規(guī)范oa管理制度通知?一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA（辦公自動化）系統(tǒng)的使用，提高工作效率，實現(xiàn)信息的快速傳遞與共享，加強公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效性原則：以提高工作效率、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程為目標，充分發(fā)揮OA系統(tǒng)的功能。3.安全性原則：確保OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、信息保密，防止數(shù)據(jù)泄露和惡意攻擊。4.全員參與原則：鼓勵全體員工積極使用OA系統(tǒng)，共同推動公司信息化建設(shè)。二、OA系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工入職后，由人事部門負責為其開通OA系統(tǒng)賬號，并分配初始密碼。員工應(yīng)及時修改初始密碼，確保賬號安全。2.員工離職時，所在部門應(yīng)及時通知人事部門，人事部門在OA系統(tǒng)中注銷其賬號。3.嚴禁員工將個人賬號轉(zhuǎn)借他人使用，如有違反，將追究相關(guān)人員責任。（二）登錄與使用1.員工應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或VPN登錄OA系統(tǒng)，登錄賬號為個人工號，密碼為個人設(shè)置的密碼。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時查看待辦事項、通知公告等信息，確保工作不延誤。3.在使用OA系統(tǒng)過程中，應(yīng)嚴格遵守系統(tǒng)操作流程，不得隨意更改系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)。4.如需使用系統(tǒng)中的特定功能模塊，應(yīng)提前向相關(guān)部門或人員咨詢了解操作方法。（三）信息發(fā)布與共享1.員工可在OA系統(tǒng)中發(fā)布工作動態(tài)、經(jīng)驗分享、問題討論等信息，但應(yīng)確保信息內(nèi)容真實、準確、合法，不得發(fā)布與公司無關(guān)或有害的信息。2.涉及公司機密信息、商業(yè)秘密等內(nèi)容的信息發(fā)布，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行審批，未經(jīng)批準不得發(fā)布。3.鼓勵員工在OA系統(tǒng)中共享工作資料、文檔等，方便其他員工查閱和使用，但應(yīng)確保共享內(nèi)容的完整性和可用性。（四）流程審批1.公司各類審批流程均通過OA系統(tǒng)進行流轉(zhuǎn)，員工應(yīng)按照規(guī)定的流程發(fā)起審批申請。2.在發(fā)起審批申請時，應(yīng)詳細填寫申請內(nèi)容，上傳相關(guān)附件，并選擇正確的審批流程和審批人。3.審批人應(yīng)在收到審批申請后及時進行審批，如遇問題應(yīng)及時與申請人溝通。審批通過后，應(yīng)簽署明確的審批意見。4.對于緊急事項，可通過OA系統(tǒng)中的"加急"功能進行申請，但應(yīng)在申請中注明原因。三、OA系統(tǒng)安全管理（一）數(shù)據(jù)備份1.公司指定專人負責OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.數(shù)據(jù)備份頻率應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和數(shù)據(jù)重要性確定，一般每周至少進行一次全量備份，每天進行增量備份。（二）安全防護1.公司信息部門應(yīng)定期對OA系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理系統(tǒng)漏洞和安全隱患。2.安裝必要的殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，防止病毒、木馬等惡意軟件入侵系統(tǒng)。3.嚴格控制對OA系統(tǒng)的訪問權(quán)限，根據(jù)員工崗位和職責設(shè)置不同的操作權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）應(yīng)急處理1.制定OA系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，明確系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭受攻擊時的應(yīng)急處理流程。2.一旦發(fā)生系統(tǒng)故障或安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取措施恢復(fù)系統(tǒng)正常運行，減少損失。3.及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況，并配合相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。四、OA系統(tǒng)培訓與支持（一）培訓計劃1.人事部門會同信息部門制定OA系統(tǒng)培訓計劃，定期組織員工進行系統(tǒng)培訓。2.培訓內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、功能使用方法、常見問題解決等，以提高員工的系統(tǒng)操作能力。3.新員工入職時，應(yīng)安排專門的OA系統(tǒng)培訓課程，確保其能夠盡快熟悉和使用系統(tǒng)。（二）培訓方式1.采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場演示等多種方式進行培訓，滿足不同員工的學習需求。2.定期發(fā)布OA系統(tǒng)操作手冊、常見問題解答等資料，方便員工自主學習。（三）技術(shù)支持1.信息部門設(shè)立OA系統(tǒng)技術(shù)支持熱線或郵箱，及時解答員工在使用系統(tǒng)過程中遇到的問題。2.對于員工反饋的系統(tǒng)故障或其他技術(shù)問題，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)進行處理和解決，確保系統(tǒng)正常運行。五、考核與獎懲（一）考核指標1.OA系統(tǒng)使用頻率：統(tǒng)計員工登錄系統(tǒng)的次數(shù)、發(fā)起和處理流程的數(shù)量等。2.流程審批及時性：考核審批人審批流程的平均時長和及時率。3.信息發(fā)布質(zhì)量：評估員工發(fā)布信息的準確性、完整性和規(guī)范性。4.系統(tǒng)操作合規(guī)性：檢查員工是否遵守系統(tǒng)使用規(guī)范和安全管理規(guī)定。（二）獎勵措施1.對于OA系統(tǒng)使用表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如能夠熟練運用系統(tǒng)提高工作效率、積極分享經(jīng)驗促進團隊協(xié)作等，給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括但不限于榮譽證書、獎金、晉升機會等。（三）懲罰措施1.對于違反OA系統(tǒng)管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的懲罰。2.懲罰措施包括但不限于警告、罰款、通報批評、取消評優(yōu)資格、降職降薪等。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。六、附則