收文發管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司收文發文管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率，規范公司內部文件流轉程序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構在日常工作中收文、發文的處理。（三）基本原則1.及時高效原則確保文件的傳遞、處理不延誤，以最快的速度滿足工作需要。2.準確無誤原則保證文件內容在傳遞和處理過程中不出現錯誤、遺漏，準確傳達發文意圖。3.安全保密原則嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及公司機密的文件進行妥善保管，防止信息泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設立專門的文件收發郵箱，用于接收外部來文及公司內部重要文件的上傳下達。2.各部門指定專人負責接收本部門相關業務的文件，并及時將文件轉交給部門負責人。3.公司前臺負責接收郵寄至公司的各類文件，并做好登記后及時轉交給相關部門或人員。（二）收文登記1.收到文件后，文件接收人員應立即進行登記。登記內容包括文件名稱、文號、來文單位、發文日期、份數、密級、簽收時間、承辦部門、處理情況等。2.登記可采用紙質登記本或電子表格形式，確保登記信息的完整性和準確性。（三）文件分類1.按文件性質分類，可分為行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等。2.按文件緊急程度分類，可分為特急文件、加急文件、平件文件。（四）文件傳閱1.一般文件由部門負責人組織本部門人員傳閱，傳閱時應填寫傳閱記錄，注明傳閱人姓名、傳閱時間等。2.重要文件或涉及多個部門的文件，由行政部門負責組織傳閱，按照規定的傳閱范圍進行傳遞，并跟蹤文件的傳閱情況，確保每位傳閱人都能及時閱讀文件。3.傳閱文件應嚴格按照規定的順序進行，不得擅自橫傳或積壓。傳閱完畢后，文件應及時歸還行政部門或文件保管人員。（五）文件辦理1.承辦部門收到文件后，應根據文件內容和要求，及時安排人員進行辦理。辦理結果應在規定時間內反饋給相關部門或人員。2.需要多個部門協同辦理的文件，由行政部門負責協調，明確主辦部門和協辦部門的職責，確保文件辦理工作的順利進行。3.對于需要回復的文件，承辦部門應按照來文要求及時撰寫回復文件，并經部門負責人審核簽字后，報相關領導審批后發出。（六）文件催辦1.行政部門負責對文件辦理情況進行跟蹤催辦，對于即將到期仍未辦理完畢的文件，及時向承辦部門發出催辦通知。2.催辦通知應明確文件內容、要求辦理的期限、承辦部門及相關責任人等信息，督促承辦部門加快辦理進度。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件及相關資料整理歸檔，交公司檔案室統一保管。2.歸檔文件應按照公司檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規范性。3.公司檔案室應建立健全檔案管理制度，定期對檔案進行整理、檢查和維護，方便查閱和利用。三、發文管理（一）發文流程1.擬稿由相關部門或人員根據工作需要起草文件初稿。擬稿應內容準確、條理清晰、語言規范，符合公司的政策方針和相關規定。2.審核擬稿完成后，將文件初稿提交給部門負責人進行審核。部門負責人應對文件內容的準確性、合理性、必要性等進行全面審核，提出修改意見或建議。3.會簽對于涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審閱文件內容，提出書面意見，并在規定時間內返回給主辦部門。4.核稿主辦部門根據部門負責人和會簽部門的意見對文件進行修改完善后，提交給行政部門進行核稿。行政部門重點對文件格式、文字表述、發文范圍等進行審核，確保文件符合發文要求。5.簽發核稿通過后，文件按照公司規定的審批權限提交給相關領導簽發。領導簽發同意后，文件方可進入發文程序。6.編號行政部門對已簽發的文件進行編號，編號應遵循唯一性原則，確保每份文件都有獨立的編號。7.打印根據文件簽發稿，由行政部門安排專人進行打印。打印文件應保證字跡清晰、格式規范、排版整齊。8.校對打印完成后，由擬稿人或其他專人對文件進行校對，確保文件內容與簽發稿一致，無錯別字、漏字等問題。9.蓋章校對無誤后，在文件規定位置加蓋公司公章或相關部門印章。蓋章應清晰、端正，確保印章的有效性。10.分發文件蓋章后，由行政部門按照發文范圍進行分發。分發時應做好登記，注明文件名稱、文號、分發部門、分發時間等信息。（二）發文格式1.公司發文應采用統一的格式，包括文件標題、文號、主送單位、正文、附件、落款、日期等部分。2.標題應準確概括文件的主要內容，簡潔明了；文號應按照公司規定的編號規則進行編制；主送單位應明確文件的送達對象；正文應條理清晰、邏輯嚴密，使用規范的語言文字；附件應與正文相關，并在正文中注明附件名稱和序號；落款應注明發文部門名稱；日期應填寫文件的簽發日期。（三）發文范圍1.根據工作需要，明確文件的發文范圍。發文范圍可包括公司內部各部門、分支機構、全體員工等。2.對于涉及公司機密或重要事項的文件，應嚴格控制發文范圍，確保文件只傳達給相關人員。（四）電子發文1.公司鼓勵采用電子方式進行發文，提高工作效率。電子發文應確保文件內容的完整性和準確性，同時應采取必要的安全措施，防止文件被篡改或泄露。2.電子發文的格式應符合公司規定，一般采用PDF格式。發送電子文件時，應在郵件主題中注明文件名稱、文號，并在郵件正文中簡要說明文件內容和要求。3.接收電子文件的人員應及時下載并妥善保存文件，同時按照收文管理規定進行處理。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司建立健全文件保密制度，明確文件保密責任和保密措施，加強對文件保密工作的管理。2.對涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密規定進行保管和傳遞，嚴禁泄露給無關人員。（二）保密措施1.對機密文件進行加密存儲和傳輸，設置訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和處理。2.在文件傳遞過程中，應采用密封、專人送達等方式，確保文件安全。3.對于涉及機密文件的辦公設備，如電腦、打印機、復印機等，應采取必要的保密措施，防止文件被竊取或泄露。（三）保密教育1.定期組織公司員工進行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能。2.在新員工入職培訓中，應將文件保密知識作為重要內容進行培訓，確保新員工了解公司的保密制度和要求。（四）保密監督與檢查1.公司行政部門負責對文件保密工作進行監督檢查，定期對文件的保管、傳遞、使用等情況進行檢查，發現問題及時整改。2.對違反文件保密制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，構成犯罪的，依法追究刑事責任。五、文件信息化管理（一）文件管理系統1.建立公司文件管理系統，實現文件的電子化存儲、檢索、查閱和流轉。2.文件管理系統應具備權限管理、版本控制、流程審批等功能，確保文件管理的規范化和高效化。（二）電子文件存儲1.公司所有的電子文件應按照文件管理系統的分類規則進行存儲，確保文件存儲的有序性和可查性。2.定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點。（三）文件檢索與查閱1.員工可通過文件管理系統快速檢索和查閱所需文件，提高工作效率。2.在文件管理系統中設置文件查閱權限，確保只有經過授權的人員才能查閱相應文件。（四）文件信息化安全1.加強文件管理系統的安全防護，采取防火墻、入侵檢