企業通訊錄管理制度?一、總則（一）目的為了規范企業通訊錄的管理，確保公司內部信息的準確傳遞與溝通順暢，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴以及與公司有業務往來的相關人員。（三）基本原則1.準確性原則：通訊錄信息應確保真實、準確、完整，及時反映人員的最新聯系方式和相關信息。2.保密性原則：嚴格保護通訊錄中涉及的個人隱私信息，未經授權不得隨意泄露。3.動態更新原則：根據人員變動、聯系方式變更等情況，及時對通訊錄進行更新維護，保證其時效性。二、通訊錄內容規范（一）員工信息1.姓名：填寫員工正式的全名，不得使用昵稱或簡稱。2.部門：明確員工所在的具體部門。3.職位：填寫員工擔任的具體職務。4.辦公電話：包括直線電話和分機號碼，確保能準確聯系到員工。5.手機號碼：員工常用的手機號碼，方便在辦公時間外聯系。6.電子郵箱：員工的工作郵箱地址，用于重要文件和信息的傳遞。7.備注：可填寫一些特殊說明，如員工的崗位兼職情況、緊急聯系人等。（二）合作伙伴信息1.公司名稱：填寫合作伙伴的全稱。2.聯系人姓名：負責與公司對接業務的聯系人姓名。3.聯系電話：包括辦公電話、手機號碼等，以便及時溝通業務。4.電子郵箱：合作伙伴的業務郵箱地址。5.合作業務范圍：簡要說明與公司的合作業務領域。6.備注：記錄與合作伙伴相關的特殊事項或注意要點。（三）其他相關人員信息1.人員類別：如客戶、供應商、行業專家等。2.姓名、聯系電話、電子郵箱等基本信息按照上述要求填寫。3.與公司的關系說明：明確其與公司業務往來的性質和程度。三、通訊錄管理職責（一）人力資源部門1.負責公司通訊錄的整體規劃和設計，制定通訊錄模板和格式規范。2.定期收集、整理和更新員工的通訊錄信息，確保信息的準確性和完整性。3.對新入職員工、離職員工以及員工信息變更等情況及時進行記錄和處理，并相應更新通訊錄。4.負責審核和發布公司通訊錄，確保通訊錄在公司內部的安全共享。5.對涉及通訊錄信息泄露等違規行為進行調查和處理。（二）各部門負責人1.負責本部門員工通訊錄信息的初審，確保部門內員工信息的準確無誤。2.及時向人力資源部門反饋本部門員工的信息變更情況，如崗位變動、聯系方式變更等。3.協助人力資源部門進行通訊錄的更新和維護工作，確保本部門員工積極配合。（三）員工個人1.及時向所在部門負責人或人力資源部門提供準確、完整的個人通訊錄信息，并確保信息的真實性。2.在個人聯系方式發生變更時，應在[x]個工作日內通知所在部門負責人或人力資源部門進行更新。四、通訊錄的建立與初始化（一）新員工入職1.新員工入職時，應填寫《員工信息登記表》，其中包括個人基本信息、聯系方式、電子郵箱等內容。2.所在部門負責人對新員工信息進行初審后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門審核通過后，將新員工信息錄入公司通訊錄系統，并按照規定格式進行整理和排版。（二）合作伙伴及其他相關人員信息錄入1.業務部門在與合作伙伴建立合作關系時，應及時收集合作伙伴的相關信息，并填寫《合作伙伴信息登記表》。2.業務部門負責人對合作伙伴信息進行審核后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門審核通過后，將合作伙伴及其他相關人員信息錄入公司通訊錄系統，并根據其與公司的關系進行分類管理。（三）通訊錄初始化發布1.人力資源部門完成通訊錄信息的錄入和整理后，進行通訊錄的初始化發布。2.通訊錄發布前，應進行全面的審核，確保信息的準確性和完整性。審核通過后，以電子文檔或公司內部辦公系統的形式向全體員工發布。五、通訊錄的更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門應定期（每[x]個月）對公司通訊錄進行全面更新，確保信息的時效性。2.在更新過程中，應核實員工的聯系方式是否有變更，如有變更應及時進行修改。（二）實時更新1.員工離職時，所在部門負責人應在員工離職手續辦理完畢后的[x]個工作日內通知人力資源部門。2.人力資源部門在接到通知后，應及時將離職員工的信息從公司通訊錄中刪除，并對相關權限進行調整。3.員工崗位變動、聯系方式變更等情況發生時，員工本人應及時告知所在部門負責人，部門負責人應在知曉后的[x]個工作日內通知人力資源部門進行更新。（三）特殊情況更新1.因公司業務調整、組織架構變更等原因導致通訊錄需要進行重大更新時，人力資源部門應根據公司決策及時進行調整，并向全體員工發布通知。2.對于緊急聯系人等特殊信息的更新，應在第一時間進行處理，確保信息的準確性和可用性。六、通訊錄的使用與權限管理（一）使用范圍1.公司內部員工可根據工作需要，在經過授權的情況下查閱和使用公司通訊錄。2.與公司有業務往來的合作伙伴及相關人員，在業務溝通范圍內可查閱與其相關的公司通訊錄信息。（二）權限設置1.人力資源部門根據員工的工作職責和崗位需求，設置不同的通訊錄使用權限。2.普通員工可查閱本部門及與本部門有業務往來的其他部門員工的通訊錄信息。3.部門負責人可查閱本部門及下屬部門員工的通訊錄信息。4.特定崗位人員（如行政部門負責對外聯絡的人員、客服部門員工等）根據工作需要，經授權可查閱更廣泛的通訊錄信息。5.對于涉及公司機密信息的通訊錄內容，應嚴格限制訪問權限，只有經過特定審批的人員才能查閱。（三）使用規范1.員工應妥善保管公司通訊錄，不得隨意轉借、泄露給無關人員。2.在使用通訊錄進行業務溝通時，應確保信息的保密性和準確性，不得利用通訊錄信息進行不當行為。3.如需通過通訊錄獲取外部人員的聯系方式進行業務拓展，應按照公司相關規定進行審批。七、通訊錄信息安全管理（一）數據備份1.人力資源部門應定期對公司通訊錄數據進行備份，備份周期為每[x]周一次。2.備份數據應存儲在安全可靠的存儲介質上，并異地存放，以防止數據丟失。（二）數據訪問控制1.嚴格限制對通訊錄數據的訪問權限，只有經過授權的人員才能進行數據的查詢、修改和刪除操作。2.對通訊錄數據的訪問操作應進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、操作內容等，以便進行審計和追溯。（三）信息保密1.所有接觸通訊錄信息的人員都應嚴格遵守公司的保密制度，不得將通訊錄信息泄露給任何第三方。2.對于涉及個人隱私的通訊錄信息，應采取必要的加密措施進行保護。（四）安全培訓與教育1.人力資源部門應定期組織員工進行通訊錄信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和保密意識。2.培訓內容應包括通訊錄信息安全的重要性、使用規范、數據備份與恢復、信息保密等方面的知識。八、通訊錄的查詢與統計（一）查詢功能1.公司內部員工可通過公司內部辦公系統或指定的查詢工具，按照權限查詢公司通訊錄信息。2.查詢時應輸入準確的查詢條件，如姓名、部門、職位等，以便快速獲取所需信息。（二）統計功能1.人力資源部門應具備通訊錄信息的統計功能，可根據不同的維度（如部門、職位、人員類別等）進行數據統計。2.統計結果可用于公司人力資源分析、業務決策等方面，如人員結構分析、業務部門溝通情況統計等。（三）查詢與統計記錄1.對通訊錄的查詢和統計操作應進行記錄，包括查詢時間、查詢人員、查詢條件、統計結果等信息。2.記錄應保存一定期限，以便后續進行審計和追溯。九、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權擅自查閱、修改、刪除公司通訊錄信息。2.將公司通訊錄信息泄露給無關人員或用于不當目的。3.因保管不善導致通訊錄信息丟失或損壞。（二）違規處理措施1.對于首次違反通訊錄管理制度的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正違規行為。2.對于多次違反或情節較為嚴重的違規行為，視情節輕重給予書面警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處理措施。3.對于因違規行為給