發收文管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司公文管理，規范公文處理流程，提高公文處理效率和質量，確保公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部單位之間的公文往來，包括但不限于文件、函件、通知、報告、請示、批復等各類正式公文。（三）基本原則1.準確規范原則：公文的格式、內容、語言表達等應符合國家法律法規、行業標準以及公司的相關規定，確保公文的準確性和規范性。2.及時高效原則：公文處理應遵循時效性要求，及時傳遞、辦理和反饋，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，加強公文的保密管理，確保公文內容不泄露。4.分級負責原則：明確各部門在公文處理中的職責，按照分級管理的原則，各司其職，各負其責。二、公文種類（一）上行文適用于下級機關向上級機關請求指示、批準，如請示、報告等。（二）下行文適用于上級機關向下級機關部署工作、傳達指示、發布決定等，如通知、通報、批復等。（三）平行文適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項，如函等。三、公文格式（一）一般格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。2.份號：公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。3.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注"絕密""機密""秘密"和保密期限。4.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注"特急""加急"，電報應當分別標注"特提""特急""加急""平急"。5.發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加"文件"二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。聯合行文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。6.發文字號：由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。7.簽發人：上行文應當標注簽發人姓名。8.由發文機關名稱、事由和文種組成。9.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。10.正文：公文的主體，用來表述公文的內容。11.附件說明：公文附件的順序號和名稱。12.發文機關署名：署發文機關全稱或者規范化簡稱。13.成文日期：署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。14.印章：公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：公文印發傳達范圍等需要說明的事項。16.附件：公文正文的說明、補充或者參考資料。17.抄送機關：除主送機關外需要執行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。18.印發機關和印發日期：公文的送印機關和送印日期。19.頁碼：公文頁數順序號。（二）特定格式1.信函格式：發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。2.命令（令）格式：發文機關標志由發文機關全稱加"命令"或"令"字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20mm，推薦使用紅色小標宋體字。3.紀要格式：紀要標志由"XXXXX紀要"組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標宋體字。四、發文管理（一）發文流程1.擬稿（1）承辦部門根據工作需要，確定公文內容，由專人負責擬稿。擬稿人應確保公文內容準確、完整、清晰，符合法律法規和公司規定。（2）擬稿時應明確公文的文種、格式、主送機關、抄送機關等要素，語言表達應規范、簡潔、明了。2.審核（1）擬稿完成后，由擬稿部門負責人對公文內容進行審核，重點審核公文的準確性、完整性、合規性以及語言表達等方面。（2）審核通過后，將公文交至公司辦公室進行格式審核和編號登記。3.會簽涉及多個部門的公文，需進行會簽。會簽部門應認真審核公文內容，提出意見和建議，并在規定時間內反饋給擬稿部門。擬稿部門根據會簽意見對公文進行修改完善。4.簽發（1）公文經審核、會簽后，由公司負責人或授權人進行簽發。簽發人應對公文內容和質量負責，簽署明確的意見和姓名、日期。（2）重要公文或涉及重大事項的公文，應經公司領導班子集體研究決定后簽發。5.編號登記公司辦公室對已簽發的公文進行編號登記，建立公文臺賬，記錄公文的編號、標題、發文日期、發文部門、主送機關、抄送機關等信息，以便查詢和管理。6.印制根據公文的格式要求和數量，安排專人進行印制。印制過程中應確保公文的印刷質量，字跡清晰、排版整齊、裝訂牢固。7.用印公文印制完成后，由專人負責加蓋公司印章。用印前應認真核對公文內容、發文機關、日期等信息，確保無誤后方可蓋章。印章應端正、清晰地加蓋在公文規定的位置上。8.分發辦公室根據公文的主送機關和抄送機關，按照規定的方式進行分發。公文可通過專人送達、郵寄、電子郵件等方式傳遞，但涉及秘密等級較高的公文應采用專人送達方式，并嚴格履行簽收手續。（二）發文要求1.嚴格控制發文數量，可發可不發的公文堅決不發，能通過電話、郵件等方式解決問題的，不另行發文。2.公文內容應具有針對性和可操作性，避免空洞無物、冗長繁瑣。3.發文應嚴格按照規定的格式和程序進行，確保公文的規范性和嚴肅性。4.涉及多個部門的公文，主辦部門應主動與相關部門溝通協調，共同做好公文的起草、審核、會簽等工作。五、收文管理（一）收文流程1.簽收（1）公司辦公室指定專人負責公文的簽收工作。收到外部來文后，應認真核對公文的數量、信封或外包裝上的標識信息等，確認無誤后在送文登記簿上簽字。（2）對于機要文件，應按照機要文件的管理規定進行簽收，嚴格履行登記、編號、保管等手續。2.拆封簽收后的公文由專人負責拆封。拆封時應注意保持公文的完整性，避免損壞文件內容。對隨文附帶的信封、文件袋等物品應妥善保管，一并歸檔。3.登記拆封后的公文應及時進行登記，詳細記錄公文的來文機關、文號、標題、密級、份數、日期、附件等信息，建立收文臺賬。4.初審辦公室對收文進行初審，根據公文的內容和性質，提出擬辦意見。初審內容包括公文的真實性、合法性、完整性以及與公司工作的相關性等。（1）對于一般性公文，辦公室可直接提出擬辦意見，送相關領導或部門閱批。（2）對于重要公文或涉及重大事項的公文，辦公室應及時呈送公司領導閱批，并根據領導批示進行辦理。5.傳閱需要傳閱的公文，辦公室應按照領導批示的范圍和順序進行傳閱。傳閱過程中，應嚴格履行簽收手續，確保公文及時、準確地傳遞到相關人員手中。傳閱人員應在規定時間內將公文閱畢，并簽署姓名和日期，不得延誤或積壓公文。6.承辦（1）承辦部門收到辦公室轉來的公文后，應按照領導批示和公文要求及時辦理。承辦人應認真負責，確保公文辦理的質量和效率。（2）對于需要回復的公文，承辦部門應在規定時間內將回復意見反饋給辦公室，由辦公室統一回復發文機關。7.催辦辦公室對承辦部門的公文辦理情況進行跟蹤催辦，及時了解公文辦理進度，對延誤辦理的情況進行督促和協調，確保公文按時辦理完畢。8.歸檔公文辦理完畢后，承辦部門應將公文的原件、附件、領導批示、辦理結果等相關材料整理齊全，移交公司檔案室歸檔保存。檔案室應按照檔案管理規定，對公文進行分類、編號、裝訂、存儲，便于查閱和利用。（二）收文要求1.收文人員應及時、準確地簽收公文，不得延誤或拒收。2.對收到的公文應進行認真審核，發現問題及時與發文機關聯系溝通，確保公文的真實性和合法性。3.嚴格按照規定的程序和要求進行公文的傳閱、承辦、催辦等工作，確保公文得到妥善處理。4.加強對收文的保密管理，嚴禁將公文內容泄露給無關人員。六、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司所有具有保存價值的公文，包括正式文件、函件、會議紀要、合同協議、報表等，均應歸檔保存。（二）歸檔要求1.公文歸檔應按照文件形成的時間順序、重要程度等進行分類整理，確保歸檔文件的系統性和完整性。2.歸檔文件應齊全完整，正文與附件、請示與批復、轉發文件與原件等應配套歸檔。3.歸檔文件應采用統一的格式和載體，如紙質文件、電子文件等，并按照規定進行編號、裝訂、編目等處理。（三）保管期限公文的保管期限根據其重要程度和參考價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的公文：具有重要歷史價值、法律依據或長期查考利用價值的公文，如公司章程、重大決策文件、重要合同協議等。2.長期保管的公文：在較長時間內具有查考利用價值的公文，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的公文：在較短時間內具有查考利用價值的公文，保管期限一般為5年以下。（四）檔案查閱與借閱1.查閱公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案室查閱。查閱時應在檔案室工作人員的監督下進行，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案室負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、污損、丟失。七、保密與安全（一）保密管理1.嚴格遵守國家保密法律法規和公司的保密制度，加強對公文的保密管理，確保公文內容不泄露。2.涉密公文應按照規定的密級進行標識和管理，嚴格控制知悉范圍，限定傳遞渠道和方式。3.在公文的起草、審核、印制、傳遞、保管、銷毀等各個環節，均應采取必要的保密措施，防止失密、泄密事件的發生。（二）安全管理1.加強對公文處理場所和設備的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設施，確保公文的安全存放。2.對電子公文應采取加密存儲、訪問控