部門物資采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司部門物資采購行為，加強物資采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證物資質量，滿足公司生產經營需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門物資采購活動，包括辦公用品、辦公設備、生產物資、維修物資等各類物資的采購。（三）基本原則1.按需采購原則：各部門應根據實際工作需要，合理編制物資采購計劃，避免盲目采購。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合質量要求。3.價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過招標、詢價、談判等方式，合理確定采購價格，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督和審計。5.廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。二、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.各部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月工作安排和物資庫存情況，編制下月物資采購計劃，并提交至采購部門。2.采購計劃應詳細列出物資名稱、規格型號、數量、需求時間等內容，并注明緊急采購物資。3.對于臨時性或突發性的物資采購需求，相關部門應及時填寫《緊急物資采購申請表》，經部門負責人審批后提交至采購部門。（二）采購計劃的審核與調整1.采購部門收到各部門提交的采購計劃后，應進行認真審核，檢查采購計劃的合理性和準確性。2.對于不符合要求的采購計劃，采購部門應及時與相關部門溝通，要求其進行修改和完善。3.在采購計劃執行過程中，如因工作需要或其他原因需要調整采購計劃，相關部門應填寫《采購計劃調整申請表》，經部門負責人審批后提交至采購部門。4.采購部門應根據實際情況對采購計劃進行調整，并及時通知相關部門。三、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業績情況等資料。2.對于新的物資采購項目，采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并對其進行初步篩選。3.采購部門應組織相關人員對初步篩選后的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理水平、售后服務能力等情況，并填寫《供應商考察報告》。4.根據實地考察結果和供應商的綜合情況，采購部門應組織相關人員對供應商進行評審，確定合格供應商名單，并報公司領導審批。（二）供應商的評價與考核1.采購部門應定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價，并填寫《供應商評價表》。2.根據供應商的評價結果，采購部門應將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級，并對不同等級的供應商采取相應的管理措施。3.對于連續兩次評價為不合格的供應商，采購部門應取消其合格供應商資格，并停止與其合作。（三）供應商的維護與管理1.采購部門應與合格供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購部門應定期與供應商溝通，了解其生產經營狀況和物資供應情況，及時解決合作過程中出現的問題。3.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評價結果、合作情況等資料，以便于查詢和管理。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、需求時間、用途等內容，并經部門負責人審批后提交至采購部門。2.對于金額較大或重要的物資采購項目，需經公司領導審批后，方可提交至采購部門。（二）采購詢價1.采購部門收到各部門提交的《物資采購申請表》后，應根據物資的特點和市場情況，選擇合適的供應商進行詢價。2.采購部門應向至少三家供應商發出詢價函，要求其在規定時間內報價，并提供相關物資的規格型號、質量標準、交貨期等詳細信息。3.采購部門應認真整理和分析供應商的報價信息，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等因素，選擇最優供應商。（三）采購談判1.對于金額較大或技術復雜的物資采購項目，采購部門應組織相關人員與選定的供應商進行談判，進一步確定物資價格、質量標準、交貨期、售后服務等條款。2.在談判過程中，采購部門應堅持原則，維護公司利益，同時也要尊重供應商的合理要求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.談判結束后，采購部門應整理談判記錄，形成《采購談判紀要》，經雙方簽字確認后存檔。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據談判結果，起草采購合同，并提交至公司法律部門進行審核。2.法律部門對采購合同進行審核，提出修改意見和建議，采購部門根據審核意見對合同進行修改和完善。3.采購合同經公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。（五）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，下達采購訂單給供應商，明確物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購部門應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。（六）物資驗收1.物資到貨前，采購部門應通知相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，采購部門應組織相關人員按照采購合同和質量標準對物資進行驗收，填寫《物資驗收單》。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應在《物資驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續；對于驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商溝通，要求其退換貨或采取其他補救措施。（七）采購付款1.物資驗收合格并辦理入庫手續后，采購部門應根據采購合同和相關規定，填寫《付款申請單》，提交至財務部門審核。2.財務部門對《付款申請單》進行審核，核對采購合同、發票、驗收單等相關資料，確保付款信息的真實性和準確性。3.財務部門審核通過后，按照公司財務管理制度的規定辦理付款手續。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。2.采購部門應根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：采購部門應密切關注市場動態，及時了解物資價格變化情況，合理安排采購時間和數量，避免因市場價格波動而造成損失。2.質量風險應對措施：采購部門應選擇質量可靠、信譽良好的供應商，加強對物資質量的檢驗和驗收，確保所采購物資符合質量要求。3.供應商風險應對措施：采購部門應建立供應商評價和考核機制，定期對供應商進行評價和考核，及時淘汰不合格供應商，降低供應商風險。4.合同風險應對措施：采購部門應認真審核采購合同條款，確保合同內容合法、合規、合理，避免因合同漏洞而造成損失。5.付款風險應對措施：財務部門應加強對采購付款的審核和管理，嚴格按照公司財務管理制度的規定辦理付款手續，避免因付款不當而造成損失。六、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購部門的采購活動進行審計，檢查采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、采購合同的簽訂和履行情況等。2.采購部門應定期向公司領導匯報采購工作情況，接受公司領導的監督和指導。（二）外部監督1.公司應積極接受政府相關部門的監督和檢查，配合政府相關部門開展采購專項檢查工作。