規范對外發文管理制度?總則目的為加強公司對外發文管理，規范發文流程，提高文件質量和傳遞效率，確保公司對外信息發布的準確性、規范性和一致性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門以公司名義對外發出的各類文件、函件、通知、報告、請示等（以下統稱"文件"）。基本原則1.準確性原則：文件內容應準確反映公司意圖，數據、事實等應真實可靠。2.規范性原則：文件格式、排版、用語等應符合國家法律法規、行業標準及公司相關規定。3.及時性原則：根據工作需要及時發文，確保信息傳遞的時效性。4.保密性原則：涉及公司機密的文件應嚴格按照保密規定進行管理和傳遞。發文主體與職責發文主體公司各部門在其職責范圍內有權代表公司對外發文，但必須遵守本制度規定。職責分工1.起草部門負責文件的起草工作，確保文件內容準確、完整、清晰，符合公司政策和實際情況。對文件涉及的業務事項進行審核，確保文件具有可操作性。在文件起草過程中，如需征求其他部門意見，應及時溝通協調。2.審核部門負責對文件內容進行審核，重點審核文件的合法性、合規性、準確性、完整性以及與公司整體戰略和政策的一致性。對文件格式、排版、用語等進行規范性審核。提出審核意見，對于不符合要求的文件，退回起草部門修改。3.簽發部門根據文件性質和內容，由相應的公司領導進行簽發。簽發人應對文件的真實性、準確性、合法性負責，簽署明確的意見并簽字確認。4.發文部門負責文件的編號、排版、印制、蓋章、分發等工作。確保文件按照規定的流程和時間要求發出，并跟蹤文件的發送情況和執行效果。5.存檔部門負責對已發出的文件進行存檔管理，建立完善的文件檔案，以便查閱和追溯。發文流程起草1.起草部門根據工作需要確定發文主題和內容，明確發文目的、依據、范圍、要求等要素。2.起草人員應收集相關資料，進行充分的調查研究和分析論證，確保文件內容具有針對性和可操作性。3.文件起草完成后，起草人員應認真校對，確保文字表述準確、語法正確、標點無誤。審核1.起草部門完成文件起草后，應將文件初稿提交至審核部門進行審核。2.審核部門收到文件初稿后，應在規定時間內完成審核工作，并提出審核意見。審核意見應明確指出文件存在的問題及修改建議。3.起草部門應根據審核意見對文件進行修改完善，直至審核通過。如起草部門與審核部門對審核意見存在分歧，應及時溝通協商，必要時可提交上級領導裁決。簽發1.審核通過的文件，由起草部門提交至相應的簽發人進行簽發。2.簽發人應認真審閱文件內容，對文件的質量和準確性負責。如簽發人對文件內容有修改意見，起草部門應根據意見進行修改后重新提交簽發。3.簽發人簽署同意后，文件方可進入發文流程。編號與排版1.發文部門負責對已簽發的文件進行編號，編號應遵循唯一性、系統性和規范性原則。編號格式為：[公司簡稱][年份][序號]，例如：[ABC公司][2023][001]。2.發文部門按照公司規定的文件格式模板對文件進行排版，確保文件格式統一、規范、美觀。排版內容包括字體、字號、行距、頁邊距、頁眉頁腳等。印制與蓋章1.發文部門根據文件排版后的電子文檔進行印制，確保印制質量清晰、準確。2.文件印制完成后，由專人負責加蓋公司公章或相關業務章。蓋章應清晰、端正，位置符合規定要求。分發與存檔1.發文部門按照文件的發送對象和范圍進行分發，確保文件及時、準確地送達收件人。分發方式可采用郵寄、專人送達、電子郵件等。2.對于重要文件或需簽收的文件，應要求收件人在文件簽收單上簽字確認，以證明文件已送達。3.發文部門應將已發出文件的相關信息進行記錄，包括文件編號、名稱、發送對象、發送時間、簽收情況等。4.文件分發完成后，發文部門應將文件的紙質版和電子版按照公司檔案管理規定進行存檔，以便查閱和追溯。發文格式與規范頁面設置1.紙張規格：一般采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距各為2.54cm，左、右頁邊距各為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或文件標識，字體為宋體，字號為小五，居中顯示；頁腳為頁碼，宋體小五，居右顯示。字體字號1.一般用二號宋體字，加粗，居中排列。標題應簡潔明了，準確概括文件主旨。2.正文：一般用小四號宋體字，行距為1.5倍行距。正文應層次分明，條理清晰，內容完整。3.一級用三號黑體字，加粗，序號為"一、"，獨占一行，末尾不加標點符號。4.二級用四號黑體字，加粗，序號為"（一）"，空兩格起排，末尾不加標點符號。5.三級用小四號宋體字，加粗，序號為"1."，空兩格起排，末尾一般不加標點符號。6.四級用小四號宋體字，序號為"（1）"，空兩格起排，末尾不加標點符號。段落格式1.每段開頭空兩格，回行頂格。2.除小標題外，一般不使用單獨成行的文字，避免出現孤行或寡行。3.對于較長的段落，可適當分段，以增強文件的可讀性。文號與日期1.文號：文號應編排在文件首頁左上角，發文年份應標全稱，用六角括號"〔〕"括入；序號不編虛位（即1不編為01），不加"第"字。2.日期：日期應使用阿拉伯數字完整寫出年、月、日，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。日期一般編排在文件落款下方，用阿拉伯數字標注。附件1.如有附件，應在正文后空一行左空二字編排"附件"二字，后標全角冒號和附件名稱。2.附件名稱后不加標點符號。附件如有序號，應使用阿拉伯數字標注，如"附件：1.[附件名稱1]"。3.附件應與文件正文一起裝訂，并在附件首頁左上角第一行頂格編排文件的發文字號并在其后標注"附件"二字及附件順序號。印章使用1.公司對外發文應加蓋公司公章或相關業務章。印章應清晰、端正地加蓋在文件落款處，不得壓蓋正文內容。2.對于聯合發文，主辦單位印章在前，其他單位印章依次在后，排列整齊。3.印章管理人員應嚴格按照公司印章管理制度使用印章，對印章使用情況進行登記備案。發文審批權限一般性文件由部門負責人審核，分管領導簽發。重要文件涉及公司重大決策、重要事項、規章制度等文件，由部門負責人審核后，提交總經理辦公會審議，總經理簽發。緊急文件對于緊急情況下需要立即發出的文件，可先電話請示相關領導同意后先行發文，但事后應及時補辦審批手續。特殊文件涉及公司機密、敏感信息或法律法規有特殊要求的文件，除按照正常審批流程外，還應報公司保密管理部門審核備案。發文時限要求常規文件一般性文件應在起草完成后[x]個工作日內完成審核、簽發、印制和分發等工作。緊急文件緊急文件應根據緊急程度，在規定的時間內完成發文流程。對于特急文件，應在[x]小時內完成發文；對于加急文件，應在[x]個工作日內完成發文。定期文件對于定期發布的文件，如月度報告、季度總結等，應按照既定的時間節點按時發文，不得延誤。發文跟蹤與反饋發文跟蹤1.發文部門應建立文件發送跟蹤臺賬，記錄文件的發送時間、送達對象、簽收情況等信息。2.定期對文件的發送情況進行檢查，對于未按時簽收或反饋的文件，及時與收件人溝通聯系，確保文件順利送達。反饋收集1.要求收件人對收到的文件進行認真閱讀，并在規定時間內將文件執行情況或意見建議反饋給發文部門。2.發文部門應及時收集和整理收件人的反饋信息，對于重要反饋應及時向相關領導匯報。效果評估1.根據文件的執行情況和反饋信息，對發文效果進行評估。評估內容包括文件目標的達成情況、對業務工作的推動作用、存在的問題及改進措施等。2.定期對發文效果評估結果進行總結分析，不斷改進發文管理工作，提高文件質量和執行效果。發文保密管理保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務數據、客戶信息等敏感信息的文件。2.標注有"機密""秘密"等密級標識的文件。保密措施1.起草人員應嚴格遵守公司保密制度，對文件內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.在文件審核、簽發、印制、分發等過程中，相關人員應采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。3.對于保密文件，應嚴格按照規定的范圍和程序進行傳遞和使用，嚴禁通過非公司指定的渠道傳播。4.對廢棄的保密文件，應按照公司文件銷毀制度進行銷毀，確保文件信息不被泄露。保密監督與檢查1.公司保密管理部門負責對發文保密工作進行監督檢查，定期或不定期對文件保密情況進行抽查。2.對于違反發文保密規定的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。發文存檔管理存檔內容1.已發出文件的紙質版，包括文件正本、附件、簽收單等。2.已發出文件的電子版，包括文件的原始起草文檔、審核修改記錄、簽發文件等。存檔方式1.紙質版文件應按照年度、類別、文號等進行分類整理，裝訂成冊，放入檔案盒中進行存放。2.電子版文件應按照公司電子文檔管理規定進行存儲，建立清晰的文件目錄結構，便于查詢和檢索。存檔期限1.一般性文件的存檔期限為[x]年，重要文件、長期保存的文件等按照公司檔案管理規定執行。2.存檔期限屆滿后，如需繼續保存，應按照規定辦理延長存檔期限的手續。查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱或借閱存檔文件的，應按照公司檔案查閱