供應品管理制度?一、總則1.目的為加強公司供應品管理，規范供應品采購、驗收、存儲、使用及處置等流程，確保供應品滿足公司生產經營需求，降低成本，提高效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有供應品的管理，包括但不限于原材料、輔助材料、辦公用品、設備配件、勞保用品等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排供應品采購，避免盲目采購和積壓浪費。質量第一原則：嚴格把控供應品質量，確保所采購的供應品符合相關標準和公司要求，保障生產經營活動的正常進行。成本控制原則：在保證供應品質量的前提下，通過優化采購流程、談判議價等方式，降低采購成本，提高公司經濟效益。歸口管理原則：明確各部門在供應品管理中的職責，實行歸口管理，確保管理工作的有序開展。二、職責分工1.采購部門根據公司需求制定供應品采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同，并跟蹤采購訂單執行情況。負責與供應商溝通協調，處理供應品的退換貨、質量問題等相關事宜。定期對供應商進行評估和管理，建立供應商檔案。2.倉儲部門負責供應品的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。做好倉庫的安全管理工作，防止供應品損壞、變質、丟失等情況發生。3.使用部門根據實際工作需要，提出供應品的需求申請。負責對領用的供應品進行合理使用和管理，避免浪費和濫用。協助倉儲部門進行庫存盤點，反饋供應品的使用情況和質量問題。4.質量管理部門參與供應品的質量檢驗和驗收工作，對供應品質量進行監督和把控。負責處理供應品質量投訴和質量事故，分析原因并提出改進措施。5.財務部門負責審核供應品采購合同、發票等相關單據，辦理付款手續。對供應品采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持。三、采購管理1.采購計劃各使用部門應根據年度生產經營計劃、月度工作計劃及庫存情況，提前[X]天填寫《供應品需求申請表》，詳細注明供應品的名稱、規格、型號、數量、需求時間等信息，提交至采購部門。采購部門收到《供應品需求申請表》后，進行匯總整理，結合庫存狀況，綜合考慮市場供應情況、價格波動等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購的供應品名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、采購預算等內容。采購計劃經采購部門負責人審核、分管領導批準后執行。如遇特殊情況需要調整采購計劃，應按原審批流程進行審批。2.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商應具備合法經營資質、良好的商業信譽、穩定的產品質量和供應能力。采購部門根據采購需求，從供應商數據庫中篩選出潛在供應商，進行實地考察或資質審核。考察內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產設備、技術水平、售后服務等方面。對符合要求的供應商，采購部門組織相關部門進行評審，評審合格后納入合格供應商名錄。合格供應商名錄應定期更新，淘汰不合格供應商。采購部門應與合格供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括供應品的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂后，應嚴格按照合同執行。采購部門應定期對供應商進行評估，評估內容包括供應品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予適當獎勵，對于表現不佳的供應商采取警告、限期整改、暫停合作等措施。3.采購流程采購部門根據批準的采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確供應品的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。供應商收到采購訂單后，應確認訂單內容，并按照訂單要求組織生產和發貨。采購部門應跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保供應品按時、按質、按量交付。供應品到貨前，采購部門應提前通知倉儲部門做好驗收準備工作。倉儲部門應安排專人負責驗收，并根據采購合同和相關標準對供應品的數量、規格、型號、質量等進行檢驗。驗收合格的供應品，倉儲部門應辦理入庫手續，填寫《供應品入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統。驗收不合格的供應品，應及時與采購部門溝通，由采購部門與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。四、驗收管理1.驗收標準供應品的驗收應依據采購合同、相關國家標準、行業標準及公司內部規定進行。對于有特殊質量要求的供應品，應按照雙方約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括供應品的外觀、規格、型號、數量、質量證明文件等方面。對于需要進行功能測試、性能檢測的供應品，應按照規定的方法和程序進行測試和檢測。2.驗收流程供應品到貨后，倉儲部門應及時組織驗收。驗收人員應根據驗收標準對供應品進行逐一檢查，確保驗收工作的準確性和公正性。驗收過程中，如發現供應品存在數量短缺、規格不符、質量問題等情況，驗收人員應及時填寫《供應品驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門和供應商。采購部門收到《供應品驗收不合格報告》后，應及時與供應商溝通協商，要求供應商在規定時間內采取相應措施，如補貨、換貨、退貨等。供應商應在規定時間內回復處理意見，并按照協商結果執行。對于驗收合格的供應品，驗收人員應在《供應品入庫單》上簽字確認，并辦理入庫手續。入庫單應一式多聯，分別由倉儲部門、采購部門、財務部門等留存。五、存儲管理1.倉庫規劃公司應根據供應品的類別、特性、用量等因素，合理規劃倉庫布局。倉庫應劃分為不同的區域，如原材料區、輔助材料區、辦公用品區、設備配件區、勞保用品區等，并設置明顯的標識牌。倉庫應配備必要的存儲設備和設施，如貨架、貨柜、托盤、叉車、消防器材、通風設備、防潮設備等，確保供應品的安全存儲。2.入庫管理供應品到貨后，倉儲部門驗收人員應按照驗收流程進行驗收。驗收合格的供應品，應及時辦理入庫手續。入庫時，應按照供應品的類別、規格、型號等進行分類存放，并在庫存管理系統中錄入相關信息。入庫的供應品應擺放整齊，標識清晰，便于查找和盤點。對于易燃易爆、有毒有害等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.庫存保管倉儲部門應建立庫存管理制度，定期對庫存供應品進行檢查和盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。倉庫管理人員應做好庫存供應品的日常保管工作，注意防潮、防火、防盜、防蟲等。對于易受潮、易變質的供應品，應采取相應的防潮、保鮮措施；對于貴重物品和關鍵零部件，應加強安全防范，確保其安全。庫存供應品應按照先進先出的原則進行發放，避免長期積壓導致變質、損壞等情況發生。對于超過保質期或已損壞的供應品，應及時清理，并按照相關規定進行處理。4.庫存盤點倉儲部門應制定詳細的庫存盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工等內容。盤點人員應認真核對庫存供應品的數量、規格、型號等信息，確保盤點結果的準確性。盤點結束后，盤點人員應填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點情況。如發現賬實不符，應及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》，說明差異情況及原因。庫存差異經核實后，應按照規定的審批流程進行處理。如屬于正常損耗、收發差錯等原因導致的差異，應調整庫存賬目；如屬于人為原因導致的差異，應追究相關人員的責任。六、使用管理1.領用申請使用部門需要領用供應品時，應填寫《供應品領用申請表》，注明領用供應品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人審核后提交至倉儲部門。《供應品領用申請表》應一式多聯，分別由使用部門、倉儲部門、財務部門等留存。倉儲部門根據審批后的領用申請表進行發放。2.領用發放倉儲部門收到《供應品領用申請表》后，應根據庫存情況進行發放。對于庫存充足的供應品，應及時辦理發放手續，并在庫存管理系統中更新庫存信息；對于庫存不足的供應品，應及時通知采購部門進行補貨。供應品發放時，倉庫管理人員應按照領用申請表上的信息進行發放，并要求領用人員簽字確認。發放后，應將相關憑證交財務部門進行賬務處理。3.使用監督各使用部門應加強對領用供應品的使用管理，確保供應品的合理使用。使用過程中，如發現供應品存在質量問題或其他異常情況，應及時通知采購部門或質量管理部門進行處理。公司應建立供應品使用監督機制，定期對各部門供應品的使用情況進行檢查和評估。對于浪費、濫用供應品的行為，應進行批評教育，并責令其改正；對于情節嚴重的，應追究相關人員的責任。七、處置管理1.報廢處理對于已損壞、過期、變質等無法繼續使用的供應品，使用部門應填寫《供應品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、報廢供應品的名稱、規格、型號、數量等信息，經部門負責人審核后提交至倉儲部門。倉儲部門收到《供應品報廢申請表》后，應組織相關人員進行現場核實，并根據實際情況簽署意見。對于價值較高的供應品報廢，還應報分管領導批準。經批準報廢的供應品，倉儲部門應進行分類存放，并按照相關規定進行處理。對于有回收價值的報廢供應品，可進行回收再利用；對于無回收價值的報廢供應品，可委托專業機構進行處理，如報廢物資回收公司、環保處理公司等。2.廢舊物資回收公司應建立廢舊物資回收管理制度，對生產經營過程中產生的廢舊物資進行統一回收和管理。廢舊物資包括廢舊原材料、廢舊設備、廢舊零部件、廢舊辦公用品等。各部門應指定專人負責廢舊物資的收集和整理，并定期將廢舊物資交至倉儲部門。倉儲部門應設立專門的廢舊物資存放區域，對回收的廢舊物資進行分類存放，并做好標識。對于可回收利用的廢舊物資，倉儲部門應定期組織評估和處理，如進行修復、翻新、拆解等，使其能夠再次投入使用或作為原材料出售。對于不可回收利用的廢舊物資，應按照相關規定進行報廢處理。3.處置記錄倉儲部門應對供應品的報廢處理、廢舊物資回收等處置情況進行詳細記錄，包括處置時間、處置方式、處置數量、處置金額等信息。處置記錄應保存完整，以備查閱。財務部門應根據處置記錄進行賬務處理，確保公司資產的準確核算。對于處置收入，應按照規定及時入賬；對于處置成本，應合理分攤，確保成本核算的準確性。八、信息化管理1.建立供應品管理系統公司應建立完善的供應品管理系統，實現采購、驗收、存儲、使用、處置等環節的信息化管理。供應品管理系統應具備采購計劃制定、供應商管理、訂單跟蹤、庫存管理、出入庫管理、報表生成等功能。通過供應品管理系統，各部門可以實時查詢供應品的庫存信息、采購進度、使用情況等，提高工作效率和管理水平。同時，系統應具備數據備份和恢復功能，確保數據的安全性和完整性。2.數據維護與更新倉儲部門應安排專人負責供應品管理系統的數據維護和更新工作。及時錄入供應品的入庫、出庫、庫存盤點等信息，確保系統數據與實際情況一致。采購部門應定期更新供應商信息，包括供應商的聯系方式、資質證明、供應能力等，確保系統數據的準確性和及時性。財務部門應根據供應品管理系統的數據進行賬務處理，生成相關財務報表，為公司財務管理提供數據支持。九、監督與檢查1.內部審計公司內部審計部門應定期對供應品管理情況進行審計，檢查采購流程、驗收流程、庫存管理、使用管理、處置管理等環節是否符合公司制度和相關法律法規的要求。審計過程中，如發現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違反公司制度和相關法律法規的行為，應依法依規追究相關人員的責任。