部門倉庫樣機管理制度?一、總則（一）目的為加強公司部門倉庫樣機的管理，確保樣機的安全、完整，合理配置與有效利用，保障公司業務的正常開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門倉庫內存放的樣機，包括但不限于各類電子產品、機械設備、辦公設備等樣機。（三）管理原則1.安全第一原則：確保樣機存儲安全，防止發生損壞、丟失、火災等事故。2.規范管理原則：建立標準化的管理流程，明確各環節職責與操作規范。3.合理利用原則：提高樣機的使用效率，避免資源閑置浪費。4.責任清晰原則：明確各相關人員對樣機管理的責任，做到責任到人。二、樣機入庫管理（一）樣機采購計劃1.各業務部門根據市場需求、項目需求等制定樣機采購計劃，詳細列出樣機的名稱、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核，報公司管理層審批后執行。（二）到貨驗收1.樣機到貨前，倉庫管理人員應根據采購計劃做好接收準備工作，包括清理存放區域、準備驗收工具等。2.樣機到貨時，倉庫管理人員會同采購人員、技術人員等按照采購合同及相關標準進行驗收。驗收內容包括樣機的數量、規格、型號、外觀、功能等。3.對于驗收合格的樣機，填寫《樣機入庫單》，詳細記錄樣機的名稱、型號、規格、數量、入庫日期、供應商等信息，并由驗收人員簽字確認。4.對于驗收不合格的樣機，應及時與供應商溝通協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好相應記錄。（三）入庫存儲1.驗收合格的樣機應及時辦理入庫手續，按照分類、分區的原則存放在指定的倉庫區域。2.倉庫管理人員應對入庫樣機進行標識，標明樣機的名稱、型號、規格、入庫日期、存放位置等信息，便于識別與管理。3.建立樣機庫存臺賬，詳細記錄樣機的出入庫情況，包括入庫時間、入庫數量、領用時間、領用數量、歸還時間、歸還數量等，確保賬物相符。三、樣機領用管理（一）領用申請1.公司內部各部門因業務需要領用樣機時，應填寫《樣機領用申請表》，詳細說明領用樣機的名稱、型號、規格、數量、領用用途、預計使用時間等信息。2.領用申請表需經部門負責人審核簽字，報公司相關領導審批后，方可到倉庫辦理領用手續。（二）領用發放1.倉庫管理人員根據審批后的領用申請表，核實庫存情況，如有所需樣機，辦理樣機發放手續。2.發放樣機時，倉庫管理人員與領用人員共同核對樣機的數量、規格、型號等信息，并在《樣機領用登記表》上簽字確認。3.對于需長期借用的樣機，應簽訂《樣機借用協議》，明確借用期限、歸還時間、保管責任、損壞賠償等事項。（三）領用登記1.倉庫管理人員應及時更新樣機庫存臺賬，記錄樣機的領用情況，包括領用部門、領用人員、領用時間、領用數量等。2.定期對樣機領用情況進行統計分析，為庫存管理提供數據支持。四、樣機使用管理（一）使用部門職責1.使用部門負責樣機的日常使用與保管，確保樣機的安全與正常運行。2.安排專人負責樣機的使用與維護，嚴格按照操作規程進行操作，不得擅自更改樣機的配置與功能。3.使用過程中如發現樣機出現故障或異常情況，應及時通知技術部門進行維修，并做好記錄。（二）使用規范1.使用人員應愛護樣機，保持樣機的清潔與完好，不得隨意拆卸、改裝、損壞樣機。2.在樣機使用過程中，如需進行軟件安裝、數據備份等操作，應按照公司相關規定執行，確保數據安全。3.使用結束后，使用人員應及時清理樣機，將樣機歸還倉庫，并填寫《樣機歸還登記表》。（三）使用監督1.公司相關部門有權對樣機的使用情況進行監督檢查，發現問題及時提出整改意見。2.對于違反使用規范的行為，應視情節輕重給予相應的處罰，如警告、罰款、停止使用等。五、樣機歸還管理（一）歸還期限1.短期借用的樣機應在規定的借用期限內歸還倉庫，如需延長借用期限，應提前辦理續借手續。2.長期借用的樣機應按照《樣機借用協議》約定的歸還時間及時歸還。（二）歸還驗收1.樣機歸還時，倉庫管理人員應會同技術人員等進行驗收，檢查樣機的外觀、功能、配件等是否完好，是否存在損壞、丟失等情況。2.對于驗收合格的樣機，辦理歸還入庫手續，更新庫存臺賬；對于驗收不合格的樣機，根據損壞情況，要求領用部門或人員按照相關規定進行賠償，并做好記錄。（三）歸還記錄1.倉庫管理人員應詳細記錄樣機的歸還情況，包括歸還部門、歸還人員、歸還時間、驗收情況等。2.定期對樣機歸還情況進行統計分析，與領用情況進行核對，確保賬物相符。六、樣機盤點管理（一）盤點計劃1.倉庫管理人員應定期制定樣機盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員等信息。2.盤點計劃需報公司管理層審批后執行。（二）盤點實施1.按照盤點計劃組織相關人員進行盤點，盤點人員應認真核對樣機的數量、規格、型號、存放位置等信息，確保賬物相符。2.對于盤點過程中發現的盤盈、盤虧等情況，應詳細記錄，并及時查明原因。（三）盤點報告1.盤點結束后，盤點人員應編制《樣機盤點報告》，詳細說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議等。2.《樣機盤點報告》經倉庫管理人員、財務人員等簽字確認后，報公司管理層審批。3.根據管理層審批意見，對盤盈盤虧的樣機進行相應的賬務處理和實物調整，確保庫存數據的準確性。七、樣機報廢管理（一）報廢鑒定1.對于已損壞且無法修復、技術淘汰或其他原因不再使用的樣機，由使用部門或倉庫管理人員提出報廢申請，并填寫《樣機報廢申請表》。2.技術部門對申請報廢的樣機進行技術鑒定，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.《樣機報廢申請表》經技術部門鑒定通過后，報公司相關領導審批。2.審批通過后，方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.對于批準報廢的樣機，倉庫管理人員應按照公司相關規定進行處理，如變賣、拆解、銷毀等。2.在報廢處理過程中，應做好記錄，包括報廢樣機的名稱、型號、規格、數量、處理方式、處理時間等。3.財務部門根據報廢處理記錄進行相應的賬務處理。八、樣機保管與安全管理（一）保管環境1.倉庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合樣機存儲要求。2.對不同類型的樣機，應根據其特性采取相應的保管措施，如防潮、防塵、防蟲、防火、防盜等。（二）安全措施1.倉庫應配備必要的消防器材、安全設施等，并定期進行檢查與維護，確保其正常運行。2.倉庫管理人員應熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的安全知識與應急處理技能。3.加強倉庫的安全保衛工作，限制無關人員進入倉庫區域，確保樣機的安全。（三）日常巡查1.倉庫管理人員應定期對樣機進行巡查，檢查樣機的存放情況、標識情況、保管狀況等，發現問題及時處理。2.建立巡查記錄臺賬，詳細記錄巡查時間、巡查人員、巡查內容、發現問題及處理情況等。九、信息管理（一）庫存信息更新1.倉庫管理人員應及時更新樣機庫存臺賬，確保庫存信息的準確性與及時性。2.每次樣機出入庫操作完成后，應立即在庫存臺賬上進行記錄，并定期與財務部門的賬目進行核對。（二）數據備份1.建立樣機管理數據庫，定期對樣機的相關信息進行備份，包括采購信息、入庫信息、領用信息、歸還信息、盤點信息、報廢信息等。2.數據備份應采用多種方式進行，如磁帶備份、光盤備份、服務器備份等，并妥善保管備份數據。（三）信息查詢與統計1.公司內部相關人員可根據工作需要，通過授權查詢樣機管理數據庫中的相關信息。2.定期對樣機管理數據進行統計分析，生成各類報表，為公司決策提供數據支持。十、監督與考核（一）監督檢查1.公司設立專門的監督小組，定期對部門倉庫樣機管理制度的執行情況進行監督檢查。2.監督檢查內容包括樣機的入庫、領用、使用、歸還、盤點、報廢等環節的管理情況，以及倉庫的保管與安全管理情況等。（二）考核機制1.建立樣機管理考核機制，對各相關部門及人員在樣機管理工作中的表現進行考核評價。2.考核指標包括樣機賬物相符率、樣