軟件外包規(guī)范管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司軟件外包業(yè)務流程，確保外包項目的質量、進度、成本及安全，保障公司與外包供應商的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有軟件外包項目，包括但不限于軟件開發(fā)、軟件測試、軟件維護及相關技術服務等外包業(yè)務。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包業(yè)務必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.質量至上原則：確保外包軟件產(chǎn)品及服務符合公司業(yè)務需求和質量標準。3.成本效益原則：在保證項目質量的前提下，合理控制外包成本，提高資源利用效率。4.風險可控原則：識別、評估和應對外包過程中的各類風險，確保項目順利進行。二、外包供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選建立供應商信息庫，收集潛在供應商的基本資料、資質證書、業(yè)績案例、技術能力、服務質量等信息。根據(jù)項目需求，從信息庫中篩選出符合條件的供應商進行初步評估。2.實地考察對于重點或大型外包項目，組織相關人員對候選供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的辦公環(huán)境、技術團隊、質量管理體系、項目管理能力等方面。3.綜合評估成立評估小組，從技術能力、服務質量、價格水平、信譽口碑等維度對供應商進行綜合評估。評估方式可采用問卷調查、面談、案例分析、參考行業(yè)評價等多種形式。4.選定供應商根據(jù)綜合評估結果，選擇得分最高且滿足項目要求的供應商作為合作對象。與選定的供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利義務、服務內容、質量標準、價格條款、付款方式、保密條款等關鍵事項。（二）供應商考核1.考核指標設定建立供應商考核指標體系，包括項目進度、質量、成本控制、服務響應、團隊協(xié)作等方面。明確各項指標的權重及考核標準，確保考核的科學性和客觀性。2.定期考核每月或每季度對供應商進行一次定期考核。考核方式包括項目文檔審查、現(xiàn)場檢查、客戶反饋收集、數(shù)據(jù)分析等。3.不定期抽查不定期對供應商的項目執(zhí)行情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.考核結果應用根據(jù)考核結果，對供應商進行分類管理。對于考核優(yōu)秀的供應商，給予表彰和獎勵，優(yōu)先考慮后續(xù)合作項目；對于考核不合格的供應商，發(fā)出整改通知，要求限期整改；如多次整改仍不合格，終止合作協(xié)議。（三）供應商關系維護1.溝通機制建立與供應商建立定期溝通會議制度，及時交流項目進展情況、存在問題及解決方案。設立專門的溝通渠道，如郵件、即時通訊工具等，方便雙方隨時溝通協(xié)調。2.培訓與支持根據(jù)項目需求，為供應商提供必要的培訓和技術支持，幫助其更好地理解和滿足公司要求。分享行業(yè)最佳實踐和技術發(fā)展趨勢，促進供應商提升自身能力。3.合作項目復盤在每個外包項目結束后，組織雙方進行項目復盤，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議。通過復盤，不斷優(yōu)化合作流程和方式，提高合作效率和質量。三、外包項目流程管理（一）項目啟動1.需求調研由公司業(yè)務部門與外包供應商共同開展需求調研工作。深入了解公司業(yè)務流程、功能需求、性能要求、用戶界面設計等方面的內容，形成詳細的需求文檔。2.項目計劃制定外包供應商根據(jù)需求文檔制定項目計劃，明確項目的各個階段、任務、時間節(jié)點、責任人等。項目計劃應經(jīng)公司相關部門審核確認后實施。3.項目啟動會議組織召開項目啟動會議，參加人員包括公司業(yè)務部門、技術部門、質量部門、外包供應商項目團隊等。在會議上明確項目目標、任務分工、溝通機制、質量標準、驗收流程等關鍵事項，確保各方對項目有清晰的認識和理解。（二）項目執(zhí)行1.進度跟蹤建立項目進度跟蹤機制，定期對外包項目的進展情況進行檢查和評估。要求供應商每周提交項目進度報告，及時掌握項目實際進度與計劃進度的差異。對于進度滯后的項目，分析原因，采取有效的措施進行督促和協(xié)調，確保項目按時完成。2.質量控制制定軟件質量保證計劃，明確質量目標、質量標準、質量控制流程和方法。加強對項目開發(fā)過程的質量監(jiān)控，定期進行代碼審查、測試用例評審、測試執(zhí)行等工作，確保軟件質量符合要求。建立質量問題反饋和處理機制，對于發(fā)現(xiàn)的質量問題，及時通知供應商進行整改，并跟蹤整改結果。3.風險管理識別項目執(zhí)行過程中可能面臨的風險，如技術風險、人員風險、需求變更風險、合同風險等。對風險進行評估和分析，制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。定期對風險狀況進行監(jiān)控和評估，及時調整風險應對策略。（三）項目驗收1.驗收準備外包供應商完成項目開發(fā)和測試工作后，向公司提交項目驗收申請。公司組織相關部門和人員對項目進行驗收準備工作，包括組建驗收小組、熟悉項目需求和文檔、制定驗收方案等。2.驗收實施按照驗收方案，對軟件產(chǎn)品的功能、性能、質量、文檔等進行全面檢查和測試。驗收方式可采用文檔審查、演示測試、用戶試用、第三方測試等多種形式。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要求供應商限期整改，直至達到驗收標準。3.驗收報告驗收完成后，驗收小組出具驗收報告，明確項目是否通過驗收。驗收報告應包括項目概述、驗收依據(jù)、驗收內容、驗收結果、問題整改情況等內容。如項目通過驗收，辦理項目交付手續(xù)；如未通過驗收，按照合同約定處理，要求供應商繼續(xù)整改或承擔相應責任。四、外包項目文檔管理（一）文檔分類1.需求文檔：包括項目需求規(guī)格說明書、用戶需求報告、業(yè)務流程文檔等，記錄項目的業(yè)務需求和功能要求。2.設計文檔：如軟件架構設計文檔、數(shù)據(jù)庫設計文檔、詳細設計文檔等，描述軟件的設計思路和技術方案。3.開發(fā)文檔：包括代碼注釋、開發(fā)日志、測試計劃、測試用例、測試報告等，反映項目的開發(fā)過程和測試情況。4.項目管理文檔：如項目計劃、項目進度報告、項目變更記錄、項目總結報告等，用于項目的管理和監(jiān)控。5.其他文檔：如合同協(xié)議、保密協(xié)議、培訓資料等與項目相關的其他文檔。（二）文檔編寫規(guī)范1.統(tǒng)一格式：制定文檔編寫格式規(guī)范，包括字體、字號、排版、編號等要求，確保文檔的規(guī)范性和一致性。2.內容完整：文檔應包含項目相關的必要信息，確保內容完整、準確、清晰，能夠滿足項目管理和后續(xù)維護的需要。3.及時更新：隨著項目的進展，及時更新文檔內容，保證文檔與項目實際情況相符。（三）文檔存儲與保管1.集中存儲：建立公司統(tǒng)一的文檔存儲庫，將外包項目文檔集中存儲在指定的服務器或存儲設備上。2.權限管理：根據(jù)人員職責和項目需求，設置不同的文檔訪問權限，確保文檔的安全性和保密性。3.備份與恢復：定期對文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在需要時能夠及時恢復文檔。4.文檔保管期限：根據(jù)項目性質和公司規(guī)定，確定文檔的保管期限。保管期限屆滿后，按照公司檔案管理規(guī)定進行銷毀或存檔處理。五、外包項目成本管理（一）成本預算編制1.成本估算外包供應商根據(jù)項目需求和計劃，對項目所需的人力、物力、財力等資源進行詳細估算。估算內容包括軟件開發(fā)成本、測試成本、項目管理成本、差旅費、培訓費用等。2.預算編制公司財務部門會同業(yè)務部門、技術部門等對供應商的成本估算進行審核和調整。根據(jù)審核后的成本估算，編制項目成本預算，明確項目的總預算和各階段預算。3.預算審批項目成本預算經(jīng)公司管理層審批后生效，作為項目成本控制的依據(jù)。（二）成本控制與核算1.成本監(jiān)控建立項目成本監(jiān)控機制，定期對項目成本支出情況進行檢查和分析。對比實際成本與預算成本，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差，并分析偏差原因。2.成本核算每月或每季度對項目成本進行核算，準確記錄項目的實際成本支出。成本核算應按照成本預算項目進行分類統(tǒng)計，確保成本數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.成本控制措施根據(jù)成本偏差情況，采取相應的成本控制措施。如優(yōu)化項目流程、調整資源配置、與供應商協(xié)商降低成本等。對于因特殊原因導致成本超支的項目，及時進行評估和審批，采取追加預算等措施進行處理。（三）成本結算與支付1.結算依據(jù)根據(jù)項目合同約定和項目驗收情況，確定成本結算的依據(jù)和方式。結算內容包括項目完成的工作量、質量驗收情況、成本支出明細等。2.結算流程外包供應商提交項目成本結算申請，附上相關的結算資料。公司業(yè)務部門、技術部門、質量部門等對結算申請進行審核，確認無誤后提交財務部門。財務部門根據(jù)審核結果進行成本結算，開具結算發(fā)票，并按照合同約定支付款項。3.支付審批項目成本支付需按照公司財務審批流程進行審批，確保支付的合規(guī)性和安全性。六、外包項目保密管理（一）保密責任界定1.公司責任公司有責任對外包項目涉及的公司內部信息、業(yè)務數(shù)據(jù)、技術資料等進行保密管理。制定公司內部保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責任等內容，并組織相關人員進行培訓。2.供應商責任外包供應商在合作期間有義務對公司提供的保密信息進行嚴格保密。在合作協(xié)議中明確保密條款，要求供應商采取有效的保密措施，防止保密信息泄露。（二）保密措施1.人員管理對參與外包項目的公司員工和供應商人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。對外包項目人員進行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識。2.物理安全對涉及保密信息的辦公場所、服務器、存儲設備等采取物理安全措施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、加密存儲等。3.網(wǎng)絡安全加強網(wǎng)絡安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密傳輸?shù)燃夹g手段，防止外部網(wǎng)絡攻擊和信息泄露。4.文檔管理對保密文檔進行標識、分類、存儲和保管，嚴格控制文檔的訪問權限。對外包項目文檔的傳遞和使用進行嚴格登記和審批，確保文檔不被非法獲取和傳播。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期檢查定期對公司內部和外包供應商的保密措施執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.