酒店采購招標管理制度?一、總則（一）目的為規范酒店采購招標行為，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各類物資、服務的采購招標活動，包括但不限于食品飲料、客房用品、辦公用品、設備采購、工程維修、外包服務等。（三）基本原則1.合法性原則：采購招標活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公平競爭原則：為所有潛在供應商提供平等的參與機會，不得設置歧視性條款。3.公開透明原則：采購招標信息、程序、結果等應向相關方公開，接受監督。4.誠實守信原則：采購方與供應商應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購招標組織與職責（一）采購招標領導小組1.組成：由酒店高層管理人員組成，包括總經理、副總經理、財務總監等。2.職責審批采購招標計劃和預算。審定采購招標方案和評標標準。決策重大采購招標事項，協調解決采購招標過程中的爭議。（二）采購招標工作小組1.組成：由采購部門負責人、相關專業技術人員、法務人員等組成。2.職責制定采購招標計劃和方案。發布采購招標信息，組織報名和資格預審。組織開標、評標活動，編寫評標報告。與中標供應商簽訂采購合同，并監督合同執行。（三）評標委員會1.組成：根據采購項目特點，從酒店內部專家庫或外部聘請相關專家組成，成員人數為單數，一般不少于5人。2.職責按照評標標準對投標文件進行評審。向采購招標工作小組推薦中標候選人。三、采購招標流程（一）采購需求分析與計劃編制1.各使用部門根據業務需求，定期提交物資和服務采購申請，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、質量要求、預算金額、預計采購時間等。2.采購部門匯總各部門采購申請，結合酒店庫存情況、經營計劃等，進行采購需求分析，編制采購招標計劃，明確采購項目的具體內容、采購方式、時間安排等，報采購招標領導小組審批。（二）供應商選擇與邀請1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等信息。2.供應商資格預審根據采購項目要求，制定供應商資格預審文件，明確資格條件，如營業執照、生產許可證、資質證書、業績證明、財務狀況等。向潛在供應商發放資格預審文件，要求其在規定時間內提交申請文件。采購招標工作小組對供應商資格預審申請文件進行審查，確定符合條件的供應商名單。3.供應商邀請向通過資格預審的供應商發出采購招標邀請，告知采購項目的詳細信息、投標截止時間、開標時間和地點等。對于重要采購項目，可邀請多家供應商進行公開招標；對于一般性采購項目，可采用邀請招標或競爭性談判等方式。（三）招標文件編制1.采購部門根據采購項目特點和需求，編制招標文件招標文件應包括招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、采購項目要求、技術規格、評標標準、合同條款等內容。明確采購項目的技術規格、質量標準、服務要求等，確保供應商能夠準確理解采購需求。制定合理的評標標準，包括價格、技術、服務、信譽等方面，確保評標結果的公正性和合理性。2.組織相關人員對招標文件進行審核采購部門內部審核，確保招標文件內容完整、準確、清晰。法務人員審核招標文件的合法性，避免出現法律風險。技術人員審核技術規格的合理性，確保符合酒店實際需求。根據審核意見對招標文件進行修改和完善，報采購招標領導小組批準。（四）投標文件接收與開標1.投標文件接收在規定的投標截止時間前，接收供應商提交的投標文件，并進行登記。檢查投標文件的密封情況，對不符合密封要求的投標文件予以拒收。2.開標按照招標文件規定的時間和地點，組織開標會議。邀請所有投標人代表參加開標會議，當眾開啟投標文件，宣讀投標人名稱、投標價格、投標文件的主要內容等。開標過程應進行記錄，并由參會人員簽字確認。（五）評標1.評標委員會組建：按照規定的程序和要求，從專家庫中抽取或邀請相關專家組成評標委員會。2.評標準備：評標委員會成員熟悉招標文件和評標標準，對投標文件進行初步評審，審查投標文件的完整性、響應性、資格證明文件等，剔除無效投標文件。3.詳細評審：對通過初步評審的投標文件，按照評標標準進行詳細評審，從價格、技術、服務、信譽等方面進行綜合評價，量化打分。4.評標報告編寫：評標委員會根據評審結果，編寫評標報告，推薦中標候選人名單，并說明推薦理由。評標報告應經評標委員會全體成員簽字確認。（六）中標通知與合同簽訂1.中標通知：采購招標工作小組根據評標報告，確定中標供應商，并向中標供應商發出中標通知書。2.合同談判：采購部門與中標供應商就合同條款進行談判，明確雙方的權利和義務，包括采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等。3.合同簽訂：談判達成一致后，雙方簽訂采購合同。合同簽訂應符合法律法規要求，明確合同標的、數量、質量、價格、付款方式、交貨地點、違約責任等條款。采購合同簽訂后，報財務部門備案。四、采購招標監督與管理（一）內部監督1.酒店內部審計部門定期對采購招標活動進行審計監督，檢查采購招標程序的合規性、采購合同的執行情況等。2.設立舉報信箱和舉報電話，接受酒店員工對采購招標活動中違規行為的舉報，對舉報事項進行調查處理。（二）外部監督1.主動接受行業主管部門、監管機構等的監督檢查，積極配合相關部門的工作。2.在采購招標活動中，邀請酒店業主、客戶代表等參與監督，聽取他們的意見和建議，提高采購招標活動的透明度和公信力。（三）檔案管理1.采購招標活動中的各類文件、資料，包括采購申請、招標計劃、資格預審文件、招標文件、投標文件、評標報告、中標通知書、采購合同等，應及時整理歸檔，建立完整的采購招標檔案。2.采購招標檔案由采購部門負責保管，保管期限按照國家法律法規和酒店檔案管理制度執行。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。五、供應商管理（一）供應商評價1.建立供應商評價體系，定期對供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面進行評價。2.評價方式包括定期實地考察、問卷調查、客戶反饋等，評價結果作為供應商后續合作的重要依據。（二）供應商激勵與約束1.對于表現優秀的供應商，給予適當的激勵措施，如增加采購份額、優先合作機會、表彰獎勵等。2.對于出現質量問題、交貨延遲、售后服務不到位等情況的供應商，采取相應的約束措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。（三）供應商培訓與溝通1.定期組織供應商培訓，提高供應商對酒店采購需求和質量標準的認識，促進供應商改進產品和服務質量。2.加強與供應商的溝通