合同章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同章的管理，規(guī)范合同章的使用流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門在對(duì)外簽訂、履行各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律約束力文件時(shí)合同章的管理與使用。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：合同章的使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保蓋章文件符合公司利益和法律法規(guī)要求。2.專人負(fù)責(zé)原則：指定專人負(fù)責(zé)合同章的保管和使用，明確其職責(zé)和權(quán)限。3.登記備案原則：對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：通過(guò)規(guī)范合同章管理，有效防范合同簽訂、履行過(guò)程中的各類風(fēng)險(xiǎn)。二、合同章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司合同章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需求，填寫《合同章刻制申請(qǐng)表》，注明合同章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，行政部門持相關(guān)證明文件到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。3.刻制完成后，行政部門應(yīng)對(duì)合同章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，并將合同章移交至指定的保管人。（二）啟用1.合同章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《合同章啟用申請(qǐng)表》，詳細(xì)記錄啟用日期、啟用范圍等信息。2.《合同章啟用申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，行政部門發(fā)布合同章啟用通知，明確合同章的使用規(guī)定和審批流程。3.合同章保管人應(yīng)在收到啟用通知后，在合同章使用登記簿上進(jìn)行首次登記，并加蓋合同章印模。（三）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止合同章時(shí)，由行政部門填寫《合同章廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止原因。2.《合同章廢止申請(qǐng)表》經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)人批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)將廢止的合同章交回公安機(jī)關(guān)指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀，并在合同章使用登記簿上注明廢止日期和銷毀情況。3.合同章廢止后，行政部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布廢止通知，告知公司各部門停止使用該合同章。三、合同章的保管（一）保管人員1.公司合同章由專人保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司合同管理相關(guān)規(guī)定。2.合同章保管人員不得擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人或帶離公司辦公場(chǎng)所。（二）保管地點(diǎn)合同章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對(duì)合同章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門，并申請(qǐng)更換。2.合同章保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同章的使用情況和相關(guān)信息。3.在節(jié)假日或公司辦公場(chǎng)所無(wú)人期間，合同章保管人員應(yīng)將合同章交至公司指定的臨時(shí)保管人保管，并辦理交接手續(xù)。四、合同章的使用（一）使用范圍合同章僅限于在公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書(shū)等具有法律約束力的文件上加蓋，不得用于其他任何用途。（二）使用流程1.合同承辦部門填寫《合同用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、對(duì)方單位名稱、合同金額、付款方式等合同主要內(nèi)容，并注明用章位置、蓋章份數(shù)等信息。2.《合同用章申請(qǐng)表》經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至合同章保管人員。3.合同章保管人員在收到經(jīng)審批的《合同用章申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在合同相應(yīng)位置加蓋合同章，并在合同章使用登記簿上記錄蓋章日期、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、蓋章份數(shù)等信息。4.蓋章后的合同文本應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，合同承辦部門應(yīng)留存一份原件，并將其他原件及時(shí)移交至相關(guān)部門。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要先蓋章后補(bǔ)辦審批手續(xù)的，合同承辦部門應(yīng)事先電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并在蓋章后的[X]個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦完整的審批手續(xù)。2.對(duì)于異地簽訂合同需要郵寄合同章蓋章的，應(yīng)由合同承辦部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同章保管人員采取專人送達(dá)或掛號(hào)郵寄等方式將合同章交至指定地點(diǎn)，并要求收件人在《合同章使用登記簿》上簽收。合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同章收回，并辦理交接手續(xù)。五、合同章使用的審批（一）審批人員及職責(zé)1.合同承辦部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)對(duì)合同的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行初審，確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)合同的法律條款進(jìn)行審核，防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)，提出法律意見(jiàn)和建議。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額等因素進(jìn)行審批，決定是否同意加蓋合同章。對(duì)于重大合同或涉及公司重大利益的合同，需經(jīng)公司法定代表人審批。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.合同內(nèi)容應(yīng)符合公司的經(jīng)營(yíng)方針和業(yè)務(wù)范圍，不得違反法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義條款。3.合同簽訂方應(yīng)具備合法的主體資格，信譽(yù)良好，具有相應(yīng)的履約能力。4.合同的簽訂程序應(yīng)符合公司規(guī)定，經(jīng)過(guò)必要的談判、協(xié)商等環(huán)節(jié)。（三）審批流程1.合同承辦部門起草合同文本后，首先提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同文本及《合同用章申請(qǐng)表》一并提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)部門在收到合同文本及申請(qǐng)表后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見(jiàn)。如審核通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與合同承辦部門溝通，提出修改建議，合同承辦部門修改后重新提交審核。3.經(jīng)法務(wù)部門審核通過(guò)的合同，由合同承辦部門將申請(qǐng)表及合同文本提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)。4.對(duì)于重大合同或涉及公司重大利益的合同，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需提交公司法定代表人進(jìn)行最終審批。法定代表人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)。六、合同章使用的登記與備案（一）登記合同章保管人員應(yīng)建立合同章使用登記簿，對(duì)每次合同章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括蓋章日期、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、蓋章份數(shù)、承辦部門、審批人員、用章事由等信息。（二）備案1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)審批文件復(fù)印件一并提交至公司檔案室進(jìn)行備案。檔案室應(yīng)對(duì)備案合同進(jìn)行編號(hào)、歸檔，并建立合同檔案索引。2.法務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成合同章使用情況報(bào)告，報(bào)公司管理層審閱。報(bào)告內(nèi)容包括合同章使用數(shù)量、涉及金額、合同類型、審批情況等信息，并對(duì)合同簽訂、履行過(guò)程中存在的問(wèn)題提出建議和改進(jìn)措施。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對(duì)合同章的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查合同章使用的審批流程是否合規(guī)、登記備案是否完整、印章保管是否安全等方面。2.審計(jì)部門在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)將整改情況書(shū)面報(bào)告審計(jì)部門。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)公司合同章管理情況的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實(shí)提供有關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整和完善合同章管理制度，不斷提高公司合同管理水平。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用合同章的。2.超越審批范圍使用合同章的。3.因保管不善導(dǎo)致合同章被盜用、丟失或損壞的。4.在合同章使用過(guò)程中故意隱瞞事實(shí)、提供虛假信息的。5.其他違反合同章管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用合同章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用合同章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如損失較大，構(gòu)成犯罪的，公司將依法追究其刑事責(zé)任。3.對(duì)于