實物管理制度?總則目的為加強公司實物管理，規范實物采購、驗收、入庫、存儲、領用、盤點等流程，保障公司資產安全完整，提高實物使用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有實物資產的管理，包括但不限于固定資產、低值易耗品、辦公用品、原材料、庫存商品等。管理原則1.歸口管理原則：根據實物類別，明確歸口管理部門，負責相應實物的日常管理工作。2.賬實相符原則：財務部門負責建立實物資產臺賬，定期與實物管理部門進行核對，確保賬實相符。3.合理配置原則：根據公司業務需求，合理配置實物資產，提高資產使用效率，避免浪費。4.責任追究原則：對實物管理過程中出現的違規行為，追究相關責任人的責任。實物采購管理采購計劃1.需求部門申報：各部門根據業務需求，提前制定實物采購計劃，詳細填寫采購申請單，注明采購物品名稱、規格型號、數量、用途等。2.審核與審批：采購申請單經部門負責人審核后，提交至歸口管理部門審批。歸口管理部門根據公司實際情況和庫存狀況進行審批，對于大額采購或特殊采購，需報公司領導審批。3.采購計劃調整：如因業務變化需要調整采購計劃，需求部門應及時提交變更申請，經審批后執行。采購流程1.供應商選擇：采購部門根據審批后的采購計劃，通過招標、詢價、議價等方式選擇合格的供應商。建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、聯系方式、供貨產品質量、價格等情況，并定期進行評估和更新。2.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。合同簽訂前，需經法務部門審核，確保合同合法合規。3.采購執行：采購部門按照采購合同要求，跟蹤供應商交貨情況，確保按時、按質、按量到貨。如遇供應商無法按時交貨或產品質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取相應措施解決。實物驗收管理驗收標準1.依據合同：驗收人員按照采購合同約定的質量標準、規格型號、數量等要求進行驗收。2.行業標準：對于無合同約定的實物，參照國家或行業相關標準進行驗收。驗收流程1.到貨通知：采購部門在實物到貨前，通知歸口管理部門和使用部門做好驗收準備。2.初步驗收：使用部門對實物的數量、外觀等進行初步驗收，確認無誤后在驗收單上簽字。3.專業驗收：歸口管理部門組織專業人員對實物進行質量、性能等方面的驗收。對于大型設備、關鍵物資等，可邀請外部專家參與驗收。驗收合格后，驗收人員在驗收單上簽字確認。4.驗收結果處理：如驗收合格，實物辦理入庫手續；如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，要求供應商補貨、換貨或退貨等。實物入庫管理入庫手續1.填寫入庫單：驗收合格的實物，由實物管理人員填寫入庫單，注明實物名稱、規格型號、數量、供應商名稱等信息。2.審核與簽字：入庫單經實物管理人員、驗收人員、倉庫主管簽字確認后，作為實物入庫的依據。3.系統錄入：倉庫管理人員將入庫信息及時錄入公司實物管理系統，更新庫存臺賬。存儲管理1.分類存放：根據實物的類別、性質、用途等進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.存儲條件：對于有特殊存儲要求的實物，如易燃易爆物品、精密儀器等，應按照規定的存儲條件進行存放，確保實物安全。3.庫存盤點：倉庫管理人員定期對庫存實物進行盤點，確保賬實相符。發現賬實不符時，應及時查明原因，進行調整。實物領用管理領用申請1.填寫領用單：使用部門根據實際需求，填寫實物領用單，注明領用物品名稱、規格型號、數量、用途等。2.審批流程：領用單經部門負責人審核后，提交至歸口管理部門審批。歸口管理部門根據庫存情況進行審批，對于貴重物品或限量領用的實物，需報公司領導審批。領用發放1.核對發放：倉庫管理人員根據審批后的領用單，核對實物數量、規格型號等信息，無誤后發放實物，并在領用單上簽字確認。2.領用登記：倉庫管理人員及時將領用信息錄入實物管理系統，更新庫存臺賬。退庫管理1.退庫申請：使用部門因業務變更等原因，不再使用的實物，應及時填寫退庫申請單，注明退庫物品名稱、規格型號、數量、原因等。2.退庫驗收：倉庫管理人員對退庫實物進行驗收，確認實物完好無損后，辦理退庫手續。退庫單經實物管理人員、倉庫主管簽字確認后，作為退庫依據。3.系統處理：倉庫管理人員將退庫信息及時錄入實物管理系統，調整庫存臺賬。實物盤點管理盤點計劃1.制定計劃：財務部門會同實物管理部門，每年制定實物盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等。2.通知準備：盤點計劃經公司領導批準后，提前通知各部門做好盤點準備工作。盤點實施1.實地盤點：盤點人員按照盤點計劃，對實物進行實地盤點，記錄實物的實際數量、規格型號、存放地點等信息。2.賬實核對：盤點結束后，將盤點結果與實物管理系統中的庫存臺賬進行核對，找出賬實差異。差異處理1.查明原因：對于賬實差異，由實物管理部門組織相關人員進行調查，查明原因，如盤盈可能是入庫未及時入賬、出庫記錄錯誤等；盤虧可能是丟失、損壞、領用未登記等。2.處理審批：根據查明的原因，提出處理意見，報公司領導審批。對于盤盈的實物，經審批后調整庫存臺賬；對于盤虧的實物，屬于責任人原因造成的，由責任人賠償；屬于不可抗力等原因造成的，經審批后作為損失處理。3.結果報告：盤點結束后，實物管理部門應編寫盤點報告，總結盤點情況，分析賬實差異原因及處理結果，報公司領導和相關部門。實物處置管理處置范圍1.閑置報廢：對于長期閑置、已無使用價值或技術落后的實物資產，經鑒定后可進行處置。2.淘汰更新：因技術進步、業務發展等原因，需要淘汰更新的實物資產。3.損壞丟失：因不可抗力、管理不善等原因造成損壞或丟失的實物資產。處置流程1.申請審批：實物管理部門填寫實物處置申請單，注明處置實物名稱、規格型號、數量、處置原因等，經歸口管理部門審核后，報公司領導審批。2.評估定價：對于價值較大的實物資產，公司可委托專業評估機構進行評估，確定處置價格。3.處置方式選擇：根據實物資產的性質、狀況等，選擇合適的處置方式，如拍賣、變賣、捐贈、報廢等。4.處置實施：按照選定的處置方式，組織實施實物處置工作。處置過程中，應做好記錄，確保處置過程公開、公正、透明。5.賬務處理：財務部門根據實物處置審批文件和相關憑證，及時進行賬務處理，調整實物資產臺賬和財務賬目。監督與檢查內部審計1.定期審計：公司內部審計部門定期對實物管理情況進行審計，檢查實物采購、驗收、入庫、存儲、領用、盤點、處置等環節的合規性和有效性。2.專項審計：針對實物管理中的重大問題或風險，開展專項審計，提出改進建議和措施。日常監督1.歸口管理部門監督：歸口管理部門負責對本部門歸口管理的實物資產進行日常監督檢查，及時發現和糾正管理中的問題。2.財務部門監督：財務部門定期與實物管理部門核對賬目，監督實物資產的增減變動情況，確保賬實相符。違規處理1.責任追究：對于在實物管理過程中違反本制度規定的行為，公司將追究相關責任人的責任。