檔案合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案合同管理，確保檔案合同的完整、安全和有效利用，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案合同管理方面的活動，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱以及合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程。（三）基本原則1.集中統一管理原則公司檔案合同實行集中統一管理，由公司綜合管理部門負責歸口管理，確保檔案合同管理的規范化、標準化。2.真實性原則檔案合同應如實反映公司各項業務活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集與公司業務相關的檔案合同資料，保證其內容完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司商業秘密、敏感信息的檔案合同進行保密管理，防止信息泄露。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等治理文件，行政公文、工作計劃與總結、會議紀要等。2.人事檔案員工個人基本信息、招聘錄用資料、培訓記錄、績效考核檔案、薪酬福利檔案、勞動合同等。3.財務檔案會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案各類業務合同、項目資料、客戶檔案、市場調研報告等。5.其他檔案如公司榮譽證書、資質證書、固定資產檔案等。（二）檔案收集1.各部門應明確專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案分類要求，及時將辦理完畢的文件材料進行整理、收集。2.對于外來文件，如政府部門文件、合作單位往來函件等，由相關接收部門負責收集，并及時移交檔案管理部門。3.在業務活動中形成的合同、協議等資料，承辦部門應在業務結束后[X]個工作日內收集齊全，并移交檔案管理部門。（三）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行統一整理，按照分類標準進行分類、編號。2.對每份檔案進行編目，編制檔案目錄索引，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。3.對紙質檔案進行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、牢固。對于電子檔案，應進行規范的命名和存儲，建立電子檔案索引。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照檔案保管期限分別存放于不同的檔案柜或存儲設備中。2.檔案管理部門應建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔時間、名稱、編號等信息，便于跟蹤和查詢。3.歸檔的檔案應確保齊全、完整，如有缺漏應及時補充收集。（五）檔案保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合檔案保管要求。定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理。3.對電子檔案應進行定期備份，存儲于不同的介質和地點，防止數據丟失。同時，要定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。4.根據檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定和處置。對確無保存價值的檔案，按照規定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。（六）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據審批后的申請表，提供相應的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱檔案時，查閱人應在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。如需復印檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規定進行登記。4.涉及公司商業秘密、敏感信息的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。（七）檔案借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管所借檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失。如發生檔案遺失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人應及時歸還所借檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現問題應及時處理。三、合同管理（一）合同起草1.合同承辦部門負責合同的起草工作。合同起草應遵循法律法規和公司相關規定，明確雙方的權利義務，確保合同條款完整、準確、合法。2.合同文本應使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的表述。對于重要合同或涉及金額較大的合同，可聘請法律顧問進行審核把關。3.合同起草過程中，應充分考慮可能出現的風險和問題，并制定相應的防范措施。（二）合同審核1.合同起草完成后，應提交公司綜合管理部門進行審核。綜合管理部門主要從合同的合法性、合規性、完整性等方面進行審核，并提出審核意見。2.涉及專業技術條款的合同，應組織相關專業部門進行會審，確保合同條款符合專業要求。3.財務部門應對合同的財務條款進行審核，包括付款方式、結算周期、費用標準等，確保公司財務利益不受損失。4.審核部門應在收到合同草案后的[X]個工作日內完成審核工作，并將審核意見反饋給合同承辦部門。合同承辦部門應根據審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。（三）合同簽訂1.經審核通過的合同，由公司法定代表人或其授權代表簽字，并加蓋公司公章。2.簽訂合同前，應仔細核對合同雙方的主體資格、簽約代表人的授權情況等，確保合同簽訂的有效性。3.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同原件交檔案管理部門歸檔，并留存復印件以備日常使用。（四）合同履行1.合同承辦部門負責合同的履行工作，應按照合同約定的條款和時間要求，全面履行合同義務。2.在合同履行過程中，如發現問題或需要變更合同條款，應及時與對方協商，并按照公司規定的程序辦理相關手續。3.合同履行過程中形成的相關文件資料，如往來函件、會議紀要、驗收報告等，應及時收集整理，并移交檔案管理部門歸檔。（五）合同變更1.合同履行過程中，如需變更合同條款，合同承辦部門應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容等，經相關部門審核、公司領導審批后，與對方協商簽訂合同變更協議。2.合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同一并歸檔管理。同時，應對相關業務流程和文件資料進行相應調整。（六）合同終止1.合同履行完畢或出現法定終止情形時，合同承辦部門應及時通知對方辦理合同終止手續。2.合同終止后，合同承辦部門應對合同履行情況進行總結和評價，并將相關資料移交檔案管理部門歸檔。3.對于合同終止后的遺留問題，應按照合同約定或相關法律法規的規定進行妥善處理。四、監督與檢查（一）監督機制1.公司建立檔案合同管理監督機制，由綜合管理部門負責定期對各部門的檔案合同管理工作進行監督檢查。2.各部門應定期對本部門的檔案合同管理情況進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告綜合管理部門。（二）檢查內容1.檔案合同的收集、整理、歸檔是否及時、完整、規范。2.檔案合同的保管是否安全，保管設施是否完好。3.檔案合同的查閱、借閱手續是否齊全，是否符合規定。4.合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環節是否符合公司制度和法律法規要求。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，綜合管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.責任部門應按照整改通知書的要求，制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況報告綜合管理部門。3