公司證章照管理制度?一、總則1.目的為加強公司證章照的管理，規(guī)范證章照的使用流程，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的所有證章照管理。3.定義公司證章：包括公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章等具有法律效力的印章。公司證照：包括營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務登記證、資質(zhì)證書、許可證等各類證件。公司證照：包括公司員工的個人證件照、工作照、團隊合影等各類照片。二、證章管理1.證章的刻制公司證章的刻制由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司相關規(guī)定和業(yè)務需要，填寫《證章刻制申請表》，經(jīng)公司領導審批后，到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻制完成后，行政部門應及時將新刻制的證章進行登記，并留存印模。2.證章的領取證章刻制完成后，行政部門應通知相關部門或人員領取證章。領取時，需填寫《證章領取登記表》，注明領取證章的名稱、數(shù)量、領取日期、領取人等信息，并由領取人簽字確認。對于重要證章（如公司公章、合同專用章等）的領取，原則上應由公司法定代表人或其授權(quán)的專人領取。3.證章的保管公司證章應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，確保證章的安全。證章保管人員應將證章存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置專門的保管記錄，記錄證章的使用情況。嚴禁將證章隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如因工作需要必須帶出公司的，應經(jīng)公司領導批準，并辦理相關借用手續(xù)。4.證章的使用證章的使用必須嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)使用。使用證章時，應填寫《證章使用申請表》，注明使用證章的名稱、使用日期、使用事項、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關部門負責人或公司領導審批簽字。證章保管人員應在審核《證章使用申請表》無誤后，方可蓋章，并對蓋章的文件進行登記。嚴禁在空白紙張或未填寫完整的文件上蓋章。5.證章的停用與銷毀因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務終止等原因，導致證章不再使用的，應及時辦理證章的停用手續(xù)。證章停用后，保管人員應將證章交回行政部門，行政部門應進行登記，并按照相關規(guī)定進行銷毀。證章的銷毀應制定詳細的銷毀記錄，記錄銷毀證章的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。三、證照管理1.證照的辦理公司各類證照的辦理由行政部門統(tǒng)一負責，根據(jù)公司業(yè)務需要，及時辦理相關證照的申請、審批、領取等手續(xù)。辦理證照時，行政部門應填寫《證照辦理申請表》，提供相關資料，并按照政府部門的要求進行申報。證照辦理完成后，行政部門應及時將證照原件進行登記，并妥善保管。2.證照的領取與保管證照辦理完成后，行政部門應通知相關部門或人員領取證照。領取時，需填寫《證照領取登記表》，注明領取證照的名稱、數(shù)量、領取日期、領取人等信息，并由領取人簽字確認。對于重要證照（如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）的領取，原則上應由公司法定代表人或其授權(quán)的專人領取。證照保管人員應將證照存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設置專門的保管記錄，記錄證照的使用情況。嚴禁將證照隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用，如因工作需要必須帶出公司的，應經(jīng)公司領導批準，并辦理相關借用手續(xù)。3.證照的使用證照的使用必須嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)使用。使用證照時，應填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、使用日期、使用事項、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關部門負責人或公司領導審批簽字。證照保管人員應在審核《證照使用申請表》無誤后，方可提供證照復印件，并在復印件上注明"此復印件僅用于[具體使用事項]，有效期限為[具體期限]"字樣。嚴禁使用證照原件進行非公司業(yè)務相關的活動。4.證照的年檢與換證行政部門應定期關注各類證照的年檢和換證時間，提前做好準備工作，確保證照的有效性。證照年檢和換證時，行政部門應按照政府部門的要求，及時提交相關資料，并辦理年檢和換證手續(xù)。年檢和換證完成后，行政部門應及時更新證照登記信息，并妥善保管新的證照。5.證照的遺失與補辦如發(fā)現(xiàn)證照遺失，應立即向行政部門報告，并采取相應的掛失措施，防止證照被冒用。行政部門應及時按照政府部門的要求，辦理證照的補辦手續(xù)，并承擔因證照遺失而產(chǎn)生的一切費用。證照補辦完成后，行政部門應及時更新證照登記信息，并將新的證照原件交回原保管人員保管。四、照管理1.照片的拍攝與收集公司照片的拍攝由行政部門或相關部門負責，根據(jù)公司宣傳、活動記錄、員工培訓等需要，及時拍攝各類照片。拍攝的照片應保證質(zhì)量清晰、內(nèi)容真實、符合公司形象和宣傳要求。照片拍攝完成后，拍攝人員應及時將照片整理并提交給行政部門，行政部門應進行登記，并按照類別進行分類存儲。2.照片的保管行政部門應指定專人負責照片的保管，保管人員應將照片存放在安全可靠的地方，如電子存儲設備或紙質(zhì)相冊等，并設置專門的保管記錄，記錄照片的存儲位置、拍攝時間、拍攝內(nèi)容等信息。對于重要照片（如公司重大活動照片、領導視察照片等），應進行備份存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。嚴禁將照片隨意刪除或泄露給無關人員。3.照片的使用公司照片的使用必須嚴格按照規(guī)定的范圍和程序進行，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)使用。使用照片時，應填寫《照片使用申請表》，注明使用照片的名稱、使用日期、使用事項、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)相關部門負責人或公司領導審批簽字。照片保管人員應在審核《照片使用申請表》無誤后，方可提供照片，并按照要求進行復制或打印。嚴禁使用照片進行任何違法、違規(guī)或損害公司形象的活動。4.照片的歸檔與銷毀行政部門應定期對照片進行歸檔整理，按照時間、事件、類別等進行分類存儲，以便于查詢和使用。對于已過保存期限或不再需要使用的照片，行政部門應按照相關規(guī)定進行銷毀，并制定詳細的銷毀記錄，記錄銷毀照片的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認。五、監(jiān)督與檢查1.公司行政部門應定期對證章照的管理情況進行監(jiān)督檢查，確保證章照的使用符合規(guī)定，保管安全可靠。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括證章照的領取、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)，以及相關記錄的完整性和準確性。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。4.對違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予