銷售合同原件管理制度?一、總則1.目的為加強公司銷售合同原件的管理，規范銷售合同簽訂、履行、存檔等流程，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同原件的管理，包括但不限于國內銷售合同、國際銷售合同等。3.基本原則銷售合同原件管理遵循依法合規、權責明確、流程規范、安全保密的原則。確保合同簽訂符合法律法規要求，明確各部門及人員在合同管理中的職責，規范合同從起草到終止全過程的操作流程，保障合同原件的安全與保密。二、合同簽訂前管理1.客戶資信調查銷售部門在與客戶簽訂合同前，應負責對客戶的資信狀況進行調查。調查內容包括客戶的營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明等基本信息，以及客戶的經營狀況、財務狀況、信用記錄等。可通過工商登記查詢平臺、第三方信用評級機構、銀行征信系統等渠道獲取客戶資信信息。對于新客戶或資信狀況不明的客戶，應進行重點調查評估。2.合同條款審核銷售合同初稿應由銷售部門起草，合同條款應明確、具體、完整，包括但不限于產品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、質量標準、違約責任等。合同初稿完成后，銷售部門應將其提交給法務部門進行審核。法務部門應對合同條款的合法性、合規性、完整性進行審查，確保合同不違反法律法規的強制性規定，不存在法律風險。對于重大銷售合同或涉及復雜法律問題的合同，法務部門應組織相關部門進行會審，共同商討合同條款，提出修改意見。3.合同審批經法務部門審核通過的銷售合同，應按照公司內部審批流程進行審批。審批流程一般包括銷售部門負責人審核、分管領導審批、總經理審批等環節。各審批環節應重點關注合同條款的合理性、業務的可行性、風險的可控性等方面。審批人應在審批意見中明確表示同意、不同意或提出修改意見，并簽字確認。對于超過一定金額或涉及特殊業務的銷售合同，可能需要提交公司董事會或股東會審議通過。三、合同簽訂管理1.簽訂授權公司對外簽訂銷售合同，必須由法定代表人或其授權的代理人進行簽署。授權代理人應持有法定代表人簽署的授權委托書，授權委托書應明確授權范圍、授權期限等內容。銷售部門應負責辦理授權委托書的申請、審批等手續，并確保授權委托書的真實性、有效性。2.合同簽署銷售合同應由合同雙方當事人在合同文本上簽字（或蓋章）確認。簽字（或蓋章）應清晰、完整，符合法律法規及合同約定的要求。合同一式多份，分別由公司銷售部門、財務部門、法務部門、客戶等留存。各部門應妥善保管合同原件，不得擅自更改、丟失或損毀。在合同簽署過程中，應注意核對合同雙方當事人的身份信息、合同條款等內容，確保合同的準確性和一致性。如有疑問或異議，應及時與對方溝通協商解決。四、合同履行管理1.發貨管理銷售部門應根據銷售合同約定的交貨時間、交貨地點等要求，及時安排發貨。發貨前，應通知客戶發貨信息，并確保貨物的質量、數量、包裝等符合合同要求。倉庫管理部門應按照銷售部門的發貨通知，及時辦理貨物出庫手續，并做好貨物的運輸、裝卸等工作。在貨物運輸過程中，應采取必要的防護措施，確保貨物安全無損送達客戶指定地點。2.收款管理財務部門應根據銷售合同約定的付款方式，及時跟蹤客戶付款情況。對于貨到付款的合同，應在貨物發出后及時通知客戶付款，并跟進款項到賬情況。對于分期付款的合同，應按照合同約定的時間節點，及時向客戶催收款項。銷售部門應協助財務部門做好收款工作，及時提供客戶付款信息及相關資料。如客戶出現逾期付款情況，銷售部門應與客戶溝通協商，了解原因，并采取相應的催款措施。對于逾期時間較長或存在惡意拖欠行為的客戶，應及時將情況反饋給法務部門，通過法律途徑追討款項。3.質量跟蹤質量控制部門應負責對銷售產品的質量進行跟蹤。在產品交付后，應定期與客戶溝通，了解產品的使用情況及質量反饋。對于客戶提出的質量問題，應及時組織相關部門進行分析處理，并采取相應的改進措施。銷售部門應配合質量控制部門做好質量跟蹤工作，及時向客戶反饋質量問題處理進度及結果。如因產品質量問題給客戶造成損失的，應按照合同約定承擔相應的賠償責任。4.變更管理在銷售合同履行過程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同雙方當事人應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應作為原銷售合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。銷售部門應及時將合同變更情況通知相關部門，如財務部門、法務部門等，確保各部門對合同變更信息的了解和掌握。各部門應根據變更協議調整相應的工作流程和操作方法，確保合同的順利履行。五、合同存檔管理1.存檔責任部門銷售合同原件的存檔工作由公司檔案室負責。檔案室應建立完善的合同檔案管理制度，對銷售合同進行分類、編號、登記、存儲等管理。2.存檔流程銷售合同簽訂后，銷售部門應在規定時間內將合同原件及相關附件提交給檔案室。提交時，應填寫合同檔案交接清單，注明合同名稱、編號、簽訂時間、客戶名稱等信息，并由雙方簽字確認。檔案室收到銷售合同原件后，應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，并為每份合同編制唯一的檔案編號。編號應具有系統性和邏輯性，便于查詢和管理。檔案室應將整理好的銷售合同原件及相關附件存入專用檔案柜或存儲設備中，并建立電子檔案目錄，記錄合同的基本信息、存放位置等內容。電子檔案目錄應定期進行更新維護，確保信息的準確性和完整性。3.存檔期限銷售合同原件的存檔期限應按照國家法律法規及公司相關規定執行。一般情況下，銷售合同原件應保存[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計算。對于涉及重要業務、重大資產交易等合同，存檔期限應適當延長。4.查閱利用因工作需要查閱銷售合同原件的，應填寫合同查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等信息，并經相關部門負責人審批同意。檔案室應按照審批意見，為查閱人員提供合同原件，并做好查閱登記工作。查閱人員應在規定時間內歸還合同原件，不得擅自復印、拍照、外借等。如需復印、拍照等，應另行辦理申請手續，并按照規定支付相關費用。對于涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息的銷售合同，查閱人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露合同內容。如因查閱人員原因導致合同信息泄露的，應依法追究其責任。六、合同風險管理1.風險識別與評估法務部門應定期對銷售合同進行風險識別與評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險、質量風險等。針對識別出的風險因素，應進行風險評估，確定風險等級。風險等級一般分為高、中、低三級，對于高風險合同應采取重點監控和防范措施。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場風險，應加強市場調研和分析，及時調整銷售策略；對于信用風險，應加強客戶資信調查和信用管理，建立客戶信用檔案，采取有效的催款措施；對于法律風險，應加強合同審核和法律咨詢，確保合同合法合規；對于質量風險，應加強產品質量控制和質量跟蹤，及時處理質量問題。銷售部門、財務部門、法務部門等應密切配合，共同落實風險應對措施，確保合同風險得到有效控制。如發現合同履行過程中出現重大風險事件，應及時向上級領導匯報，并采取緊急措施進行處理。3.風險監控與預警建立合同風險監控機制，定期對銷售合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。設立風險預警指標，如客戶逾期付款率、合同糾紛發生率、產品退貨率等。當預警指標達到設定閾值時，應及時發出預警信號，提醒相關部門采取相應措施進行防范和處理。對合同風險監控和預警情況應進行記錄和分析，總結經驗教訓，不斷完善合同風險管理體系。七、合同糾紛處理1.糾紛處理原則當發生銷售合同糾紛時，應遵循合法、公正、及時、妥善的原則進行處理。以維護公司合法權益為出發點，積極與對方溝通協商，尋求最佳解決方案。2.糾紛處理流程銷售部門在發現合同糾紛后，應及時向法務部門報告，并提供相關合同文件、往來信函、交易記錄等資料。法務部門應組織相關人員對合同糾紛進行調查分析，了解糾紛產生的原因、爭議焦點等情況，并提出處理建議。根據法務部門的處理建議，銷售部門應與對方進行溝通協商，爭取通過友好協商解決糾紛。如協商不成，可根據合同約定或法律法規規定，選擇仲裁或訴訟等方式解決糾紛。在合同糾紛處理過程中，公司應積極收集證據，維護自身合法權益。同時，應注意遵守法律法規及仲裁、訴訟程序的要求，確保糾紛處理的合法性和公正性。3.糾紛處理記錄對銷售合同糾紛的處理過程應進行詳細記錄，包括糾紛發生時間、地點、原因、處理過程、處理結果等信息。記錄應形成書面文件，并妥善保存。