案件證據管理制度?一、總則（一）目的為規范公司案件證據的管理，確保在各類案件處理過程中，證據的收集、整理、保管、使用等環節合法、規范、有序，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司涉及的各類訴訟、仲裁、行政復議等法律糾紛案件中證據的管理工作。（三）基本原則1.合法性原則證據的收集、取得、保存等活動必須符合法律法規的規定，嚴禁通過非法手段獲取證據。2.真實性原則確保所收集、整理的證據真實可靠，能夠客觀反映案件事實。3.完整性原則全面、完整地收集與案件相關的各類證據，避免遺漏重要證據。4.及時性原則在案件處理過程中，及時收集、固定證據，防止證據滅失或難以取得。二、證據管理職責分工（一）案件處理部門1.負責案件相關證據的初步收集、整理和保管工作。2.及時向公司法律事務部門或外聘律師提供案件證據線索，并協助其進行證據的進一步調查、收集工作。3.按照法律事務部門或外聘律師的要求，對已收集的證據進行補充、完善。（二）法律事務部門1.指導、監督案件處理部門的證據收集、整理和保管工作。2.負責對案件證據進行全面審查、分析，判斷證據的證明力和關聯性。3.組織協調外聘律師開展證據調查、收集工作，必要時直接參與相關工作。4.負責建立案件證據檔案，并對檔案進行妥善保管和管理。（三）外聘律師1.根據案件處理需要，按照法律事務部門的要求，獨立或協助法律事務部門進行證據調查、收集工作。2.對收集到的證據進行專業分析和評估，提出證據運用的建議。3.在訴訟、仲裁等法律程序中，負責證據的出示、質證等工作。（四）其他部門1.按照公司要求，配合案件處理部門或法律事務部門提供與案件相關的證據材料。2.在各自職責范圍內，對涉及的業務證據進行妥善保管，以備案件處理時調用。三、證據的收集（一）收集范圍1.與案件事實有關的合同、協議、文件、信函、通知等書面材料。2.交易記錄、財務報表、發票、收據等財務資料。3.會議紀要、工作記錄、電子郵件、短信、微信聊天記錄等電子數據。4.證人證言、當事人陳述、鑒定意見、勘驗筆錄等。5.視聽資料，如錄音、錄像等。6.其他與案件有關的證據材料。（二）收集方式1.自行收集案件處理部門根據案件情況，自行收集相關證據。在收集過程中，應注意要求提供證據的單位或個人在證據材料上簽字、蓋章，并注明日期。2.委托調查對于一些復雜或需要專業調查的證據，可委托專業調查機構或律師進行調查收集。委托調查時，應簽訂委托合同，明確委托事項、調查范圍、調查期限、費用等內容。3.申請證據保全在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下，案件處理部門或法律事務部門應及時向人民法院或仲裁機構申請證據保全。申請證據保全時，應提交書面申請，并說明證據的名稱、地點、來源以及申請保全的理由等。（三）收集要求1.收集證據時，應制作詳細的證據清單，注明證據的名稱、來源、取得時間、證據形式等內容。2.對于電子數據證據，應及時進行備份，并采用打印、拍照、錄像等方式固定證據內容。同時，要注意保留電子數據的原始載體，以便在需要時進行檢驗、鑒定。3.收集證人證言時，應盡量要求證人親自書寫證言，并簽字、捺印。如證人無法親自書寫，可由案件處理人員或法律事務人員進行詢問，并制作詢問筆錄，由證人簽字確認。詢問筆錄應注明證人的基本情況、聯系方式、詢問時間、地點等內容。四、證據的整理（一）分類整理案件處理部門或法律事務部門收到證據后，應按照證據的種類、性質、關聯性等進行分類整理。例如，可分為書證、物證、視聽資料、證人證言等類別，并在每類證據下進一步細分具體的證據材料。（二）編號標識對整理后的證據進行編號標識，以便于管理和查找。編號應具有唯一性，可采用數字、字母等組合方式進行編制。同時，應建立證據編號與證據清單的對應關系，通過編號能夠快速查找到相應的證據材料。（三）制作證據目錄根據證據分類整理和編號標識的情況，制作證據目錄。證據目錄應包括證據編號、證據名稱、證據來源、證明內容、頁碼等信息。證據目錄應與證據清單相對應，方便查閱和核對證據。（四）裝訂成冊對于紙質證據材料，應按照證據目錄的順序進行裝訂成冊。裝訂時應注意保持證據材料的完整性和整齊性，避免證據材料散落或損壞。對于電子數據證據，可采用光盤、硬盤等存儲介質進行保存，并在存儲介質上標明證據名稱、存儲時間、存儲內容等信息。五、證據的保管（一）保管方式1.設立專門的證據保管場所，配備必要的保管設備，如文件柜、保險柜、防火防潮設備等，確保證據的安全存放。2.對于電子數據證據，應采用加密存儲、異地備份等方式進行保管，防止數據丟失或被篡改。3.對于一些重要的原始證據，如合同原件、重要文件等，應采取特殊的保管措施，如專人保管、限制查閱等。（二）保管期限證據的保管期限應根據案件的性質、訴訟時效、可能涉及的后續法律程序等因素確定。一般情況下，證據應保管至案件終結后一定期限，如[X]年。對于一些具有重要歷史價值或可能對公司未來發展產生影響的證據，可適當延長保管期限。（三）查閱與借閱1.內部查閱公司內部人員因工作需要查閱案件證據的，應填寫《證據查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經案件處理部門負責人或法律事務部門負責人批準后，方可查閱。查閱時，應在指定地點進行，不得擅自將證據帶出保管場所。查閱人員不得對證據進行涂改、損毀、抽取等操作。2.外部查閱因案件處理需要，外聘律師或其他外部機構需要查閱公司案件證據的，應提交相關證明文件和查閱申請，經公司法律事務部門審核同意，并報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中，應有公司法律事務人員或其他指定人員在場陪同，確保證據的安全和保密。3.借閱因特殊情況需要借閱案件證據的，應填寫《證據借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等內容，經案件處理部門負責人、法律事務部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還證據，如因特殊原因需要延長借閱期限的，應提前辦理續借手續。借閱人員應對所借閱的證據妥善保管，不得轉借他人或用于其他非案件處理目的。（四）證據的銷毀證據保管期限屆滿后，經案件處理部門、法律事務部門和公司相關領導審核同意，可對不再需要保管的證據進行銷毀。銷毀證據時，應制作《證據銷毀清單》，注明證據名稱、數量、銷毀時間、銷毀方式等內容，并由銷毀人員和監銷人員簽字確認。證據銷毀清單應作為檔案資料進行保存，以備查考。六、證據的使用（一）證據的審查1.法律事務部門在使用證據前，應對證據的合法性、真實性、關聯性進行全面審查。審查內容包括證據的來源是否合法、證據形式是否符合法律規定、證據內容是否真實可靠、證據與案件事實是否具有關聯性等。2.對于一些重要的、復雜的證據，可組織公司內部相關專家或外聘專業機構進行論證，確保證據的證明力和可采性。（二）證據的出示與質證1.在訴訟、仲裁等法律程序中，外聘律師應根據案件情況和法律規定，合理確定證據的出示順序和方式。出示證據時，應向法庭或仲裁機構提交證據清單，并按照證據清單的順序逐一出示證據原件或復印件。2.在質證過程中，外聘律師應認真聽取對方當事人及其代理人的質證意見，針對質證意見進行合理答辯和反駁。對于對方提出的質疑和異議，應及時進行分析和研究，必要時補充或調整證據策略。（三）證據的補充與完善在案件處理過程中，如果發現已提交的證據存在瑕疵或不足以證明案件事實的，案件處理部門或法律事務部門應及時組織補充證據或完善證據。補充證據或完善證據時，應按照本制度規定的證據收集、整理程序進行操作，確保新補充或完善的證據合法、有效。七、證據的保密（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、個人隱私等敏感信息的證據，應采取嚴格的保密措施，限制知悉范圍。2.在證據收集、整理、保管、使用過程中，相關人員應簽訂保密協議，明確保密義務和責任。3.對證據保管場所應加強安全防范措施，設置門禁系統、監控設備等，防止證據信息泄露。（二）保密責任1.案件處理部門、法律事務部門、外聘律師及其他參與證據管理工作的人員，均負有保密義務。如因故意或重大過失導致證據信息泄露，給公司造成損失的，應依法承擔相應的賠償責任。2.對于違反保密規定的行為，公司將視情節輕重，給予相應的紀律處分；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。八、監督與檢查（一）內部監督1.公司法律事務部門負責對案件證據管理工作進行定期檢查和不定期抽查，檢查內容包括證據的收集、整理、保管、使用、保密等環節是否符合本制度規定。2.對于檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。（二）外部監督1.接受司法機關、仲裁機構等外部機構對公司案件證據管理工作的監督檢查。