供應商物資管理制度?總則目的為加強公司供應商物資管理，規范采購流程，確保所采購物資的質量、交期和成本符合公司要求，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有與供應商物資采購相關的活動，包括物資的選型、采購、驗收、付款等環節。基本原則1.質量優先原則：確保所采購物資符合公司生產經營所需的質量標準。2.公平公正原則：在供應商選擇、采購交易等過程中遵循公平、公正的原則，維護公司和供應商的合法權益。3.成本效益原則：在保證物資質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.合作共贏原則：與供應商建立長期穩定、互利共贏的合作關系。供應商管理供應商開發1.需求分析：各部門根據生產、運營需求，提出物資采購申請，明確物資規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.供應商搜索：采購部門通過多種渠道搜索潛在供應商，如網絡搜索、行業展會、供應商推薦、同行交流等。3.供應商篩選：采購部門對潛在供應商進行初步篩選，評估其經營范圍、生產能力、質量控制體系、價格水平、服務能力等方面，確定符合基本要求的供應商名單。4.實地考察：對于重要物資或新開發的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、管理水平、質量保證措施等實際情況。5.資質審核：要求供應商提供營業執照、生產許可證、產品質量認證、稅務登記證等相關資質證明文件，進行審核。6.樣品測試：對于需要樣品測試的物資，采購部門要求供應商提供樣品，組織相關部門進行測試和評估，確保樣品符合公司要求。7.供應商選定：采購部門綜合考慮供應商的各項條件，填寫供應商評估表，提出選定建議，報公司領導審批后確定合格供應商。供應商評估1.定期評估：采購部門每年定期對供應商進行評估，評估內容包括質量、交期、價格、服務等方面。2.質量評估：統計供應商物資檢驗不合格率、退貨率等指標，評估其產品質量穩定性。3.交期評估：根據供應商按時交貨次數、延遲交貨天數等，評價其交貨及時性。4.價格評估：對比市場價格和供應商報價，評估其價格合理性。5.服務評估：收集公司內部各部門對供應商服務的反饋意見，如響應速度、售后服務等。6.評估結果處理：根據評估結果，將供應商分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優秀供應商給予適當獎勵和更多合作機會；對于不合格供應商，要求其限期整改，整改仍不合格的，暫停或終止合作。供應商激勵與約束1.激勵措施訂單獎勵：對于按時、按質、按量完成訂單的供應商，給予一定比例的訂單金額獎勵。合作優惠：在價格調整、付款方式等方面給予優秀供應商更優惠的政策。榮譽表彰：對表現突出的供應商頒發榮譽證書，在公司內部進行宣傳。2.約束措施合同約束：在采購合同中明確雙方權利義務、違約責任等條款。扣款處理：對于物資質量不合格、交貨延遲等情況，按照合同約定扣除相應款項。終止合作：對于嚴重違反合同約定或多次出現問題的供應商，終止合作關系。物資采購管理采購計劃制定1.需求預測：各部門結合歷史數據、市場趨勢、生產計劃等因素，對物資需求進行預測，填寫物資需求預測表。2.采購計劃編制：采購部門根據各部門物資需求預測表，綜合考慮庫存水平、采購周期等因素，編制年度、季度、月度采購計劃。3.計劃審批：采購計劃報公司領導審批后執行。如遇特殊情況需調整采購計劃，應及時辦理審批手續。采購流程1.采購申請：各部門根據實際需求填寫采購申請表，詳細說明物資名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，并經部門負責人簽字審批。2.采購詢價：采購部門根據采購申請表，向選定的供應商發送詢價單，要求供應商在規定時間內報價。3.報價評審：采購部門對供應商的報價進行評審，比較價格、質量、交期等因素，選擇合適的供應商。4.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確物資規格、數量、價格、交期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。5.訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，通知其按照要求組織生產和供貨。6.采購跟蹤：采購部門定期跟蹤采購訂單執行情況，及時掌握物資生產進度、運輸情況等，確保按時到貨。7.到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知相關部門做好驗收準備。物資到貨時，由驗收部門按照合同要求和驗收標準進行驗收，填寫驗收報告。采購成本控制1.價格談判：采購部門與供應商進行價格談判，爭取有利的采購價格。通過批量采購、長期合作等方式獲取價格優惠。2.成本分析：采購部門定期對采購成本進行分析，查找成本變動原因，采取有效措施降低采購成本。3.成本預算：在采購計劃制定過程中，合理編制采購成本預算，并嚴格控制預算執行。物資驗收管理驗收標準制定1.技術標準：根據物資的特性和使用要求，制定相應的技術標準，明確物資的規格、型號、性能、質量等方面的要求。2.質量標準：參考國家相關標準、行業標準以及供應商提供的質量標準，確定物資的質量驗收標準。3.數量標準：明確物資的計量方法和驗收數量的允許偏差范圍。驗收流程1.到貨通知：采購部門在物資到貨前，通知驗收部門做好驗收準備工作，提供物資采購合同、采購訂單、質量標準等相關資料。2.初步檢查：驗收人員在物資到貨時，首先對物資的外包裝、標識、數量等進行初步檢查，查看是否有破損、缺失、標識不清等情況。3.質量檢驗：按照驗收標準，對物資的質量進行檢驗。可采用檢驗報告、抽樣檢測、試用等方式進行質量驗證。4.數量核對：核對物資的實際到貨數量與采購合同、采購訂單一致。5.驗收記錄：驗收人員如實填寫驗收報告，詳細記錄物資的名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結果等信息。6.驗收結果處理合格：物資驗收合格，驗收部門在驗收報告上簽字確認，采購部門可辦理入庫或投入使用手續。不合格：驗收不合格的物資，驗收部門出具不合格報告，說明不合格原因。采購部門及時與供應商溝通，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施。物資庫存管理庫存規劃1.安全庫存設定：根據物資的采購周期、需求波動等因素，設定合理的安全庫存水平，以防止物資短缺。2.庫存周轉率目標：確定各類物資的庫存周轉率目標，定期進行分析和評估，確保庫存資金合理占用。3.庫存分類管理：按照物資的重要性、使用頻率等因素，將物資分為A、B、C三類，實施分類管理。庫存盤點1.盤點計劃制定：財務部門定期制定庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等。2.實地盤點：盤點人員按照盤點計劃對庫存物資進行實地清點，記錄實際庫存數量。3.賬實核對：將實際庫存數量與庫存賬目進行核對，查找差異原因。4.盤點報告編制：盤點結束后，編制盤點報告，說明盤點結果、差異情況及處理建議。5.差異處理：對于盤點差異，及時查明原因，進行相應的賬務調整和庫存處理。庫存控制1.庫存預警：設定庫存上下限，當庫存數量接近上下限時，系統自動發出預警信息，提示采購部門及時補貨或調整生產計劃。2.呆滯物資處理：定期對庫存物資進行清查，識別呆滯物資，分析原因，采取降價促銷、報廢、退貨等方式進行處理。付款管理付款審批流程1.發票審核：采購部門收到供應商發票后，審核發票的真實性、合法性、完整性，包括發票金額、物資明細、開票日期等與采購合同一致。2.驗收單審核：核對驗收單與發票上的物資信息、數量是否相符。3.付款申請：采購部門根據合同約定和發票、驗收單審核情況，填寫付款申請表，注明付款金額、付款方式、付款日期等信息，并經部門負責人簽字。4.財務審核：財務部門對付款申請表進行審核，重點審核資金安排、付款手續合規性等。5.領導審批：付款申請表報公司領導審批。6.付款執行：財務部門根據領導審批意見，安排資金進行付款。付款方式選擇1.現付：對于金額較小、交易頻繁的物資采購，可選擇現付方式，以獲取現金折扣。2.月結：與供應商協商確定月結期限，在規定期限內支付貨款，有利于資金周轉。3.銀行承兌匯票：對于金額較大的采購，可采用銀行承兌匯票方式付款，延長付款期限。逾期付款管理1.原因分析：對于逾期付款情況，采購部門與供應商溝通，了解逾期原因。2.協商解決：根據逾期原因，與供應商協商解決方案，如調整付款計劃、給予一定補償等。3.避免影響合作：盡量避免逾期付款對供應商合作積極性造成影響，維護良好的合作關系。信息管理供應商信息管理1.信息收集：采購部門負責收集、整理供應商的基本信息、資質信息、業績信息、聯系方式等。2.信息更新：定期對供應商信息進行更新，確保信息的準確性和及時性。3.信息共享：將供應商信息在公司內部相關部門進行共享，方便各部門查詢和使用。采購合同管理1.合同簽訂：采購部門按照合同簽訂流程，與供應商簽訂采購合同，并確保合同條款符合公司要求。2.合同歸檔：采購合同簽訂后，及時進行歸檔，妥善保管合同原件及相關附件。3.合同執行跟蹤：跟蹤采購合同的執行情況，及時處理合同變更、解除等事項，并做好記錄。物資信息管理1.物資檔案建立：采購部門為每類物資建立檔案，記錄物資的規格、型號、采購標準、驗收情況等信息。2.物資信息維護：定期對物資信息進行維護，確保信息的準確性和完整性。監督與考核內部監督1.審計監督：公司審計部門定期對供應商物資管理活動進行審計，檢查采購流程的合規性、物資質量、成本控制等方面的情況。2.日常監督：采購部門內部設立監督崗位，對采購過程進行日常監督，及時發現和糾正問題。考核指標1.采購成本降低率：考核采購部門在控制采購成本方面的成效。2.物資質量合格率：反映所采購物資的質量狀況。3.訂單按時交付率：評估