運輸公司單證管理制度?一、總則（一）目的為加強公司單證管理，規(guī)范單證的填制、流轉(zhuǎn)、保管及核銷等工作流程，確保單證的真實性、完整性和及時性，有效防范經(jīng)營風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及的各類運輸單證，包括但不限于貨物托運單、運輸合同、提單、運單、發(fā)票、報關(guān)單、報檢單等。（三）基本原則1.合法性原則：單證的填制和使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：單證信息應(yīng)準確無誤，如實反映運輸業(yè)務(wù)的實際情況。3.完整性原則：單證應(yīng)包含所有必要的信息和簽章，不得遺漏重要內(nèi)容。4.及時性原則：單證應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)填制、流轉(zhuǎn)和歸檔，確保業(yè)務(wù)流程的順暢進行。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密和客戶隱私的單證信息應(yīng)嚴格保密，防止泄露。二、單證的種類及用途（一）貨物托運單1.定義：貨物托運單是托運人向承運人提出貨物運輸申請的單據(jù)，也是雙方簽訂運輸合同的初步憑證。2.用途：記錄貨物的基本信息、托運人及收貨人的信息、運輸要求等，作為承運人安排運輸計劃、組織運輸作業(yè)的依據(jù)。（二）運輸合同1.定義：運輸合同是明確承運人與托運人之間權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2.用途：詳細規(guī)定雙方在貨物運輸過程中的責任、義務(wù)、運費及支付方式、運輸期限、貨物交接等條款，保障雙方的合法權(quán)益。（三）提單1.定義：提單是貨物收據(jù)、運輸合同證明和物權(quán)憑證，是承運人簽發(fā)給托運人的貨物收據(jù)，表明承運人已收到或接管提單上所列的貨物，并負責將貨物運至指定目的地交付給提單持有人。2.用途：在國際貿(mào)易中，提單是貨物所有權(quán)的憑證，可用于結(jié)匯、提貨等操作。（四）運單1.定義：運單是公路、鐵路、航空等運輸方式中使用的貨物運輸憑證，記錄貨物運輸?shù)脑敿毿畔ⅰ?.用途：作為運輸過程中貨物交接、計費、查詢等的依據(jù)，同時也是運輸責任劃分的重要憑證。（五）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.用途：用于結(jié)算運費、確認收入，同時也是稅務(wù)申報和財務(wù)管理的重要依據(jù)。（六）報關(guān)單1.定義：報關(guān)單是指進出口貨物收發(fā)貨人或其代理人，按照海關(guān)規(guī)定的格式對進出口貨物的實際情況做出書面申明，以此要求海關(guān)對其貨物按適用的海關(guān)制度辦理通關(guān)手續(xù)的法律文書。2.用途：向海關(guān)申報進出口貨物的詳細情況，辦理通關(guān)手續(xù)，繳納關(guān)稅等稅費。（七）報檢單1.定義：報檢單是指進出口貨物的收發(fā)貨人或其代理人向出入境檢驗檢疫機構(gòu)申請檢驗檢疫時填寫的單據(jù)。2.用途：作為檢驗檢疫機構(gòu)對進出口貨物進行檢驗檢疫的依據(jù)，確保貨物符合相關(guān)標準和規(guī)定。三、單證的填制規(guī)范（一）基本要求1.單證應(yīng)使用黑色或藍色墨水鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補。2.所有單證內(nèi)容應(yīng)填寫完整，不得遺漏必填項目。（二）具體內(nèi)容填制規(guī)范1.貨物托運單托運人信息：填寫托運人的全稱、地址、聯(lián)系方式等準確信息。收貨人信息：填寫收貨人的全稱、地址、聯(lián)系方式等準確信息。貨物信息：詳細填寫貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、體積等，如有特殊要求應(yīng)注明。運輸要求：注明運輸方式、運輸期限、裝卸地點等。2.運輸合同合同雙方信息：填寫雙方的全稱、地址、聯(lián)系方式等。貨物信息：同貨物托運單要求。運輸條款：明確運費及支付方式、運輸期限、貨物交接方式、違約責任等條款。雙方簽章：合同雙方應(yīng)加蓋公章或合同專用章，并由授權(quán)代表簽字。3.提單托運人信息：填寫托運人的全稱、地址、聯(lián)系方式等。收貨人信息：填寫收貨人的全稱、地址、聯(lián)系方式等，可分為記名提單、指示提單和不記名提單，應(yīng)根據(jù)實際情況填寫。通知人信息：填寫通知人的全稱、地址、聯(lián)系方式等，以便貨物到達目的港時能夠及時通知提貨。貨物信息：同貨物托運單要求。提單編號：由承運人按照一定規(guī)則編制，具有唯一性。簽單日期：填寫提單的簽發(fā)日期。承運人簽章：加蓋承運人公章或提單專用章，并由授權(quán)代表簽字。4.運單托運人信息：填寫托運人的全稱、地址、聯(lián)系方式等。收貨人信息：填寫收貨人的全稱、地址、聯(lián)系方式等。貨物信息：同貨物托運單要求。運輸信息：注明運輸方式、運輸路線、運輸工具等。運費信息：填寫運費金額及支付方式。承運人簽章：加蓋承運人公章或運單專用章，并由授權(quán)代表簽字。5.發(fā)票開票信息：填寫開票方和受票方的全稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱：填寫運輸服務(wù)的詳細內(nèi)容。規(guī)格型號：如有需要可填寫。單位：填寫貨物或服務(wù)的計量單位。數(shù)量：填寫運輸貨物的數(shù)量。單價：填寫運輸服務(wù)的單價。金額：填寫運輸服務(wù)的總金額。稅率：填寫適用的稅率。稅額：根據(jù)金額和稅率計算得出。價稅合計：填寫金額與稅額之和。開票人：填寫負責開票的人員姓名。收款人：填寫負責收款的人員姓名。開票日期：填寫發(fā)票的開具日期。發(fā)票專用章：加蓋開票方發(fā)票專用章。6.報關(guān)單申報單位信息：填寫報關(guān)單位的全稱、海關(guān)注冊編碼、地址、聯(lián)系方式等。收發(fā)貨人信息：填寫進出口貨物收發(fā)貨人的全稱、海關(guān)注冊編碼、地址、聯(lián)系方式等。運輸工具名稱：填寫運輸貨物的運輸工具名稱及航次號等。提運單號：填寫提單或運單的編號。貿(mào)易方式：根據(jù)實際貿(mào)易情況填寫，如一般貿(mào)易、來料加工、進料加工等。征免性質(zhì)：填寫海關(guān)規(guī)定的征免性質(zhì)代碼，如一般征稅、科教用品等。許可證號：如有進出口許可證等相關(guān)證件，填寫證件編號。起運國（地區(qū)）/運抵國（地區(qū)）：填寫貨物的起始國家或地區(qū)和最終到達國家或地區(qū)。裝貨港/指運港：填寫貨物的裝貨港口和目的港口。境內(nèi)貨源地/境內(nèi)目的地：填寫貨物在國內(nèi)的產(chǎn)地或最終消費地。批準文號：如有相關(guān)批準文件，填寫文件編號。成交方式：填寫國際貿(mào)易中常用的成交方式，如FOB、CIF、CFR等。運費、保費：填寫貨物運輸過程中產(chǎn)生的運費和保險費金額。雜費：填寫其他相關(guān)費用。合同協(xié)議號：填寫進出口貨物合同或協(xié)議的編號。件數(shù)、包裝種類、毛重、凈重：填寫貨物的包裝數(shù)量、種類、毛重和凈重。集裝箱號：如有集裝箱運輸，填寫集裝箱編號。隨附單據(jù)：填寫隨報關(guān)單一同提交的其他單據(jù)名稱及編號。標記嘜碼及備注：填寫貨物的標記嘜碼及其他需要說明的事項。商品編號：填寫貨物對應(yīng)的海關(guān)商品編碼。商品名稱、規(guī)格型號：填寫貨物的詳細名稱和規(guī)格型號。數(shù)量及單位：填寫貨物的實際數(shù)量及計量單位。原產(chǎn)國（地區(qū)）/最終目的國（地區(qū)）：填寫貨物的原產(chǎn)國家或地區(qū)和最終消費國家或地區(qū)。單價、總價、幣制：填寫貨物的單價、總價及使用的貨幣種類。征免：填寫海關(guān)規(guī)定的征免方式，如照章征稅、全免、特案減免等。錄入員、錄入單位：填寫報關(guān)單的錄入人員姓名和錄入單位名稱。申報單位簽章：加蓋報關(guān)單位公章，并由報關(guān)員簽字。海關(guān)批注及簽章：由海關(guān)審核后批注并加蓋印章。7.報檢單報檢單位信息：填寫報檢單位的全稱、地址、聯(lián)系方式、報檢員姓名及報檢員證號等。發(fā)貨人信息：填寫出口貨物發(fā)貨人的全稱、地址、聯(lián)系方式等。收貨人信息：填寫進口貨物收貨人的全稱、地址、聯(lián)系方式等。貨物信息：同報關(guān)單要求，詳細填寫貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、包裝等。運輸信息：注明運輸工具名稱、運輸路線、啟運地、目的地等。貿(mào)易方式：填寫實際貿(mào)易方式，如一般貿(mào)易、進料加工、來料加工等。貨物總值：填寫貨物的總價值。包裝種類及數(shù)量：填寫貨物的包裝種類和數(shù)量。運輸包裝情況：描述運輸包裝的狀況，如是否完好、有無破損等。標記及號碼：填寫貨物的標記嘜碼及號碼。用途：填寫貨物的用途，如生產(chǎn)、銷售、自用等。發(fā)貨日期：填寫貨物的實際發(fā)貨日期。輸往國家（地區(qū)）：填寫貨物出口的國家或地區(qū)。許可證/審批號：如有相關(guān)許可證或?qū)徟募顚懳募幪枴：贤⑿庞米C訂立的檢驗檢疫條款或特殊要求：填寫合同或信用證中規(guī)定的檢驗檢疫條款和特殊要求。隨附單據(jù)：填寫隨報檢單一同提交的其他單據(jù)名稱及編號，如合同、發(fā)票、裝箱單等。需要證單名稱：根據(jù)實際需要勾選所需的檢驗檢疫證書種類。報檢人鄭重聲明：由報檢單位法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋報檢單位公章。檢驗檢疫機構(gòu)受理報檢時間：由檢驗檢疫機構(gòu)填寫受理報檢的日期。檢驗檢疫機構(gòu)及經(jīng)辦人簽章：加蓋檢驗檢疫機構(gòu)公章，并由經(jīng)辦人簽字。四、單證的流轉(zhuǎn)程序（一）貨物托運階段1.托運人根據(jù)運輸需求填寫貨物托運單，提交給公司業(yè)務(wù)部門。2.業(yè)務(wù)部門審核托運單內(nèi)容的完整性和準確性，對于不符合要求的，及時通知托運人補充或修改。3.審核通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)托運單安排運輸計劃，并將托運單信息傳遞給調(diào)度部門。（二）運輸調(diào)度階段1.調(diào)度部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門傳遞的托運單信息，安排合適的運輸車輛、駕駛員等運輸資源。2.調(diào)度部門將運輸任務(wù)下達給駕駛員，并提供運輸合同模板。3.駕駛員與托運人或其代理人簽訂運輸合同，合同簽訂后，駕駛員將運輸合同副本交回調(diào)度部門存檔。（三）運輸執(zhí)行階段1.駕駛員憑運輸合同和托運單到倉庫提貨，提貨時應(yīng)與倉庫管理人員辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接清單。2.貨物交接完成后，駕駛員將貨物運輸至目的地，在目的地與收貨人辦理貨物交付手續(xù)，收貨人在運單上簽字確認。3.運輸過程中，駕駛員應(yīng)妥善保管運輸單證，如有丟失或損壞應(yīng)及時報告。（四）運費結(jié)算階段1.運輸任務(wù)完成后，駕駛員將運單、發(fā)票等單證交回公司財務(wù)部門。2.財務(wù)部門根據(jù)運單和發(fā)票等單證進行運費結(jié)算，審核運費金額的準確性，并與托運人或收貨人進行核對。3.核對無誤后，財務(wù)部門辦理運費支付手續(xù)，并將相關(guān)單證存檔。（五）報關(guān)報檢階段（如有進出口業(yè)務(wù)）1.對于進出口運輸業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門在貨物發(fā)運前，根據(jù)海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)的要求，準備報關(guān)單、報檢單等相關(guān)單證。2.報關(guān)報檢人員將填寫好的報關(guān)單、報檢單及其他隨附單據(jù)提交給海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)進行申報。3.海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)審核申報單證，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知報關(guān)報檢人員進行修改或補充。4.審核通過后，海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)辦理通關(guān)手續(xù)和檢驗檢疫手續(xù)，并出具相關(guān)單證，如報關(guān)單退稅聯(lián)、檢驗檢疫證書等，報關(guān)報檢人員將這些單證取回交回公司存檔。五、單證的保管與存檔（一）保管責任1.各部門負責本部門所使用單證的保管工作，指定專人負責，并明確保管職責。2.駕駛員負責運輸過程中單證的保管，確保單證的安全和完整。（二）保管期限1.一般單證的保管期限為[X]年，重要單證的保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，如提單、報關(guān)單等應(yīng)長期保管。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準，可按照規(guī)定進行銷毀處理。（三）存檔方式1.單證應(yīng)按照類別、時間順序等進行分類整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行存檔。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，確保檔案存放有序、便于查找。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、單證的核銷（一）核銷流程1.業(yè)務(wù)部門定期對已完成運輸任務(wù)的單證進行清理，核對單證的使用情況和流轉(zhuǎn)記錄。2.財務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的單證使用情況，對運費結(jié)算情況進行核對，確保運費已足額收取且單證已全部收回。3.對于已核銷的單證，應(yīng)在單證上加蓋"已核銷"章，并注明核銷日期和核銷人員。（二）核銷監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對單證的核銷情況進行審計監(jiān)督，檢查核銷流程是否合規(guī)、核銷記錄是否準確完整。2.如發(fā)現(xiàn)核銷過程中存在問題，應(yīng)及時查明原因并進行整改，對相關(guān)責任人進行責任追究。七、單證的遺失與補辦（一）遺失報告1.發(fā)現(xiàn)單證遺失后，相關(guān)責任人應(yīng)立即向本部門負責人報告，并說明遺失的時間、地點、單證種類及數(shù)量等情況。2.部門負責人接到報告后，應(yīng)及時向公司分管領(lǐng)導報告，并采取措施防止因單證遺失可能帶來的風險。（二）補辦程序1.根據(jù)遺失單證的種類和用途，由相關(guān)責任人按照原單證的填制規(guī)范和要求，重新填寫補辦申請。2.補辦申請經(jīng)部門負責人審核后，提交給公司相關(guān)部門審批。3.審批通過后，由責任人負責辦理單證的補辦手續(xù)，并確保補辦的單證與原單證內(nèi)容一致。（三）責任追究1.對于因保管不善導致單證遺失的責任人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、解除勞動合同等。2.因單證遺失給公司造成經(jīng)濟損失的，責任人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。八、單證的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、運輸業(yè)務(wù)信息等的單證內(nèi)容。2.公司內(nèi)部制定的單證管理制度、流程及相關(guān)文件等。（二）保密措施1.對接觸單證的人員進行保密培訓，明確保密責任和義