通知文件傳達管理制度?一、總則（一）目的為了確保公司各類通知文件能夠及時、準確、有效地傳達給相關人員，提高工作效率，避免信息傳遞不暢導致的工作失誤和延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及全體員工。（三）基本原則1.及時準確原則：通知文件應在規定時間內傳達給相關人員，確保信息的真實性和準確性，避免誤傳、漏傳。2.分級負責原則：根據通知文件的性質和重要程度，明確各級人員的傳達責任，確保傳達工作層層落實。3.存檔備案原則：對重要通知文件進行存檔備案，以便日后查閱和追溯。二、通知文件分類（一）按性質分類1.行政通知：包括公司的各項規章制度、工作安排、會議通知、人事任免、行政事務等方面的通知。2.業務通知：涉及公司業務領域的通知，如項目進展、客戶需求、市場動態、業務流程變更等。3.財務通知：關于財務政策、預算安排、費用報銷、資金流動等方面的通知。4.安全通知：有關公司安全管理、消防、環保、職業健康等方面的通知。（二）按重要程度分類1.重要通知：涉及公司戰略決策、重大業務事項、關鍵人事變動、重要財務信息等，對公司運營和發展具有重大影響的通知。2.一般通知：關于日常工作安排、一般性業務事項、普通行政事務等，對公司正常運營有一定影響的通知。3.緊急通知：因突發事件、緊急任務或重要時間節點等需要立即傳達并執行的通知。三、通知文件傳達流程（一）起草與審核1.通知文件由相關部門或人員負責起草，內容應明確、具體、準確，語言簡潔明了。2.起草完成后，需經部門負責人審核，確保通知文件的內容符合公司政策和相關規定，表述準確無誤。3.對于重要通知文件，還需提交公司高層領導審核，經批準后方可發布。（二）發布1.根據通知文件的性質和受眾范圍，選擇合適的發布渠道，如公司內部辦公系統、電子郵件、公告欄、會議等。2.在辦公系統發布的通知文件，應確保標題清晰、正文格式規范，并按照規定的權限設置閱讀范圍。3.通過電子郵件發布的通知，應準確填寫收件人郵箱地址，避免遺漏重要人員。同時，郵件主題應簡潔明了，突出通知文件的核心內容。4.在公告欄張貼的通知文件，應確保張貼位置顯眼，便于員工查看。（三）傳達1.辦公系統通知：員工應定期登錄公司內部辦公系統，查看未讀通知，并及時了解相關信息。對于重要通知，應重點關注，并按照要求執行。2.電子郵件通知：員工應及時查收電子郵件，對于緊急通知和重要通知，應立即閱讀并回復確認收到。如有疑問，應及時與發件人溝通。3.會議傳達：組織會議傳達通知文件時，會議主持人應提前準備好相關文件資料，并確保參會人員能夠清楚了解通知內容。會議結束后，應要求參會人員傳達會議精神和通知要求。4.層級傳達：對于需要層層傳達的通知文件，上級部門或領導應向下級部門或人員詳細傳達通知內容，并要求其簽字確認收到。下級部門或人員應及時將傳達情況反饋給上級部門或領導。（四）反饋與確認1.員工在收到通知文件后，如有疑問或需要進一步了解相關內容，應及時與發布部門或人員溝通。2.對于需要執行的通知文件，員工應按照要求在規定時間內完成相關工作，并將執行情況反饋給上級部門或領導。3.發布部門或人員應及時跟蹤通知文件的傳達和執行情況，對于未按時反饋或執行不到位的情況，應及時進行督促和糾正。四、通知文件存檔管理（一）存檔范圍公司所有重要通知文件、涉及公司重大事項的通知文件、需長期保存以備查閱的通知文件等均應進行存檔。（二）存檔方式1.電子存檔：利用公司內部的文檔管理系統或電子存儲設備，對通知文件進行電子存檔。電子存檔應按照文件類別、時間順序等進行分類存儲，便于查詢和檢索。2.紙質存檔：對于一些重要的通知文件或不便于電子存檔的文件，應進行紙質存檔。紙質存檔應建立專門的檔案柜，按照文件類別、時間順序等進行分類存放，并做好標識。（三）存檔期限1.重要通知文件和涉及公司重大事項的通知文件應長期存檔。2.一般通知文件的存檔期限為[X]年，自通知發布之日起計算。3.緊急通知文件在相關事項處理完畢后，可根據實際情況確定存檔期限，但至少應保存[X]個月。（四）查閱與借閱1.公司內部員工因工作需要查閱通知文件存檔資料時，應填寫《通知文件查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或人員因特殊原因需要查閱公司通知文件存檔資料時，應提前向公司提出書面申請，經公司高層領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應安排專人陪同，并嚴格遵守公司的保密規定。3.如需借閱通知文件存檔資料，應填寫《通知文件借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。五、通知文件傳達的監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，負責對通知文件傳達工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組應檢查通知文件的發布是否及時、準確，傳達是否到位，反饋是否及時等情況，并做好記錄。3.對于發現的問題，監督小組應及時向相關部門或人員提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核標準1.及時性：通知文件應在規定時間內傳達給相關人員，未按時傳達的，每次扣[X]分。2.準確性：傳達的通知文件內容應準確無誤，如有誤傳、漏傳等情況，每次扣[X]分。3.反饋情況：對于需要反饋執行情況的通知文件，員工應按時反饋，未按時反饋的，每次扣[X]分；反饋內容不完整或不符合要求的，每次扣[X]分。（三）考核結果應用1.將通知文件傳達工作的考核結果納入員工個人績效考核體系，與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤。2.對于在通知文件傳達工作中表現優秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。3.對于多次出現通知文件傳達問題的部門和個人，公司將進行嚴肅