融資租賃資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司融資租賃業務資料的管理，規范資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司融資租賃業務涉及的所有資料管理，包括但不限于項目立項資料、盡職調查資料、合同文件、租金管理資料、風險管理資料等。（三）基本原則1.集中管理原則：融資租賃資料實行集中統一管理，明確專人負責，確保資料管理的規范性和一致性。2.真實完整原則：資料應如實反映融資租賃業務的全過程，保證資料的真實性、準確性和完整性。3.安全保密原則：嚴格保密資料內容，防止資料泄露，確保公司商業秘密和客戶信息安全。4.便捷高效原則：在保證資料安全和規范管理的前提下，優化資料管理流程，提高資料檢索和使用效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.項目立項資料：包括項目可行性研究報告、立項申請、市場調研報告等。2.盡職調查資料：涵蓋承租人基本情況、財務狀況、經營狀況、行業分析、抵押物評估報告等。3.合同文件：租賃合同、擔保合同、抵押合同、保險合同等。4.租金管理資料：租金計算表、租金支付記錄、逾期租金處理文件等。5.風險管理資料：風險評估報告、風險監控記錄、風險處置方案等。6.其他資料：與融資租賃業務相關的會議紀要、往來函件、法律意見書等。（二）編號規則為便于資料的識別和管理，對各類資料進行統一編號。編號采用"業務類型年份順序號"的格式。例如："RZ2023001"，其中"RZ"代表融資租賃業務，"2023"表示年份，"001"為該年份內該類資料的順序號。三、資料收集與整理（一）收集職責1.業務部門：負責收集本部門在融資租賃業務開展過程中產生的各類資料，確保資料的及時、完整。2.風險管理部門：收集與風險評估、監控、處置相關的資料。3.財務部門：負責收集租金管理等財務相關資料。4.法務部門：提供法律意見書等法律相關資料。（二）收集要求1.資料收集應按照業務流程同步進行，確保在業務活動發生時及時獲取相關資料。2.收集的資料應字跡清晰、內容完整，簽字蓋章齊全。3.對于外部獲取的資料，應確保其來源可靠，具有法律效力。（三）整理要求1.收集后的資料應進行分類整理，按照編號規則進行編號，并建立相應的索引目錄。2.對資料進行排序，確保資料的邏輯性和連貫性。3.對于破損、缺失的資料，應及時進行修復和補充。四、資料歸檔（一）歸檔時間1.業務部門應在每筆融資租賃業務完成后[x]個工作日內，將整理好的資料移交至檔案管理部門歸檔。2.對于階段性業務成果資料，應在相應階段結束后及時歸檔。（二）歸檔流程1.業務部門填寫《資料歸檔清單》，詳細列出移交資料的名稱、編號、數量等信息。2.檔案管理部門對移交資料進行核對，確認無誤后在《資料歸檔清單》上簽字接收。3.檔案管理部門按照檔案分類標準對資料進行歸檔存放，并更新檔案目錄。五、資料保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和年份進行分類存放。2.電子檔案應存儲在服務器或外部存儲設備上，并進行定期備份。備份數據應異地存放，確保數據安全。（二）保管環境1.檔案存放場所應保持清潔、干燥、通風，溫度和濕度應符合國家相關標準。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案安全。（三）保管期限1.融資租賃業務資料的保管期限根據相關法律法規和公司規定執行。一般情況下，項目立項資料、盡職調查資料、合同文件等重要資料保管期限為[x]年；租金管理資料、風險管理資料等保管期限為[x]年。2.對于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的資料，應在案件處理完畢后繼續保管[x]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整性和準確性。2.清查過程中發現檔案缺失、損壞等情況，應及時查明原因并采取相應的補救措施。六、資料查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的資料，需經公司分管領導審批后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱資料的，應提交正式的查閱申請函，并提供有效身份證明文件，經公司法務部門審核、公司分管領導審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應對查閱資料的人員、時間、內容等進行詳細登記，查閱人員應在《資料查閱登記表》上簽字確認。（三）資料使用限制1.查閱人員不得擅自復印、拍照、掃描、傳播資料內容，如需復制資料，應按照公司規定辦理相關手續。2.資料僅供查閱人員在規定的使用范圍內使用，不得用于其他目的。七、資料借閱（一）借閱申請公司內部人員因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續。（二）借閱期限資料借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門申請并說明理由，經批準后方可延長。（三）借閱歸還借閱人員應在規定期限內歸還所借資料，檔案管理部門應對歸還資料進行檢查，如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且公司認為該資料已無保存價值的，可以進行銷毀。2.因業務調整、機構變更等原因，導致某些資料不再適用且無保存必要的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀資料的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.經公司分管領導審批后，由檔案管理部門會同相關部門組成銷毀小組，對資料進行集中銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。4.銷毀完成后，在《資料銷毀申請表》上注明銷毀情況，并將申請表歸檔保存。九、保密管理（一）保密責任1.公司所有員工應嚴格遵守公司保密制度，對在工作中接觸到的融資租賃資料負有保密義務。2.各部門負責人應加強對本部門員工的保密教育，確保員工了解并遵守保密規定。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應進行加密存儲和傳輸，限制訪問權限。2.在資料查閱、使用、借閱等過程中，應采取必要的保密措施，防止資料泄露。3.與外部單位或個人合作過程中，如需提供資料，應簽訂保密協議，明確雙方的保密責任。（三）保密監督與檢查1.公司定期對保密制度的執行情況進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對于違反保密制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。十、信息化管理（一）資料電子化1.逐步推進融資租賃資料的電子化管理，將紙質資料掃描成電子文檔進行存儲。2.電子文檔應按照檔案分類標準進行命名和存儲，確保與紙質檔案一一對應，便于查詢和管理。（二）電子檔案系統建設建立完善的電子檔案管理系統，實現資料的在線查閱、借閱、審批等功能。1.系統應具備權限管理功能，根據員工的工作職責和權限，設置不同的訪問級別。2.能夠對電子檔案進行分類檢索、全文檢索，提高資料查找效率。3.記錄電子檔案的操作日志，包括查閱、修改、刪除等操作，便于審計和追溯。（三）數據安全管理1.加強電子檔案系統的數據安全防護，采取防火墻、