存檔案管理制度?總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的外部單位相關人員的檔案管理。定義1.檔案：指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音頻視頻等。2.檔案管理：指對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等一系列工作的總稱。檔案管理職責檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，對檔案的完整性、準確性和安全性負責。3.指導和監督各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。4.定期對檔案進行鑒定、統計和銷毀工作。5.負責檔案信息的開發利用，為公司各項工作提供檔案支持。各部門檔案管理職責1.設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向公司檔案管理部門移交。2.嚴格執行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的及時歸檔和妥善保管。3.積極配合公司檔案管理部門的工作，提供檔案管理所需的相關信息和資料。檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的專業知識和技能，不斷提高業務水平。2.負責檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案的有序存放和安全保管。3.按照規定的程序和方法對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。4.積極開展檔案信息的開發利用工作，為公司提供檔案查閱、借閱等服務。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內容。檔案收集收集范圍1.公司在經營管理活動中形成的各類文件、合同、協議、報表、計劃、總結等。2.公司員工的個人檔案，包括入職資料、培訓記錄、考核評價、薪酬福利、獎懲情況等。3.公司各類會議記錄、紀要、決議等。4.公司項目申報、立項、驗收等相關資料。5.公司財務審計、稅務申報等相關資料。6.公司固定資產檔案，包括設備購置合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。7.公司對外宣傳資料、廣告策劃、活動方案等。8.公司與外部單位往來的文件、信函、傳真等。9.其他具有保存價值的文件、資料和記錄。收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，及時收集本部門產生的各類檔案資料，并確保資料的真實、完整、準確。2.檔案資料應按照一定的分類標準進行整理，確保同類資料集中存放，便于查找和管理。3.對于重要的檔案資料，應進行備份，以防止丟失或損壞。4.公司員工離職時，所在部門應及時將其個人檔案資料整理齊全后移交公司檔案管理部門。檔案整理整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和安全管理。整理方法1.分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為行政管理類、人事管理類、財務管理類、業務管理類、項目管理類等類別。2.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于識別和管理。編號應遵循一定的規則，確保編號的系統性和邏輯性。3.編目：對檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、存放位置等信息，以便于查找和利用。4.裝訂：對于紙質檔案，應進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得損壞文件內容。檔案保管保管要求1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.對檔案進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。5.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確需進入的，應經過檔案管理部門負責人批準，并進行登記。電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行集中存儲和管理。2.定期對電子檔案進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。3.對電子檔案的訪問進行權限控制，只有經過授權的人員才能訪問電子檔案。4.定期對電子檔案管理系統進行維護和升級，確保系統的安全穩定運行。檔案鑒定鑒定原則1.從公司的實際需要出發，根據檔案的價值和保管期限進行鑒定。2.準確判定檔案的保存價值，避免過度保存或過早銷毀檔案。3.鑒定工作應遵循全面、客觀、公正的原則。鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，對檔案的保存價值進行評估。3.對于確定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，經公司領導批準后進行銷毀。檔案統計統計內容1.檔案的數量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。統計方法1.建立檔案統計臺賬，定期對檔案的相關數據進行記錄和匯總。2.采用計算機管理系統進行檔案統計工作，提高統計工作的效率和準確性。3.定期對檔案統計數據進行分析，為檔案管理工作提供決策依據。檔案利用利用范圍1.公司內部各部門在開展工作時查閱相關檔案資料。2.公司員工因個人需要查閱本人的檔案資料。3.外單位因工作需要查閱公司檔案資料，需經公司領導批準。利用方式1.查閱：檔案管理人員根據利用者的需求，提供檔案原件或復印件供其查閱。查閱時應在檔案查閱登記簿上進行登記，注明查閱日期、查閱人、查閱內容等信息。2.借閱：對于確需借出檔案的，應辦理借閱手續，填寫檔案借閱申請表，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案，按時歸還檔案。利用監督1.檔案管理人員應對檔案利用情況進行跟蹤和監督，確保檔案的安全和合理利用。2.如發現檔案利用過程中存在違規行為，應及時制止，并向檔案管理部門負責人報告。檔案保密保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規和公司的保密制度，保守檔案機密。2.對涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要檔案，應采取特殊的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.嚴禁在私人通信、互聯網等渠道泄露公司檔案信息。保密措施1.對檔案庫房設置門禁系統，安裝監控設備，確保檔案庫房的安全。2.對電子檔案采取加密存儲、訪問控制等技術手段，防止電子檔案信息泄露。3.檔案管理人員在工作中應妥善保管鑰匙、密碼等，不得隨意透露給他人。檔案銷毀銷毀范圍1.經過鑒定確定為無保存價值的檔案。2.超過保管期限且已無利用價值的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。銷毀程序1.填寫檔案銷毀審批表，注明檔案名稱、數量、銷毀原因等信息，經檔案管理部門負責人審核后，報公司領導批準。2.檔案銷毀審批表批準后，由檔案管理部門指定專人負責檔案的銷毀工作。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔