軟件資產使用管理制度?總則目的為加強公司軟件資產管理，規范軟件資產的采購、使用、維護及處置等行為，保障公司軟件資產的安全、有效使用，提高軟件資產的使用效益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要使用公司軟件資產的外部人員。定義1.軟件資產：指公司擁有的各類計算機軟件，包括操作系統、辦公軟件、業務軟件、數據庫管理系統、開發工具等，以及通過購買、授權、自主開發等方式獲得的軟件使用權。2.采購：指公司通過購買、租賃、授權等方式獲取軟件資產的行為。3.使用：指員工在工作中按照規定的權限和方式操作、運行軟件資產的行為。4.維護：指對軟件資產進行日常檢查、更新、升級、故障排除等活動，以確保軟件資產正常運行。5.處置：指對不再使用、報廢或閑置的軟件資產進行轉移、核銷、出售等處理的行為。軟件資產采購管理采購需求評估1.各部門根據業務需求，定期提交軟件資產采購申請。申請應詳細說明采購軟件的名稱、版本、功能要求、預計使用人數、使用期限等信息。2.信息技術部門對采購申請進行評估，結合公司現有軟件資產情況、技術架構、預算等因素，審核申請的合理性和必要性。對于涉及重大投資或復雜技術的軟件采購，應組織相關專家進行論證。采購流程1.采購申請審批：采購申請經部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，提交至采購部門。2.采購實施：采購部門根據審批后的申請，按照公司采購管理規定，通過招標、詢價、單一來源采購等方式確定供應商，并簽訂采購合同。采購合同應明確軟件的名稱、版本、數量、價格、交付時間、售后服務等條款。3.驗收：軟件到貨后，由信息技術部門會同使用部門按照采購合同要求進行驗收。驗收內容包括軟件的功能、性能、兼容性、文檔等方面。驗收合格后，填寫驗收報告，并辦理入庫手續。采購預算管理1.公司建立軟件資產采購預算制度，每年根據業務發展規劃和軟件資產使用情況，編制軟件資產采購預算。2.采購預算應明確軟件資產的采購項目、金額、資金來源等信息。采購預算經公司預算管理部門審核后，報公司管理層審批。3.嚴格控制軟件資產采購預算的執行，確保采購支出不超出預算范圍。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批。軟件資產使用管理使用權限管理1.根據員工的工作職責和崗位需求，設定不同的軟件資產使用權限。使用權限分為只讀、讀寫、管理等不同級別。2.信息技術部門負責為員工分配軟件資產使用權限，并定期進行審核和調整。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得擅自將賬號和密碼提供給他人使用。3.對于涉及公司核心業務或敏感信息的軟件資產，應采取加密、訪問控制等安全措施，嚴格限制使用人員的范圍和權限。使用規范1.員工應按照軟件的使用說明書和操作規程使用軟件資產，不得擅自修改軟件的配置和參數。2.在使用軟件資產過程中，如發現軟件存在故障或問題，應及時向信息技術部門報告。未經信息技術部門同意，不得自行對軟件進行修復或處理。3.員工應尊重軟件的知識產權，不得私自復制、傳播、轉讓公司擁有的軟件資產。未經授權，不得將公司軟件資產用于個人目的或提供給第三方使用。使用記錄與審計1.信息技術部門應建立軟件資產使用記錄制度，記錄員工使用軟件資產的時間、內容、操作等信息。使用記錄應保存一定期限，以便進行審計和追溯。2.定期對軟件資產的使用情況進行審計，檢查員工是否按照規定的權限和方式使用軟件資產，是否存在違規使用行為。對于發現的問題，應及時進行整改，并追究相關人員的責任。軟件資產維護管理維護計劃制定1.信息技術部門根據軟件資產的類型、使用情況、技術發展等因素，制定軟件資產維護計劃。維護計劃應包括維護內容、維護時間、維護人員等信息。2.軟件資產維護計劃應定期進行評估和調整，確保維護工作的有效性和及時性。對于重要的軟件資產，應制定專項維護計劃，加強維護力度。日常維護1.信息技術部門按照維護計劃，定期對軟件資產進行日常維護，包括系統巡檢、數據備份、軟件更新、安全檢查等工作。2.及時處理軟件資產出現的故障和問題，確保軟件資產的正常運行。對于一般性故障，應在規定時間內修復；對于重大故障，應啟動應急預案，盡快恢復系統運行。升級與更新1.根據軟件供應商提供的升級信息和公司業務需求，及時對軟件資產進行升級和更新。升級和更新應經過嚴格的測試和審批流程，確保升級和更新后的軟件資產穩定可靠。2.在軟件升級和更新過程中，應做好數據備份和風險評估工作，制定相應的回滾方案，以應對可能出現的問題。維護文檔管理1.信息技術部門應建立軟件資產維護文檔管理制度，記錄軟件資產的維護過程、維護結果、故障處理情況等信息。維護文檔應包括維護計劃、維護記錄、升級報告、故障報告等內容。2.維護文檔應妥善保管，以便在需要時進行查閱和參考。維護文檔的保存期限應符合公司檔案管理規定。軟件資產處置管理處置評估1.對于不再使用、報廢或閑置的軟件資產，由使用部門提出處置申請。申請應說明軟件資產的名稱、版本、現狀、處置原因等信息。2.信息技術部門對處置申請進行評估，結合軟件資產的使用情況、技術狀況、市場價值等因素，審核申請的合理性和必要性。對于涉及知識產權保護或敏感信息的軟件資產，應進行特殊處理。處置流程1.處置申請審批：處置申請經部門負責人審核后，報分管領導審批。審批通過后，提交至信息技術部門。2.處置實施：信息技術部門根據審批后的申請，按照公司資產處置管理規定，對軟件資產進行處置。處置方式包括轉移、核銷、出售等。3.處置記錄：信息技術部門應記錄軟件資產的處置過程和結果，填寫處置報告，并報公司資產管理部門備案。知識產權保護1.在軟件資產處置過程中，應嚴格遵守國家知識產權法律法規，確保公司軟件資產的知識產權得到有效保護。2.對于涉及公司自主開發軟件的處置，應按照公司知識產權管理規定，辦理相關的知識產權轉讓或授權手續。監督與檢查監督機制1.公司建立軟件資產使用監督機制，由信息技術部門和內部審計部門負責對軟件資產的采購、使用、維護及處置等情況進行監督檢查。2.信息技術部門應定期對軟件資產的使用情況進行自查，及時發現和糾正存在的問題。內部審計部門應定期對軟件資產的管理情況進行審計，提出審計意見和建議。違規處理1.對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重，給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違規使用軟件資產給公司造成損失的，應依法追究相關人員的賠償責任。構成犯罪的，將依法移送司