資料管理制度（辦法）?一、總則（一）目的為了加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、安全性和保密性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、各分支機構以及全體員工在工作中涉及的各類資料的管理。（三）基本原則1.集中統一原則：公司資料實行集中統一管理，由專門的部門或人員負責資料的收集、整理、存儲、保管和利用。2.分類管理原則：根據資料的性質、來源、用途等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取有效措施確保資料的安全和保密，防止資料泄露、丟失或損壞。4.高效利用原則：充分發揮資料的作用，提高資料的利用效率，為公司的決策、業務開展等提供支持。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告等。2.業務文件類：涉及公司業務活動的合同、協議、訂單、業務報表等。3.財務文件類：財務報表、賬目、憑證、審計報告等。4.人事文件類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。5.技術文件類：產品設計圖紙、技術方案、工藝流程、技術標準等。6.市場文件類：市場調研報告、營銷策劃方案、客戶資料等。7.其他文件類：不屬于以上分類的其他資料。（二）編號規則為便于資料的管理和查找，對各類資料進行編號。編號采用"部門代碼+年份+流水號"的形式。例如：行政部2023年第10號文件編號為xZ2023010。具體部門代碼如下：1.行政部：xZ2.業務部：YW3.財務部：CW4.人事部：RS5.技術部：JS6.市場部：SC7.其他：QT三、資料收集（一）收集職責1.各部門負責本部門資料的收集工作，并指定專人負責資料的整理和移交。2.涉及多個部門的資料，由牽頭部門負責收集，相關部門配合。（二）收集范圍1.上級主管部門下發的各類文件、通知等。2.公司內部各部門形成的文件、報告、記錄等。3.業務活動中產生的合同、協議、訂單、報表等。4.員工提交的各類報告、總結、提案等。5.其他與公司業務相關的資料。（三）收集要求1.及時性：各部門應及時收集本部門產生的資料，確保資料不遺漏、不延誤。2.完整性：收集的資料應內容完整，簽字蓋章齊全，附件配套。3.準確性：資料應真實準確，數據可靠，表述清晰。四、資料整理（一）整理職責資料收集后，由各部門指定的專人負責整理。整理人員應按照資料分類和編號規則，對資料進行分類、編號、裝訂、編目等工作。（二）整理內容1.對資料進行分類，按照資料的性質、來源、用途等進行合理歸類。2.對每份資料進行編號，確保編號的唯一性和系統性。3.去除資料中的重復頁、空白頁等，按照順序進行裝訂。4.編制資料目錄，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查找和管理。（三）整理要求1.規范性：整理工作應嚴格按照規定的分類和編號規則進行，確保資料整理的規范性和一致性。2.準確性：資料整理應準確無誤，目錄編制應清晰準確，便于查閱。3.美觀性：裝訂后的資料應整齊美觀，便于保存和利用。五、資料存儲（一）存儲方式1.電子存儲：建立公司資料電子檔案庫，將整理好的資料以電子文檔的形式存儲在服務器或存儲設備上。電子檔案庫應按照資料分類進行文件夾設置，便于查找和管理。2.紙質存儲：對于重要的、需要長期保存的資料，應同時進行紙質存儲。紙質資料應存放在專門的檔案柜中，按照資料分類和編號順序進行排列。（二）存儲環境1.電子存儲環境應具備良好的安全性和穩定性，配備防火墻、殺毒軟件等安全防護措施，防止資料被病毒感染、黑客攻擊等。2.紙質存儲環境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保資料的安全保存。（三）存儲期限1.行政文件類、財務文件類、人事文件類等重要資料的存儲期限為長期。2.業務文件類、市場文件類等資料的存儲期限根據業務需要確定，一般為35年。3.其他文件類資料的存儲期限根據實際情況確定。六、資料保管（一）保管職責1.公司指定專門的部門或人員負責資料的保管工作。保管人員應定期對資料進行檢查、清點、核對，確保資料的安全和完整。2.各部門應配合保管部門做好本部門資料的保管工作，對涉及本部門的資料進行妥善保管。（二）保管措施1.建立資料保管臺賬，詳細記錄資料的名稱、編號、日期、來源、保管期限、存放位置等信息，便于查詢和管理。2.對重要資料實行雙人保管制度，確保資料的安全性。3.定期對資料進行備份，防止資料丟失或損壞。備份資料應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。4.加強對保管人員的培訓和管理，提高保管人員的安全意識和業務水平。（三）資料借閱1.因工作需要借閱資料的，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱用途、借閱期限等信息，經部門負責人簽字批準后，到保管部門辦理借閱手續。2.保管部門應對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續，并將資料交給借閱人。3.借閱人應按照規定的用途使用資料，不得擅自轉借、復印、涂改、損壞資料。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。4.借閱人歸還資料時，保管部門應認真核對資料的完整性和準確性，如發現資料有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并要求借閱人賠償。（四）資料歸還借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料。如因特殊情況需要延期歸還的，應提前向保管部門提出申請，經批準后方可延期。歸還資料時，借閱人應將資料整理好，交還給保管部門，并在《資料借閱登記表》上簽字確認。七、資料保密（一）保密職責1.公司全體員工都有保守公司資料秘密的義務。各部門負責人應加強對本部門員工的保密教育，確保員工嚴格遵守保密制度。2.涉及公司機密資料的部門和人員，應與公司簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（二）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應在資料上加蓋"機密"印章，并注明保密期限。2.嚴格控制機密資料的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和使用機密資料。3.在傳輸和存儲機密資料時，應采取加密等安全措施，防止資料泄露。4.嚴禁在公共場所談論公司機密資料，嚴禁將機密資料帶出公司或泄露給無關人員。（三）保密監督1.公司設立保密監督部門，定期對公司資料保密制度的執行情況進行檢查和監督。2.對違反保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，直至追究法律責任。八、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料已超過保管期限，且不再具有保存價值的。2.資料因損壞、丟失等原因無法使用，且無備份的。3.經公司領導批準，需要銷毀的其他資料。（二）銷毀程序1.資料保管部門提出資料銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經部門負責人簽字后，報公司領導審批。2.公司領導批準后，由保管部門組織實施資料銷毀工作。銷毀工作應指定專人負責，確保銷毀過程的安全和保密。3.資料銷毀應采用合適的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復。4.資料銷毀完成后，應填寫《資料銷毀登記表》，記錄銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀方式、銷毀時間等信息，由銷毀人員和監銷人員簽字確認。（三）銷毀監督公司設立資料銷毀監督部門，對資料銷毀過程進行監督。監督人員應檢查銷毀方式是否符合要求，銷毀資料是否與申請表一致，銷毀過程是否安全保密等。如發現問題，應及時要求整改。九、資料信息化管理（一）信息化建設1.公司應加強資料信息化管理建設，建立完善的資料管理信息系統，實現資料的電子化存儲、檢索、借閱、統計等功能。2.資料管理信息系統應具備良好的安全性和穩定性，能夠滿足公司資料管理的需要。（二）數據錄入與維護1.各部門應指定專人負責將本部門的資料錄入到資料管理信息系統中，并確保數據的準確性和完整性。2.資料管理部門應定期對資料管理信息系統中的數據進行維護和更新，確保數據的時效性和有效性。（三）信息利用1.公司員工可以通過資料管理信息系統查詢和借閱所需的資料，提高工作效率。2.資料管理部門應利用資料管理信息系統的數據進行統計分析，為公司的決策提供支持。十、考核與獎懲（一）考核內容1.資料收集的及時性、完整性和準確性。2.資料整理的規范性和準確性。3.資料存儲的安全性和完整性。4.資料保管的責任落實情況。5.資料保密制度的執行情況。6.資料信息化管理的推進情況。（二）獎勵措施1.對在資料管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽稱號、獎金、晉升等。（三）懲罰措施1.對違反資料管理