防疫期間數據管理制度?一、總則（一）目的為有效應對防疫期間公司運營管理的特殊需求，規范各類數據的收集、整理、存儲、使用、共享及安全管理，確保數據的準確性、及時性和完整性，為公司決策提供有力支持，保障公司各項業務在防疫期間的穩定運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構在防疫期間涉及的所有與疫情防控、員工管理、業務運營等相關的數據管理活動。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保數據管理活動合法合規。2.準確性原則：數據的收集、錄入、處理等環節應保證數據真實、準確，如實反映實際情況。3.及時性原則：及時收集、整理和分析數據，確保數據能為防疫決策提供及時有效的支持。4.保密性原則：加強數據安全管理，保護涉及公司商業秘密、員工隱私及防疫相關敏感信息不被泄露。5.共享性原則：在確保數據安全和合規的前提下，促進數據在公司內部各部門間的合理共享，提高工作協同效率。二、數據管理職責分工（一）防疫工作領導小組1.負責統籌規劃防疫期間的數據管理工作，制定數據管理戰略和方針。2.審批重要的數據管理決策和方案，協調解決數據管理過程中的重大問題。（二）各部門負責人1.負責本部門防疫相關數據的收集、整理、審核，并確保數據的準確性和及時性。2.組織實施本部門的數據管理工作，配合公司整體數據管理要求，落實各項數據管理措施。3.對本部門數據的安全和保密負責，防止數據泄露和濫用。（三）數據管理員1.協助各部門進行數據的收集、錄入和整理工作，確保數據格式規范、內容完整。2.負責數據的存儲和備份管理，維護數據存儲系統的正常運行，保障數據安全。3.按照公司規定進行數據的定期清理和歸檔，確保數據的時效性和可查詢性。4.協助開展數據統計分析工作，為公司防疫決策提供數據支持。（四）信息技術部門1.提供數據管理所需的技術支持和工具，保障數據管理系統的穩定運行。2.負責數據安全防護工作，制定并實施數據安全策略，防止數據被非法訪問、篡改或丟失。3.配合相關部門進行數據的共享和交互，確保數據在不同系統間的順暢傳輸。三、數據收集（一）員工健康數據1.每日收集員工的體溫、健康狀況（是否有發熱、咳嗽、乏力等癥狀）、出行軌跡等信息。可通過企業微信、釘釘等辦公軟件的健康打卡功能，或專門設計的防疫信息收集表格進行收集。2.對于居家辦公的員工，要求其定期通過電話、微信等方式向直屬上級匯報健康狀況。3.員工因公出差或外出返回后，需及時報告行程信息及健康狀況，并按照公司防疫要求進行相應的健康監測。（二）疫情防控措施執行數據1.記錄公司辦公場所、生產車間等區域的每日消毒情況，包括消毒時間、消毒人員、消毒范圍等。2.統計防疫物資的采購、發放和庫存情況，如口罩、消毒液、體溫槍等物資的數量、領取人員、使用情況等。3.收集公司組織的疫情防控培訓、會議的參與人員、時間、內容等信息。（三）業務運營數據1.銷售部門每日統計銷售訂單數量、金額、客戶需求變化等信息，分析疫情對銷售業務的影響。2.生產部門匯報每日產量、產品質量情況、原材料庫存及供應情況等，及時反饋生產過程中因疫情導致的問題及解決方案。3.物流部門記錄貨物運輸情況，包括發貨量、到貨量、運輸延誤原因及處理結果等，跟蹤物流渠道受疫情影響的動態。（四）數據收集要求1.數據收集應明確責任人，確保數據收集工作的有效落實。2.收集的數據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。3.數據收集方式應簡便易行，便于員工操作和配合，同時要考慮數據的自動采集和整合，提高工作效率。4.對于收集到的數據，應及時進行初步審核，發現問題及時與相關人員溝通核實，確保數據質量。四、數據整理與錄入（一）數據分類1.將收集到的數據按照員工健康、疫情防控措施、業務運營等類別進行分類，每個大類下再細分具體的小類，如員工健康數據可分為個人基本信息、每日健康打卡信息、出差健康報告等。2.建立數據分類目錄，明確各類數據的定義、范圍和歸屬，便于數據的整理和查詢。（二）數據清洗1.對收集到的數據進行清洗，去除重復、無效或錯誤的數據記錄。例如，檢查員工健康打卡信息中是否存在同一員工多次重復打卡但內容完全相同的記錄，如有則進行清理。2.對于缺失關鍵信息的數據，及時與相關人員溝通補充，確保數據的完整性。（三）數據錄入1.數據管理員按照數據分類目錄，將清洗后的數據準確錄入到公司指定的數據管理系統或電子表格中。2.在錄入過程中，要嚴格按照數據格式要求進行錄入，確保數據的規范性。例如，員工姓名應按照真實姓名準確錄入，不得使用昵稱或簡稱；日期格式應統一為"年/月/日"等。3.錄入完成后，對錄入的數據進行再次核對，確保錄入數據與原始數據一致。五、數據存儲（一）存儲方式1.采用電子存儲方式，建立專門的防疫數據存儲服務器或數據庫，用于存儲各類防疫相關數據。2.對于重要的數據文件，如員工健康檔案、防疫措施執行記錄等，進行定期備份，備份數據可存儲在外部硬盤、云端存儲等多種介質上，并分別存儲在不同的地理位置，以防止數據丟失。（二）存儲安全1.信息技術部門負責設置數據存儲系統的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作相關數據。2.對數據存儲服務器進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進行病毒查殺和系統漏洞掃描，防止數據被惡意攻擊或篡改。3.制定數據存儲機房的管理制度，限制無關人員進入機房，確保機房環境安全穩定，保障數據存儲設備的正常運行。（三）數據存儲期限1.員工健康數據等與防疫直接相關的關鍵數據，在防疫期間全程存儲，待疫情結束后，根據公司檔案管理規定進行存檔和銷毀處理。2.疫情防控措施執行數據、業務運營數據等，存儲期限根據公司實際需求和相關法律法規要求確定，一般至少保存[X]年，以便后續進行數據分析和追溯。六、數據使用（一）數據分析1.定期對存儲的數據進行分析，如每周、每月生成員工健康狀況報表、疫情防控措施執行情況報告、業務運營數據分析報告等。2.運用數據分析工具和方法，挖掘數據背后的潛在信息和規律，為公司防疫決策提供數據支持。例如，通過分析員工健康數據，預測可能出現的疫情傳播風險；通過分析業務運營數據，評估疫情對公司業務的影響程度及趨勢，以便及時調整經營策略。（二）數據共享1.在公司內部，根據防疫工作需要，各部門之間可在授權范圍內共享相關數據。例如，人力資源部門與各業務部門共享員工健康信息，以便合理安排工作任務；生產部門與采購部門共享原材料庫存數據，確保生產的連續性。2.對于涉及外部合作機構的數據共享，需按照公司相關規定簽訂數據共享協議，明確數據共享的范圍、目的、雙方權利義務等內容，確保數據共享的合法性和安全性。（三）數據使用審批1.任何部門或個人使用防疫數據，需填寫數據使用申請表，說明使用目的、數據范圍、使用方式等內容。2.申請表經部門負責人審核后，報公司防疫工作領導小組審批。對于涉及重要數據或敏感信息的使用申請，需經更高級別領導審批。3.獲得審批通過后方可使用數據，使用過程中要嚴格按照審批內容進行操作，不得擅自擴大數據使用范圍或改變使用目的。七、數據安全與保密（一）安全管理1.加強對數據管理人員的安全意識培訓，提高其對數據安全重要性的認識，防止因人為疏忽導致數據泄露。2.建立數據安全審計機制，對數據的訪問、操作等行為進行記錄和審計，及時發現并處理異常情況。3.制定數據安全應急預案，明確在數據遭遇安全事件（如數據丟失、泄露、被篡改等）時的應急處理流程和責任分工，確保能夠迅速采取措施降低損失，并及時向上級報告。（二）保密措施1.對涉及公司商業秘密、員工隱私及防疫相關敏感信息的數據進行嚴格保密。明確保密數據的范圍，如客戶信息、業務數據、員工個人健康狀況細節等。2.與接觸保密數據的人員簽訂保密協議，明確其保密義務和違約責任。3.在數據存儲、傳輸和使用過程中，采取加密等技術手段保護數據安全。例如，對存儲在服務器上的重要數據進行加密存儲；在數據傳輸過程中使用加密通道，防止數據被竊取或攔截。（三）違規處理1.對于違反數據安全與保密規定的行為，一經發現，將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因數據安全事故給公司造成損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。八、數據監督與檢查（一）監督機制1.公司防疫工作領導小組定期對數據管理工作進行監督檢查，確保數據管理各項制度的有效執行。2.設立數據管理監督崗位或指定專人負責數據管理的日常監督工作，對數據收集、整理、存儲、使用等環節進行實時監控，及時發現問題并督促整改。（二）檢查內容1.檢查數據收集的完整性和準確性，是否存在漏報、錯報等情況。2.查看數據整理與錄入工作是否規范，數據格式是否符合要求，錄入數據與原始數據是否一致。3.檢查數據存儲的安全性和可靠性，備份數據是否及時、完整，存儲系統是否存在安全隱患。4.核實數據使用是否符合審批要求，是否存在未經授權使用數據或超范圍使用數據的現象。5.審查數據安全與保密措施的落實情況，保密協議簽訂、人員培訓、技術防護等工作是否到位。（三）問題整改1.對于監督檢查中發現的問題，應及時下達整改