銀行檔案安全管理制度?總則目的為加強銀行檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發揮檔案的作用，根據國家有關法律法規和銀行實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于銀行各級機構及全體員工在檔案管理工作中的相關活動。基本原則1.安全第一原則：將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發生。2.規范管理原則：按照統一的標準和流程對檔案進行收集、整理、保管、利用等操作，確保管理工作的規范化。3.保密原則：嚴格遵守保密規定，對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案進行妥善保密。4.便捷利用原則：在確保安全保密的前提下，合理優化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為銀行各項工作提供有力支持。檔案管理職責分工檔案管理部門職責1.負責制定和完善銀行檔案管理制度，并組織實施。2.統籌規劃銀行檔案管理工作，對檔案管理工作進行指導、監督和檢查。3.集中管理銀行各類重要檔案，包括但不限于信貸檔案、會計檔案、人事檔案、業務合同檔案等。4.組織檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編研和利用等工作。5.負責檔案管理信息化建設，提高檔案管理的自動化水平和信息共享程度。6.開展檔案安全宣傳教育活動，增強員工的檔案安全意識。各業務部門職責1.負責本部門業務檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理規定，正確使用和保管本部門留存的檔案，確保檔案安全。4.協助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關業務信息和資料。檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、上架、保管、查閱登記等。3.對檔案的安全狀況進行定期檢查，發現問題及時報告并采取措施處理。4.做好檔案管理的信息化操作，確保檔案信息系統的安全運行和數據準確。5.積極參與檔案編研工作，為檔案利用提供便利條件。檔案收集與整理檔案收集范圍1.信貸業務檔案：包括貸款申請、審批文件、借款合同、擔保合同、抵押物清單、貸后檢查記錄等。2.會計業務檔案：各類會計憑證、賬簿、報表、財務報告等。3.人事檔案：員工履歷表、工資檔案、考核材料、任免文件、獎懲記錄等。4.業務合同檔案：各類業務合同、協議、意向書等。5.行政管理檔案：銀行內部文件、會議記錄、工作計劃、總結報告等。6.其他檔案：如審計檔案、法律事務檔案、客戶資料檔案等。檔案收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，符合檔案管理要求。3.對于重要檔案或時效性較強的檔案，應及時移交檔案管理部門。檔案整理原則與方法1.整理原則：遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：分類：按照檔案的來源、時間、內容、形式等進行分類，如將信貸檔案分為個人貸款檔案、公司貸款檔案等。編號：為每類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。裝訂：對紙質檔案進行整齊裝訂，去除金屬物等。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。檔案保管檔案保管場所要求1.應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內配備必要的消防器材、溫濕度調節設備、防蟲藥品等。檔案存儲方式1.紙質檔案：應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。2.電子檔案：應進行備份存儲，存儲介質應選用安全可靠的設備，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和維護。電子檔案應按照規定的格式和命名規則進行存儲，確保數據的可讀性和可管理性。檔案保管期限1.根據國家有關規定和銀行實際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久保管、定期保管（如3年、5年、10年、15年等）。2.檔案保管期限屆滿后，應按照規定進行鑒定和銷毀。檔案定期檢查與維護1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、完整性、保管狀況等。2.對發現的問題及時進行處理，如對破損檔案進行修復、對受潮檔案進行干燥處理等。3.定期對電子檔案進行數據備份，確保數據安全。同時，對電子檔案系統進行維護和升級，防止出現故障和數據丟失。檔案利用檔案利用原則1.嚴格遵守檔案利用審批制度，確保檔案利用符合規定和手續完備。2.在檔案利用過程中，應注意保護檔案的安全和完整，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案，應嚴格按照保密規定進行利用。檔案查閱審批流程1.內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.外部單位查閱檔案，應持有合法有效的介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經銀行相關部門負責人審核，報行領導批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經行領導特別批準。檔案借閱管理1.檔案一般不對外借閱，如有特殊情況需要借閱，應按照查閱審批流程辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過規定時間，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發現問題及時處理。檔案復制管理1.因工作需要復制檔案，應填寫《檔案復制申請表》，按照查閱審批流程辦理審批手續。2.檔案管理人員應對復制過程進行監督，確保復制內容與原件一致。3.復制的檔案應加蓋"復制件"印章，并注明復制日期、份數等信息。檔案保密保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責任和保密措施。2.對涉及銀行機密和客戶隱私的檔案，實行專人專管，嚴格限制接觸范圍。保密措施1.檔案庫房應設置門禁系統，限制無關人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，不得泄露檔案內容。3.在檔案利用過程中，對查閱、借閱、復制等環節進行嚴格監控，防止檔案信息泄露。4.對廢棄的檔案材料，應按照規定進行銷毀處理，確保信息安全。檔案鑒定與銷毀鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關業務部門和專業人員參加。鑒定標準與方法1.根據檔案的保管期限、重要性、現實利用價值等因素，制定科學合理的鑒定標準。2.采用直接鑒定法，對每份檔案進行逐件審查，確定其存毀價值。銷毀審批流程1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見。2.填寫《檔案銷毀申請表》，經檔案管理部門負責人、分管行領導簽字同意后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，由專人負責監銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。檔案信息化管理信息化建設規劃1.制定檔案信息化建設規劃，明確建設目標、任務和步驟。2.加大對檔案信息化建設的投入，提高檔案管理的自動化水平。檔案信息系統功能1.檔案錄入：實現檔案數據的快速錄入，確保數據準確無誤。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，方便快捷地查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。4.數據備份與恢復：定期進行數據備份，保障數據安全，在出現故障時能夠及時恢復。電子檔案管理1.對電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環節進行規范管理。2.確保電子檔案的格式規范、元數據完整，便于長期保存和利用。監督與檢查監督機制1.建立檔案管理監督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.內部審計部門應將檔案管理納入審計范圍，對檔案管理的合規性進行監督。檢查內容與方式1.檢查內容：包括檔案管理制度執行情況、檔案收集整理質量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務水平等。2.檢查方式：采取定期檢查與不定期抽查相結合的方式，對檔案管理工作進行全面檢查。問題整改