項目文件資料管理制度?一、總則（一）目的為加強公司項目文件資料的規(guī)范化管理，確保項目文件資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高項目管理效率，保障公司項目的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目文件資料的管理，包括項目策劃、立項、實施、驗收等全過程產(chǎn)生的各類文件資料。（三）基本原則1.集中管理原則：項目文件資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M行集中管理，確保文件資料的統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。2.分類管理原則：根據(jù)項目文件資料的來源、性質(zhì)、用途等進行分類，便于查找、使用和管理。3.全程受控原則：對項目文件資料的形成、流轉(zhuǎn)、使用、歸檔等全過程進行有效控制，確保文件資料的質(zhì)量和安全。4.保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件資料進行保密管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）項目管理部門1.負責(zé)項目文件資料管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.制定項目文件資料管理計劃，并監(jiān)督實施。3.組織項目文件資料的收集、整理、歸檔和移交工作。（二）項目團隊成員1.負責(zé)本崗位工作中產(chǎn)生的文件資料的及時整理和提交。2.按照項目文件資料管理要求，配合做好文件資料的收集、整理、歸檔等工作。（三）檔案管理部門1.負責(zé)項目文件資料的集中保管和維護。2.建立項目文件資料檔案庫，對文件資料進行分類存放、標(biāo)識管理。3.按照規(guī)定的期限和程序，對項目文件資料進行鑒定、銷毀等處置。（四）其他部門1.根據(jù)工作需要，協(xié)助項目管理部門做好項目文件資料的相關(guān)工作。2.在涉及項目文件資料使用時，遵守本制度的規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。三、文件資料分類與編號（一）分類1.項目前期文件：包括項目立項申請、可行性研究報告、項目批復(fù)文件等。2.項目策劃文件：如項目總體策劃書、項目進度計劃、項目質(zhì)量計劃等。3.項目實施文件：涵蓋項目過程中的各類技術(shù)文件、施工圖紙、設(shè)計變更通知、會議紀要、工作聯(lián)系單等。4.項目驗收文件：包含項目驗收申請、驗收報告、驗收證書等。5.項目合同文件：如項目采購合同、項目服務(wù)合同、項目分包合同等。6.項目財務(wù)文件：包括項目預(yù)算、決算報告、費用報銷憑證等。7.項目知識產(chǎn)權(quán)文件：涉及項目成果的專利、商標(biāo)、著作權(quán)等相關(guān)文件。8.其他文件：如項目相關(guān)的往來信函、傳真、電子郵件等。（二）編號1.項目文件資料編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號格式為：項目代號分類代碼順序號年份代碼。項目代號：由公司統(tǒng)一規(guī)定的項目標(biāo)識代碼組成。分類代碼：根據(jù)上述文件資料分類，分別設(shè)定對應(yīng)的代碼，如"QP"表示項目前期文件，"CP"表示項目策劃文件等。順序號：按照文件資料產(chǎn)生的先后順序依次編排。年份代碼：文件資料形成年份的后兩位數(shù)字。3.例如：某項目的一份項目策劃書，編號為"XM001CP00123"，表示該項目代號為XM001的項目策劃文件中的第1份，形成于2023年。四、文件資料的收集與整理（一）收集要求1.項目團隊成員應(yīng)在文件資料形成后及時將其收集齊全，確保不遺漏重要信息。2.對于外部接收的文件資料，如客戶提供的資料、合作方發(fā)送的文件等，應(yīng)在收到后立即進行登記，并移交至項目管理部門。3.項目管理部門應(yīng)定期對項目文件資料的收集情況進行檢查和督促，確保文件資料及時、完整地收集到位。（二）整理要求1.收集到的文件資料應(yīng)按照分類要求進行整理，確保同一類文件資料集中存放。2.對每份文件資料進行核對，確保內(nèi)容完整、清晰，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于破損、模糊不清的文件資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，保證文件資料的可讀性。4.按照編號規(guī)則為整理好的文件資料編制編號，并在文件資料上加蓋編號章或進行編號標(biāo)注。五、文件資料的歸檔（一）歸檔時間1.項目前期文件在項目立項完成后及時歸檔。2.項目策劃文件在策劃方案確定后歸檔。3.項目實施過程中的文件資料應(yīng)根據(jù)文件資料的性質(zhì)和形成階段，定期進行歸檔，一般每月或每季度歸檔一次。4.項目驗收文件在項目驗收完成后一個月內(nèi)歸檔。5.項目合同文件在合同簽訂后及時歸檔。6.項目財務(wù)文件在財務(wù)結(jié)算完成后歸檔。7.項目知識產(chǎn)權(quán)文件在相關(guān)成果取得后及時歸檔。8.其他文件根據(jù)實際情況及時歸檔。（二）歸檔流程1.項目團隊成員將整理好的文件資料提交給項目管理部門。2.項目管理部門對提交的文件資料進行審核，檢查文件資料的完整性、準確性和規(guī)范性。3.審核通過后，項目管理部門將文件資料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門按照歸檔要求對文件資料進行分類存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，便于查詢和管理。六、文件資料的保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的項目文件資料檔案庫，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件資料的安全保管。2.對于電子文件資料，應(yīng)進行備份存儲，并采用加密、防病毒等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（二）保管期限1.項目文件資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。2.短期保管期限：一般為15年，適用于項目實施過程中臨時性、階段性的文件資料，如一般性的會議紀要、工作聯(lián)系單等。3.中期保管期限：為510年，主要包括項目策劃文件、部分項目實施文件等，這些文件資料對項目后續(xù)的評估、總結(jié)等具有一定的參考價值。4.長期保管期限：10年以上，適用于項目前期文件、項目驗收文件、項目合同文件、項目財務(wù)文件、項目知識產(chǎn)權(quán)文件等重要文件資料，是公司項目管理的重要歷史記錄。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對項目文件資料進行檢查和清點，確保文件資料的數(shù)量準確、完好無損。2.對于超過保管期限的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止文件資料的積壓和浪費。3.在文件資料保管過程中，應(yīng)嚴格遵守保密制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、出借項目文件資料。七、文件資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目文件資料時，應(yīng)填寫《項目文件資料查閱申請表》，注明查閱的項目名稱、文件資料名稱、查閱目的等內(nèi)容。2.《項目文件資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的文件資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。4.查閱人員不得在文件資料上進行涂改、標(biāo)記、抽取等操作，如需復(fù)制文件資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.因工作需要借閱項目文件資料的，應(yīng)填寫《項目文件資料借閱申請表》，詳細說明借閱的項目名稱、文件資料名稱、借閱期限、借閱用途等信息。2.《項目文件資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱的文件資料進行登記，并要求借閱人員簽字確認。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還文件資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對借閱的文件資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件資料內(nèi)容。如因保管不善造成文件資料丟失、損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、文件資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要內(nèi)容的項目文件資料。2.公司明確規(guī)定為保密的其他項目文件資料。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全項目文件資料保密制度，明確保密責(zé)任和保密要求。2.對涉及保密的文件資料，應(yīng)在顯著位置標(biāo)注"保密"字樣，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.嚴格控制保密文件資料的查閱和借閱范圍，未經(jīng)批準，嚴禁無關(guān)人員接觸保密文件資料。4.在文件資料的傳遞、使用過程中，應(yīng)采取保密措施，如密封傳遞、專人送達等，防止信息泄露。5.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確員工在項目文件資料保密方面的權(quán)利和義務(wù)。九、文件資料的銷毀（一）銷毀條件1.文件資料已超過保管期限，且經(jīng)鑒定無保存價值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、項目終止等原因，不再需要保存的文件資料。3.文件資料存在嚴重質(zhì)量問題，無法修復(fù)或已失去使用價值的。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管的項目文件資料進行清查，確定需要銷毀的文件資料清單。2.填寫《項目文件資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀文件資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附上相關(guān)鑒定意見。3.《項目文件資料銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可實施銷毀。4.銷毀工作應(yīng)指定專人負責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保文件資料內(nèi)容無法恢復(fù)。5.對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認。記錄應(yīng)與《項目文件資料銷毀申請表》一同存檔。十、信息化管理（一）電子文件管理1.項目文件資料應(yīng)同時進行紙質(zhì)和電子兩種形式的歸檔。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，確保文件資料的可讀性和可追溯性。2.建立電子文件管理系統(tǒng)，對項目文件資料進行分類存儲、索引管理，方便文件資料的查詢和檢索。3.定期對電子文件進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強對電子文件管理系統(tǒng)的安全維護，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子文件被非法訪問、篡改或刪除。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)換1.對于具有重要歷史價值或長期保存需求的項目紙質(zhì)文件資料，應(yīng)進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成電子檔案。2.數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程應(yīng)確保文件資料的內(nèi)容完整、準確，圖像清晰可讀。轉(zhuǎn)換后的電子檔案應(yīng)進行質(zhì)量檢測，符合相關(guān)標(biāo)準要求后，方可進行存儲和管理。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、索引管理，方便查詢和利用。同時，應(yīng)與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，確保檔案信息的一致性。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對項目文件資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料查閱、人員訪談等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將項目文件資料管理工作納入公司績效考核體系，對項目管理部門、項目團隊成員及檔案管理部門等相關(guān)責(zé)任人進行考核評價。2.考核評