釘釘檔案管理制度模板?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，充分發揮檔案在公司發展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，適用于利用釘釘平臺進行檔案管理的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，確保檔案管理的規范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內容的完整性。3.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。4.安全保密原則：加強檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護公司利益。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.統籌規劃公司檔案管理工作，指導、監督各部門檔案管理工作。3.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護公司檔案信息系統，實現檔案的信息化管理。5.開發利用檔案資源，為公司提供檔案查閱、借閱等服務。（二）各部門檔案管理職責1.各部門負責人為本部門檔案管理工作的第一責任人，負責組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應指定專人負責本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的及時收集、分類整理、妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用相關信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、證照資質等。2.人力資源類：員工檔案、招聘與培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。3.財務審計類：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料等。4.業務合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、合作協議等。5.項目管理類：項目立項文件、項目進度報告、項目驗收資料等。6.技術研發類：研發項目文檔、技術方案、專利申請文件等。7.市場營銷類：市場調研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。8.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用"分類代碼+年度+順序號"的方式編制。2.分類代碼按照上述檔案分類類別設置相應字母代碼。3.年度為檔案形成的自然年度，采用四位數字表示。4.順序號為每類檔案在本年度內的流水號，采用四位數字表示。例如：行政管理類檔案編號為XZGL20230001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關部門負責接收，并及時交檔案管理部門歸檔。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案分類標準，對每份檔案進行分類，確定其所屬類別和編號。3.編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。4.對紙質檔案進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。5.對于電子檔案，應按照規定的格式和命名規則進行存儲，建立相應的電子目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.反映公司行政管理、生產經營、技術研發、財務審計等各項活動的文件、資料、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協議等。3.公司內部形成的重要會議記錄、工作計劃、總結報告等。4.員工個人檔案及相關人事資料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔時間1.一般文件材料應在次年上半年歸檔完畢。2.重大活動、項目等形成的檔案應在活動結束或項目完成后及時歸檔。3.會計檔案按照國家有關規定定期歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規范。2.紙質檔案應使用A4規格紙張，左側裝訂。3.電子檔案應采用通用格式存儲，確保長期可讀。4.歸檔時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。六、檔案保管（一）保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、營業執照等重要文件。3.定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據檔案的性質和重要程度確定。（二）保管方式1.檔案管理部門設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.對紙質檔案應分類存放，排列有序，便于查找。3.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數據丟失。（三）檔案保管環境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案庫房進行檢查，及時發現和處理檔案保管中存在的問題。七、檔案利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機密的檔案，需經公司主管領導批準后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應持單位介紹信，經公司主管領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.申請表經審批后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續，領取檔案查閱登記表。3.檔案管理部門工作人員根據查閱申請表提供相應檔案，并在查閱過程中進行監督。4.查閱人員查閱完畢后，應及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經公司主管領導批準。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，經審批后到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理部門工作人員對借閱檔案進行清點、核對，并在檔案借閱登記表上記錄借閱信息。3.借閱人員在借閱期限內妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門工作人員進行核對、驗收。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，各相關部門負責人參加，負責對公司檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應繼續保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經公司主管領導批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質檔案采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.電子檔案應進行徹底刪除，并對存儲介質進行銷毀處理。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的安全、徹底。九、檔案信息化管理（一）系統建設1.建立公司檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統應與公司其他業務系統進行有效集成，實現數據共享。（二）數據錄入1.檔案管理部門負責將紙質檔案和電子檔案的相關信息錄入檔案信息化管理系統。2.數據錄入應準確、完整、及時，確保系統數據與實際檔案一致。（三）系統維護1.定期對檔案信息化管理系統進行維護和升級，確保系統的穩定運行。2.加強系統安全管理，設置不同用戶的訪問權限，防止數據泄露。（四）電子檔案管理1.電子檔案應按照檔案分類標準進行分類存儲，建立相應的電子文件夾結構。2.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。十、檔案保密管理（一）保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責。2.對涉及公司機密的檔案，應嚴格按照保密規定進行管理。（二）保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內容。3.查閱機密檔案時，應在指定地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內容。十一、監督與檢查（一）監督機制公司建立檔案管理監督機制，定期對各部門檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管等工作的質量。3.檔案利用服務的情況。