行政管理采購管理制度?總則目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、規范性和高效性，滿足公司生產經營需要，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門涉及的各類物資、服務的采購活動。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，公正選擇供應商。4.歸口管理原則：采購工作實行歸口管理，明確各部門職責，避免多頭采購和重復采購。采購組織與職責采購部門職責1.負責制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.組織實施采購計劃，包括市場調研、供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.建立和維護供應商管理體系，評估供應商資質和信譽，定期對供應商進行考核。4.負責采購物資的驗收、入庫、付款等環節的協調和管理。5.收集、整理采購相關信息，分析采購數據，為公司決策提供支持。需求部門職責1.根據公司生產經營計劃和實際需求，提出采購申請，明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求等。2.參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等工作，協助采購部門做好供應商選擇和合同簽訂工作。3.負責采購物資的驗收和使用反饋，對采購物資的質量、性能等進行評價。財務部門職責1.審核采購預算，監督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，負責采購款項的支付審核和結算工作。3.對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。審計部門職責1.對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購行為的合法性等。2.對采購合同進行審計，防范采購風險。3.對采購項目進行績效審計，評估采購效益。采購預算管理預算編制1.各需求部門應根據公司年度生產經營計劃和實際需求，于每年[具體時間]前編制下一年度采購預算草案，提交至采購部門。2.采購部門對各需求部門提交的采購預算草案進行匯總、審核和平衡，結合公司資金狀況和市場價格波動等因素，編制公司年度采購預算方案，報公司管理層審批。預算執行1.采購部門應嚴格按照經批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.因特殊原因需要調整采購預算的，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，經采購部門審核、財務部門會簽后，報公司管理層審批。預算監督1.財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督，定期檢查采購資金的使用情況，確保采購資金專款專用。2.審計部門對采購預算的編制、執行和調整情況進行審計監督，發現問題及時提出整改意見。采購流程采購申請1.需求部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間、用途等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至采購部門。2.緊急采購申請應在申請表上注明"緊急"字樣，并說明緊急原因，經部門負責人和分管領導簽字后直接提交至采購部門。采購審批1.采購部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行審核。2.對于金額較小（具體金額標準由公司自行設定）的采購申請，采購部門負責人審批后即可組織采購；對于金額較大的采購申請，采購部門應提交公司管理層審批。供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平等，確定符合條件的供應商名單。采購部門組織相關人員對初步篩選后的供應商進行實地考察，了解其生產經營狀況、質量管理體系、售后服務等情況，形成考察報告。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估和考核，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合作態度等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時淘汰，并停止與其合作。3.供應商選擇采購部門根據采購物資的要求和供應商評估情況，從供應商信息庫中選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少邀請兩家以上供應商參與，通過比價、議價等方式，確定最優的采購價格、交貨期、質量標準等條款。采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同管理1.合同起草與審核采購部門負責起草采購合同，合同內容應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同草案提交至法務部門進行法律審核，法務部門對合同的合法性、合規性進行審查，并提出修改意見。采購部門根據法務部門的審核意見對合同草案進行修改完善，報公司管理層審批。2.合同簽訂與執行采購合同經公司管理層審批后，由采購部門與供應商簽訂正式合同。采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。需求部門應配合采購部門做好采購合同的執行工作，及時驗收采購物資，如有質量問題或其他異議，應及時通知采購部門。3.合同變更與解除在采購合同執行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款的，采購部門應與供應商協商一致，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應報法務部門審核和公司管理層審批。如因不可抗力或其他原因需要解除采購合同的，采購部門應及時通知供應商，并按照合同約定辦理相關手續。解除合同的通知應報法務部門備案。采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門組織相關人員按照采購合同和質量標準對采購物資進行驗收，驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等。3.對于驗收合格的采購物資，需求部門應填寫《采購驗收單》，并簽字確認；對于驗收不合格的采購物資，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決，如退貨、換貨、補貨等。采購付款1.采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收單的真實性、發票的合法性等。審核無誤后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間向供應商支付貨款。采購風險管理風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法，全面、系統地分析采購過程中的風險因素。風險評估1.采購部門對識別出的風險進行評估，評估風險發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。風險應對1.市場風險應對：關注市場價格波動，建立價格預警機制，及時調整采購策略；與供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格；開展市場調研，尋找替代物資，降低采購成本。2.供應商風險應對：加強供應商管理，定期評估供應商資質和信譽；建立供應商備份機制，防止因單一供應商出現問題影響采購活動；與供應商簽訂保密協議和違約責任條款，保障公司利益。3.質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款；加強采購物資的檢驗檢測，嚴格執行驗收程序；建立供應商質量追溯體系，對出現質量問題的供應商進行嚴肅處理。4.合同風險應對：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、合規性和完整性；建立合同執行跟蹤機制，及時發現和解決合同執行過程中的問題；加強對合同糾紛的處理，維護公司合法權益。5.付款風險應對：嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款；加強對發票的審核管理，確保發票的真實性和合法性；建立付款風險預警機制，及時發現和防范付款風險。采購信息化管理采購信息系統建設1.公司應建立采購信息系統，實現采購申請、審批、供應商管理、合同管理、采購執行、驗收、付款等環節的信息化管理。2.采購信息系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析等功能，為采購管理提供決策支持。采購信息管理1.采購部門應及時將采購相關信息錄入采購信息系統，確保信息的準確性和及時性。2.采購信息系統應定期進行數據備份，防止數據丟失。3.公司內部各部門有權根據工作需要查詢采購信息系統中的相關信息，但應遵守公司信息安全管理規定。監督與考核監督檢查1.審計部門定期對采購活動進行監督檢查，檢查采購流程的執行情況、采購行為的合法性、采購合同的簽訂與履行情況等。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監督檢查，確保采購資金專款專用，防止資金浪費和挪用。3.公司內部設立舉報郵箱和舉報電話，接受員工對采購活動中違規行為的舉報，對舉報屬實的給予獎勵。考核評價1.采購部門應定期對采購工作進行總結和自我評價，分析