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文檔簡介
出口部管理制度?一、總則(一)目的為規(guī)范出口部工作流程,提高工作效率,確保出口業(yè)務(wù)的順利開展,加強部門管理,特制定本管理制度。(二)適用范圍本制度適用于公司出口部全體員工。(三)基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)外貿(mào)政策,合法合規(guī)開展出口業(yè)務(wù)。2.以客戶為中心,提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的服務(wù),滿足客戶需求,提升客戶滿意度。3.團(tuán)隊協(xié)作,各崗位之間密切配合,共同完成出口業(yè)務(wù)各項任務(wù)。4.注重風(fēng)險防控,確保出口業(yè)務(wù)的資金安全、貨物安全和信息安全。二、部門職責(zé)(一)業(yè)務(wù)拓展1.市場調(diào)研,收集國際市場信息,分析行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況,為公司制定出口業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。2.尋找潛在客戶,開發(fā)新市場,拓展出口業(yè)務(wù)渠道,提高公司產(chǎn)品在國際市場的占有率。3.參加國內(nèi)外各類展會、商務(wù)活動,宣傳公司產(chǎn)品和品牌,建立客戶關(guān)系。(二)客戶管理1.建立和維護(hù)客戶檔案,記錄客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來情況等。2.及時響應(yīng)客戶咨詢和需求,處理客戶投訴和糾紛,提高客戶滿意度。3.定期回訪客戶,了解客戶使用產(chǎn)品情況和市場反饋,為公司產(chǎn)品改進(jìn)和服務(wù)優(yōu)化提供參考。(三)訂單處理1.接收客戶訂單,審核訂單條款,確保訂單內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、合理。2.將訂單信息及時傳遞給相關(guān)部門,協(xié)調(diào)生產(chǎn)、采購、物流等部門,確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.跟蹤訂單執(zhí)行情況,及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題,如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、質(zhì)量問題、物流延誤等。(四)單證操作1.根據(jù)訂單和合同要求,制作出口所需的各類單證,如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單等。2.審核單證內(nèi)容,確保單證的準(zhǔn)確性和一致性,避免因單證問題導(dǎo)致的出口業(yè)務(wù)受阻。3.及時辦理單證的提交、備案、核銷等手續(xù),確保出口業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。(五)物流安排1.選擇合適的物流供應(yīng)商,簽訂物流合同,確保貨物能夠安全、及時、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。2.安排貨物的訂艙、裝箱、運輸?shù)仁乱耍櫸锪鬟\輸情況,及時向客戶反饋貨物運輸信息。3.協(xié)調(diào)解決物流過程中出現(xiàn)的問題,如貨物損壞、丟失、延誤等,保障客戶利益。(六)報關(guān)報檢1.按照國家海關(guān)和檢驗檢疫部門的規(guī)定,辦理出口貨物的報關(guān)報檢手續(xù)。2.準(zhǔn)備報關(guān)報檢所需的資料,如實申報貨物信息,確保報關(guān)報檢工作的順利進(jìn)行。3.配合海關(guān)和檢驗檢疫部門的查驗工作,及時解決查驗過程中出現(xiàn)的問題。(七)收匯核銷1.跟蹤客戶付款情況,及時催促客戶按時支付貨款。2.辦理出口收匯核銷手續(xù),確保公司外匯資金的安全和正常流轉(zhuǎn)。3.配合財務(wù)部門做好出口業(yè)務(wù)的財務(wù)核算和統(tǒng)計工作。三、工作流程(一)業(yè)務(wù)拓展流程1.市場調(diào)研制定市場調(diào)研計劃,明確調(diào)研目標(biāo)、內(nèi)容、方法和時間安排。收集國內(nèi)外市場信息,包括行業(yè)動態(tài)、市場需求、競爭對手情況等。分析市場信息,撰寫市場調(diào)研報告,提出業(yè)務(wù)拓展建議。2.客戶開發(fā)根據(jù)市場調(diào)研報告,確定潛在客戶名單。通過郵件、電話、拜訪等方式與潛在客戶進(jìn)行溝通,介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)。邀請潛在客戶參觀公司或參加展會,增進(jìn)客戶對公司的了解和信任。3.客戶跟進(jìn)對有意向的客戶進(jìn)行深入跟進(jìn),了解客戶需求和合作意向。提供產(chǎn)品資料、報價單等,與客戶進(jìn)行商務(wù)談判。簽訂合作意向書或合同,確定合作細(xì)節(jié)。(二)訂單處理流程1.訂單接收客戶通過郵件、傳真、電話等方式下達(dá)訂單。出口部業(yè)務(wù)員及時接收訂單,并對訂單內(nèi)容進(jìn)行初步審核。2.訂單審核審核訂單條款,包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等。如發(fā)現(xiàn)訂單條款存在問題,及時與客戶溝通協(xié)商,達(dá)成一致意見。3.訂單下達(dá)將審核后的訂單信息傳遞給相關(guān)部門,如生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等。召開訂單協(xié)調(diào)會,明確各部門職責(zé)和工作要求,確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。4.訂單跟蹤建立訂單跟蹤臺賬,實時跟蹤訂單執(zhí)行情況。定期與生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等溝通協(xié)調(diào),及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.訂單交付貨物生產(chǎn)完成后,通知物流部門安排發(fā)貨。辦理貨物的裝箱、報關(guān)、報檢等手續(xù),確保貨物順利出口。將提單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等單證及時提交給客戶,完成訂單交付。(三)單證操作流程1.單證制作根據(jù)訂單和合同要求,制作出口所需的各類單證。確保單證內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰,符合國家法律法規(guī)和相關(guān)外貿(mào)政策的要求。2.單證審核對制作好的單證進(jìn)行審核,重點審核單證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、一致性和完整性。如發(fā)現(xiàn)單證存在問題,及時進(jìn)行修改和調(diào)整,確保單證質(zhì)量。3.單證提交將審核通過的單證按照規(guī)定的時間和方式提交給相關(guān)部門或客戶。如需要提交給海關(guān)、檢驗檢疫部門等,確保提交的單證符合其要求。4.單證備案按照國家相關(guān)規(guī)定,對出口單證進(jìn)行備案。建立單證備案檔案,妥善保管備案單證,以備查閱。5.單證核銷在出口業(yè)務(wù)完成后,及時辦理單證核銷手續(xù)。確保單證核銷工作的準(zhǔn)確性和及時性,避免因單證核銷問題導(dǎo)致的出口業(yè)務(wù)受阻。(四)物流安排流程1.物流供應(yīng)商選擇根據(jù)貨物特點、運輸要求、客戶需求等因素,選擇合適的物流供應(yīng)商。對物流供應(yīng)商進(jìn)行考察和評估,包括其信譽、資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、價格等方面。與選定的物流供應(yīng)商簽訂物流合同,明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.訂艙根據(jù)貨物出運時間和船期安排,向物流供應(yīng)商訂艙。提供準(zhǔn)確的貨物信息,如貨物名稱、數(shù)量、重量、體積等,確保訂艙的準(zhǔn)確性。3.裝箱安排貨物的裝箱工作,確保貨物包裝牢固、合理,便于運輸。在裝箱過程中,對貨物進(jìn)行清點和核對,確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.運輸物流供應(yīng)商安排貨物的運輸,確保貨物按時、安全、準(zhǔn)確地送達(dá)目的地。跟蹤貨物運輸情況,及時向客戶反饋貨物運輸信息,如船名、航次、提單號、預(yù)計到達(dá)時間等。5.貨物交付貨物到達(dá)目的地后,物流供應(yīng)商通知客戶辦理貨物交付手續(xù)。客戶憑提單等單證提取貨物,完成貨物交付。(五)報關(guān)報檢流程1.報關(guān)準(zhǔn)備收集報關(guān)所需的資料,如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)委托書等。如實申報貨物信息,包括貨物名稱、數(shù)量、價值、原產(chǎn)地等。對報關(guān)資料進(jìn)行審核,確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.報關(guān)申報將審核通過的報關(guān)資料提交給報關(guān)行,由報關(guān)行向海關(guān)進(jìn)行報關(guān)申報。配合報關(guān)行做好海關(guān)查驗等工作,及時解決查驗過程中出現(xiàn)的問題。3.報檢準(zhǔn)備收集報檢所需的資料,如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報檢委托書等。按照檢驗檢疫部門的要求,對貨物進(jìn)行檢驗檢疫。準(zhǔn)備報檢所需的樣品,確保樣品的代表性和真實性。4.報檢申報將審核通過的報檢資料提交給檢驗檢疫機構(gòu),由檢驗檢疫機構(gòu)進(jìn)行報檢申報。配合檢驗檢疫機構(gòu)做好檢驗檢疫工作,及時繳納檢驗檢疫費用。5.報關(guān)報檢放行海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)對報關(guān)報檢資料進(jìn)行審核,如審核通過,予以放行。出口部及時領(lǐng)取報關(guān)單、報檢單等相關(guān)單證,完成報關(guān)報檢工作。(六)收匯核銷流程1.收匯跟蹤密切關(guān)注客戶付款情況,及時催促客戶按時支付貨款。與客戶保持溝通,了解付款進(jìn)度和原因,如有問題及時協(xié)商解決。2.收匯入賬客戶支付貨款后,及時通知財務(wù)部門進(jìn)行收匯入賬。核對收匯金額與訂單金額是否一致,確保收匯資金的安全。3.核銷準(zhǔn)備收集核銷所需的資料,如核銷單、報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、銀行收匯水單等。對核銷資料進(jìn)行審核,確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.核銷申報將審核通過的核銷資料提交給外匯管理部門進(jìn)行核銷申報。配合外匯管理部門做好核銷審核工作,及時解決核銷過程中出現(xiàn)的問題。5.核銷完成外匯管理部門對核銷申報進(jìn)行審核,如審核通過,予以核銷。出口部及時領(lǐng)取核銷單等相關(guān)單證,完成收匯核銷工作。四、績效考核(一)考核原則1.客觀公正原則:以實際工作表現(xiàn)為依據(jù),客觀公正地評價員工的工作績效。2.全面考核原則:從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行全面考核。3.激勵與約束并重原則:通過績效考核,激勵員工積極工作,同時對績效不達(dá)標(biāo)者進(jìn)行約束和改進(jìn)。(二)考核指標(biāo)1.工作業(yè)績指標(biāo)出口銷售額:考核員工完成的出口業(yè)務(wù)銷售額。新客戶開發(fā)數(shù)量:考核員工開發(fā)的新客戶數(shù)量。訂單完成率:考核員工按時、按質(zhì)、按量完成訂單的比例。收匯金額:考核員工實際收到的外匯貨款金額。2.工作能力指標(biāo)業(yè)務(wù)知識:考核員工對出口業(yè)務(wù)相關(guān)知識的掌握程度。溝通能力:考核員工與客戶、同事、供應(yīng)商等溝通協(xié)調(diào)的能力。問題解決能力:考核員工解決工作中出現(xiàn)問題的能力。團(tuán)隊協(xié)作能力:考核員工與團(tuán)隊成員協(xié)作配合的能力。3.工作態(tài)度指標(biāo)責(zé)任心:考核員工對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度。工作積極性:考核員工工作的主動性和熱情。敬業(yè)精神:考核員工對工作的敬業(yè)程度和奉獻(xiàn)精神。(三)考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進(jìn)行,年度考核在每年年末進(jìn)行。(四)考核方法1.自評:員工根據(jù)自己本季度或本年度的工作表現(xiàn),進(jìn)行自我評價。2.上級評價:員工的上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的工作表現(xiàn),進(jìn)行評價。3.同事評價:員工的同事根據(jù)員工在團(tuán)隊協(xié)作中的表現(xiàn),進(jìn)行評價。4.客戶評價:通過客戶滿意度調(diào)查等方式,獲取客戶對員工的評價。(五)考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放:根據(jù)績效考核結(jié)果,發(fā)放績效獎金。績效獎金與考核得分掛鉤,考核得分越高,績效獎金越高。2.職位晉升:績效考核結(jié)果優(yōu)秀的員工,在職位晉升等方面將優(yōu)先考慮。3.培訓(xùn)與發(fā)展:根據(jù)績效考核結(jié)果,為員工提供有針對性的培訓(xùn)和發(fā)展機會,幫助員工提升工作能力和績效水平。4.績效改進(jìn)計劃:對績效考核結(jié)果不理想的員工,制定績效改進(jìn)計劃,幫助其改進(jìn)工作,提高績效。五、培訓(xùn)與發(fā)展(一)培訓(xùn)目標(biāo)1.提升員工的業(yè)務(wù)知識和技能,使其能夠更好地勝任出口部工作。2.培養(yǎng)員工的團(tuán)隊協(xié)作精神和溝通能力,提高部門整體工作效率。3.增強員工的風(fēng)險意識和合規(guī)意識,確保出口業(yè)務(wù)的合法合規(guī)開展。(二)培訓(xùn)內(nèi)容1.外貿(mào)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn):包括國際貿(mào)易術(shù)語、國際結(jié)算方式、海關(guān)報關(guān)報檢、國際物流等方面的知識。2.產(chǎn)品知識培訓(xùn):了解公司產(chǎn)品的特點、優(yōu)勢、用途等,以便更好地向客戶介紹和推廣。3.溝通技巧培訓(xùn):提高員工與客戶、同事、供應(yīng)商等溝通協(xié)調(diào)的能力。4.風(fēng)險管理培訓(xùn):學(xué)習(xí)出口業(yè)務(wù)中的風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對方法,確保業(yè)務(wù)風(fēng)險可控。5.法律法規(guī)培訓(xùn):學(xué)習(xí)國家相關(guān)的外貿(mào)法律法規(guī)和政策,確保出口業(yè)務(wù)合法合規(guī)。(三)培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn):由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工或邀請外部專家進(jìn)行培訓(xùn)。2.在線學(xué)習(xí):利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺,提供豐富的學(xué)習(xí)資源,供員工自主學(xué)習(xí)。3.外部培訓(xùn):選派員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。4.實踐鍛煉:通過實際工作項目,讓員工在實踐中鍛煉和提升能力。(四)員工發(fā)展1.職業(yè)規(guī)劃:幫助員工制定個人職業(yè)規(guī)劃,明確職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)。2.晉升通道:建立明確的晉升通道,為員工提供廣闊的發(fā)展空間。3.輪崗機會:根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展需求,提供輪崗機會,拓寬員工的工作視野和經(jīng)驗。六、保密制度(一)保密范圍1.公司客戶信息,包括客戶名單、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求、交易記錄等。2.公司商業(yè)秘密,如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝、營銷策略、財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.公司內(nèi)部文件、資料、報告等,涉及公司機密信息的。
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