦部門將文件匯總整理，再次送呈部門負(fù)責(zé)人審核。4.簽發(fā)經(jīng)審核、會簽后的文件，送呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況，簽署簽發(fā)意見。簽發(fā)后的文件即為定稿。5.編號辦公室負(fù)責(zé)對簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號。編號規(guī)則為：年份+部門代碼+流水號，例如：2023HR001，表示人力資源部2023年第1號文件。6.排版辦公室根據(jù)文件格式要求，對定稿文件進(jìn)行排版。排版應(yīng)做到格式規(guī)范、字體統(tǒng)一、頁面整潔。7.校對排版完成后，由擬稿人或?qū)Ｈ诉M(jìn)行校對。校對內(nèi)容包括文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式排版等。校對無誤后，在文件上簽字確認(rèn)。8.印制校對后的文件由辦公室安排印制。印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)放范圍和實際需要確定。印制完成后，應(yīng)對文件進(jìn)行清點、核對，確保文件質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤。9.蓋章文件印制完成后，由辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司印章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章位置準(zhǔn)確無誤。10.分發(fā)辦公室根據(jù)文件的發(fā)放范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)方式可采用專人送達(dá)、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送、文件交換箱等方式。分發(fā)時應(yīng)做好文件發(fā)放記錄，注明文件名稱、文號、發(fā)放日期、發(fā)放對象等信息。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文統(tǒng)一使用A4紙打印，頁面設(shè)置為：上、下、左、右頁邊距各為2.5厘米，頁眉、頁腳各為1.5厘米。2.發(fā)文標(biāo)題應(yīng)使用二號宋體加粗，正文應(yīng)使用三號仿宋體，行距為固定值28磅。3.發(fā)文編號應(yīng)位于文件首頁右上角，字體為四號仿宋體。4.主送單位、抄送單位應(yīng)位于文件首頁左上角，字體為四號仿宋體。5.正文內(nèi)容較多時，可根據(jù)需要進(jìn)行分頁。分頁時應(yīng)在每頁右下角注明頁碼，格式為"第x頁共x頁"。6.文件落款應(yīng)注明發(fā)文部門名稱，并加蓋公司印章。印章應(yīng)端正、清晰，位于正文右下方落款處。（三）特殊文件發(fā)文要求1.上行文上行文是指公司向上級主管部門、政府部門報送的文件，如請示、報告等。上行文應(yīng)嚴(yán)格按照上級部門的要求和格式進(jìn)行撰寫，內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、詳實、規(guī)范。上行文在報送前，應(yīng)經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。2.平行文平行文是指公司與平級單位或部門之間往來的文件，如函件、通知等。平行文應(yīng)注重語言表達(dá)的禮貌、得體，內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、針對性強(qiáng)。平行文在發(fā)送前，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。3.下行文下行文是指公司向下屬部門發(fā)布的文件，如通知、決定、通報等。下行文應(yīng)明確傳達(dá)公司的工作要求和部署，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)性和權(quán)威性。下行文在發(fā)布前，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，保守公司機(jī)密。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播公司機(jī)密文件。（二）文件存儲與保管1.公司機(jī)密文件應(yīng)存儲在專用的文件柜或保密設(shè)備中，并設(shè)置密碼或權(quán)限進(jìn)行保護(hù)。2.電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行加密處理。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.文件保管人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清查、核對，確保文件的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。（三）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀文件時，應(yīng)填寫《文件銷毀清單》，注明文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.文件銷毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)。3.嚴(yán)禁將公司機(jī)密文件作為廢品出售或隨意丟棄。五、文件信息化管理（一）辦公自動化系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子傳輸、流轉(zhuǎn)、審批等功能。2.員工應(yīng)熟練掌握辦公自動化系統(tǒng)的操作方法，按照系統(tǒng)流程進(jìn)行文件的處理和流轉(zhuǎn)。3.辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置文件權(quán)限管理功能，根據(jù)員工的崗位職責(zé)和工作需要，分配相應(yīng)的文件操作權(quán)限，確保文件信息的安全。（二）電子文件管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)電子文件的管理，制定電子文件管理制度和操作規(guī)范。2.電子文件應(yīng)按照文件類別、時間順序進(jìn)行分類存儲，并建立索引目錄，方便查詢和檢索。3.定期對電子文件進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子文件的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等安全措施，防止電子文件被篡改、刪除或感染病毒。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)對收發(fā)文管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保各項制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件登記、傳閱、辦理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率，以及文件保密管理、信息化管理等方面的落實情況。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機(jī)制1.將收發(fā)文管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的收發(fā)文工作進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括文件處理及時率、文