總公司檔案室管理制度?一、總則（一）目的為加強總公司檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為公司各項工作服務，根據國家有關檔案工作的法律法規，結合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于總公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：總公司檔案室負責集中管理公司各類檔案，確保檔案的完整性、系統性和安全性。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的歷史面貌和實際情況，不得偽造、篡改。3.保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保檔案信息不泄露，維護公司的商業秘密和合法權益。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置總公司設立檔案室，隸屬[具體部門]管理，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責收集、整理、歸檔公司各類文件資料，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，建立科學合理的檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全與完整。5.按照規定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作，確保檔案的質量和有效性。6.積極開展檔案信息開發利用工作，為公司領導決策、各部門工作及員工提供檔案資料服務。7.負責組織公司內部檔案管理知識培訓，提高員工的檔案意識和業務水平。8.完成上級領導交辦的其他有關檔案管理工作任務。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門文件資料的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.協助檔案室做好檔案的整理、編目、檢索等工作，提供相關檔案信息。3.按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的保管和利用工作，確保檔案的安全。4.對本部門形成的電子文件進行規范管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，并及時移交檔案室保存。三、檔案的收集與歸檔（一）歸檔范圍1.公司設立以來形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、人事檔案、印章管理文件等。業務經營類：市場調研報告、銷售合同、采購合同、項目策劃書、業務報表等。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務文件等。技術研發類：技術方案、圖紙、實驗報告、專利文件、技術合同等。企業文化類：公司宣傳資料、員工活動記錄、榮譽證書、企業文化建設文件等。2.國家法律法規規定應歸檔保存的文件材料。3.其他對公司具有保存價值的文件資料。（二）歸檔時間1.當年形成的文件材料，一般應在次年上半年歸檔。2.跨年度的項目文件，在項目結束后三個月內歸檔。3.重大活動、重要會議形成的文件材料，應在活動或會議結束后及時歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全完整、真實有效，字跡清晰，簽字蓋章手續完備。2.歸檔的文件材料應按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯系。3.電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保電子文件的格式規范、內容完整，并與紙質文件同步歸檔。4.歸檔的文件材料應進行編目，編制歸檔文件目錄，注明文件的編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構保管期限分類法，將檔案分為若干大類，再按年度、機構、保管期限進行細分。2.具體分類如下：行政管理類：按年度、發文機構或問題分類，保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）。業務經營類：按年度、業務類型或項目分類，保管期限根據業務性質和重要程度確定。財務管理類：按年度、會計科目分類，保管期限按照國家財務檔案管理規定執行。技術研發類：按年度、項目名稱或技術領域分類，保管期限根據技術成果的重要性和時效性確定。企業文化類：按年度、活動類型或主題分類，保管期限根據文化活動的影響力和歷史價值確定。（三）編號規則1.檔案編號采用"全宗號目錄號案卷號件號"四級編號制。2.全宗號：暫定為[具體全宗號]，代表總公司檔案全宗。3.目錄號：根據檔案分類類別設置，如"1"代表行政管理類，"2"代表業務經營類等。4.案卷號：按年度、類別順序編制，每年從"1"開始編號。5.件號：在每本案卷內按文件排列順序從"1"開始編號。（四）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應包含編號、題名、日期、文號、責任者、頁數、保管期限等項目。2.題名應準確概括文件的主要內容，日期填寫文件的形成日期，文號填寫文件的發文字號，責任者填寫文件的制發單位或個人。3.編目應使用計算機進行錄入，確保目錄信息的準確性和完整性。同時，應打印紙質目錄，裝訂成冊，與檔案一并保管。五、檔案的保管與保護（一）保管環境1.檔案室應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為庫房，并配備必要的消防器材和安全設施。2.庫房內溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。3.檔案架應排列整齊，便于通風和取放檔案。檔案應分類存放，標識清晰，不得隨意堆放。（二）檔案裝具1.檔案盒應采用符合國家標準的無酸檔案盒，規格為A4或A3，材質應堅固耐用，便于長期保存。2.檔案柜應選用質量可靠、結構牢固的鐵皮柜或木質柜，根據檔案的存放要求進行合理配置。3.應定期檢查檔案裝具的使用情況，如有損壞應及時維修或更換。（三）檔案保護措施1.對紙質檔案應定期進行清點、核對，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。2.對電子檔案應定期進行備份，存儲介質應選用質量可靠、存儲容量大的硬盤或磁帶，并異地存放。同時，應定期對電子檔案進行殺毒、維護，確保電子檔案的安全與可用。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，采取通風、除濕、降溫等措施，防止檔案因受潮、受熱、發霉等原因損壞。4.做好檔案的防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，檢查檔案是否有蟲蛀、鼠咬現象，如有發現應及時采取措施處理。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格執行門禁制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。同時，應安裝監控設備，確保庫房安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據國家有關檔案保管期限的規定，結合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門兼職檔案員及相關業務人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合判定檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值，如涉及未了結的債權債務、法律糾紛、重要業務等，應適當延長保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組根據鑒定結果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、文號、責任者、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經公司領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監銷人應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在銷毀清冊上注明銷毀日期、方式等信息，并永久保存。七、檔案的利用與服務（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全與完整。2.應積極為公司各項工作提供檔案服務，滿足公司領導決策、各部門業務工作及員工個人需求。（二）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案室提出申請。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，并經公司領導批準后方可查閱。3.公司員工因個人原因查閱與本人相關的檔案，須經所在部門負責人同意后，方可查閱。（三）利用方式1.查閱：查閱檔案應在檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需摘錄、復制檔案內容，應經檔案室負責人同意，并登記備案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、歸還日期等信息，經所在部門負責人和檔案室負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失，如有違反，應承擔相應的責任。（四）服務措施1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、部門、檔案名稱、數量、用途、歸還日期等信息。2.加強與各部門的溝通與協調，及時了解檔案需求情況，主動提供檔案服務。3.不斷拓展檔案信息開發利用的深度和廣度，通過編寫檔案參考資料、專題匯編等方式，為公司提供更多有價值的信息服務。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.逐步實現檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷、高效的檔案信息服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對庫存檔案進行全面數字化掃描，建立電子檔案數據庫。掃描分辨率應不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。同時，應進行圖像處理，去除圖像中的噪聲、污點等，提高圖像質量。2.檔案信息錄入：將檔案的題名、日期、文號、責任者、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統，建立準確的檔案目錄數據庫，方便檔案的檢索和查詢。3.系統功能模塊：檔案信息化管理系統應具備檔案錄入、檢索、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能模塊，實現檔案管理的全過程信息化。同時，應具備權限管理功能，不同用戶根據其工作職責和權限，訪問相應的檔案信息。4.數據備份與安全：定期對檔案信息化管理系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并異地存放。加強系統安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止數據泄露和病毒感染。同時，應建立用戶認證和加密機制，確保用戶身份的真實性和數據傳輸的安全性。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，嚴