出口部管理制度?一、總則（一）目的為規范出口部工作流程，提高工作效率，確保出口業務的順利開展，加強部門管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司出口部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規及相關外貿政策，合法合規開展出口業務。2.以客戶為中心，提供優質、高效、專業的服務，滿足客戶需求，提升客戶滿意度。3.團隊協作，各崗位之間密切配合，共同完成出口業務各項任務。4.注重風險防控，確保出口業務的資金安全、貨物安全和信息安全。二、部門職責（一）業務拓展1.市場調研，收集國際市場信息，分析行業動態和競爭對手情況，為公司制定出口業務發展戰略提供依據。2.尋找潛在客戶，開發新市場，拓展出口業務渠道，提高公司產品在國際市場的占有率。3.參加國內外各類展會、商務活動，宣傳公司產品和品牌，建立客戶關系。（二）客戶管理1.建立和維護客戶檔案，記錄客戶基本信息、業務往來情況等。2.及時響應客戶咨詢和需求，處理客戶投訴和糾紛，提高客戶滿意度。3.定期回訪客戶，了解客戶使用產品情況和市場反饋，為公司產品改進和服務優化提供參考。（三）訂單處理1.接收客戶訂單，審核訂單條款，確保訂單內容清晰、準確、合理。2.將訂單信息及時傳遞給相關部門，協調生產、采購、物流等部門，確保訂單按時、按質、按量完成。3.跟蹤訂單執行情況，及時解決訂單執行過程中出現的問題，如生產進度延遲、質量問題、物流延誤等。（四）單證操作1.根據訂單和合同要求，制作出口所需的各類單證，如商業發票、裝箱單、提單、報關單、報檢單等。2.審核單證內容，確保單證的準確性和一致性，避免因單證問題導致的出口業務受阻。3.及時辦理單證的提交、備案、核銷等手續，確保出口業務的順利進行。（五）物流安排1.選擇合適的物流供應商，簽訂物流合同，確保貨物能夠安全、及時、準確地送達客戶手中。2.安排貨物的訂艙、裝箱、運輸等事宜，跟蹤物流運輸情況，及時向客戶反饋貨物運輸信息。3.協調解決物流過程中出現的問題，如貨物損壞、丟失、延誤等，保障客戶利益。（六）報關報檢1.按照國家海關和檢驗檢疫部門的規定，辦理出口貨物的報關報檢手續。2.準備報關報檢所需的資料，如實申報貨物信息，確保報關報檢工作的順利進行。3.配合海關和檢驗檢疫部門的查驗工作，及時解決查驗過程中出現的問題。（七）收匯核銷1.跟蹤客戶付款情況，及時催促客戶按時支付貨款。2.辦理出口收匯核銷手續，確保公司外匯資金的安全和正常流轉。3.配合財務部門做好出口業務的財務核算和統計工作。三、工作流程（一）業務拓展流程1.市場調研制定市場調研計劃，明確調研目標、內容、方法和時間安排。收集國內外市場信息，包括行業動態、市場需求、競爭對手情況等。分析市場信息，撰寫市場調研報告，提出業務拓展建議。2.客戶開發根據市場調研報告，確定潛在客戶名單。通過郵件、電話、拜訪等方式與潛在客戶進行溝通，介紹公司產品和服務。邀請潛在客戶參觀公司或參加展會，增進客戶對公司的了解和信任。3.客戶跟進對有意向的客戶進行深入跟進，了解客戶需求和合作意向。提供產品資料、報價單等，與客戶進行商務談判。簽訂合作意向書或合同，確定合作細節。（二）訂單處理流程1.訂單接收客戶通過郵件、傳真、電話等方式下達訂單。出口部業務員及時接收訂單，并對訂單內容進行初步審核。2.訂單審核審核訂單條款，包括產品規格、數量、價格、交貨期、付款方式等。如發現訂單條款存在問題，及時與客戶溝通協商，達成一致意見。3.訂單下達將審核后的訂單信息傳遞給相關部門，如生產部門、采購部門、物流部門等。召開訂單協調會，明確各部門職責和工作要求，確保訂單按時、按質、按量完成。4.訂單跟蹤建立訂單跟蹤臺賬，實時跟蹤訂單執行情況。定期與生產部門、采購部門、物流部門等溝通協調，及時解決訂單執行過程中出現的問題。5.訂單交付貨物生產完成后，通知物流部門安排發貨。辦理貨物的裝箱、報關、報檢等手續，確保貨物順利出口。將提單、商業發票、裝箱單等單證及時提交給客戶，完成訂單交付。（三）單證操作流程1.單證制作根據訂單和合同要求，制作出口所需的各類單證。確保單證內容準確、完整、清晰，符合國家法律法規和相關外貿政策的要求。2.單證審核對制作好的單證進行審核，重點審核單證內容的準確性、一致性和完整性。如發現單證存在問題，及時進行修改和調整，確保單證質量。3.單證提交將審核通過的單證按照規定的時間和方式提交給相關部門或客戶。如需要提交給海關、檢驗檢疫部門等，確保提交的單證符合其要求。4.單證備案按照國家相關規定，對出口單證進行備案。建立單證備案檔案，妥善保管備案單證，以備查閱。5.單證核銷在出口業務完成后，及時辦理單證核銷手續。確保單證核銷工作的準確性和及時性，避免因單證核銷問題導致的出口業務受阻。（四）物流安排流程1.物流供應商選擇根據貨物特點、運輸要求、客戶需求等因素，選擇合適的物流供應商。對物流供應商進行考察和評估，包括其信譽、資質、服務質量、價格等方面。與選定的物流供應商簽訂物流合同，明確雙方的權利和義務。2.訂艙根據貨物出運時間和船期安排，向物流供應商訂艙。提供準確的貨物信息，如貨物名稱、數量、重量、體積等，確保訂艙的準確性。3.裝箱安排貨物的裝箱工作，確保貨物包裝牢固、合理，便于運輸。在裝箱過程中，對貨物進行清點和核對，確保貨物數量準確、質量完好。4.運輸物流供應商安排貨物的運輸，確保貨物按時、安全、準確地送達目的地。跟蹤貨物運輸情況，及時向客戶反饋貨物運輸信息，如船名、航次、提單號、預計到達時間等。5.貨物交付貨物到達目的地后，物流供應商通知客戶辦理貨物交付手續。客戶憑提單等單證提取貨物，完成貨物交付。（五）報關報檢流程1.報關準備收集報關所需的資料，如商業發票、裝箱單、提單、報關委托書等。如實申報貨物信息，包括貨物名稱、數量、價值、原產地等。對報關資料進行審核，確保資料的準確性和完整性。2.報關申報將審核通過的報關資料提交給報關行，由報關行向海關進行報關申報。配合報關行做好海關查驗等工作，及時解決查驗過程中出現的問題。3.報檢準備收集報檢所需的資料，如商業發票、裝箱單、提單、報檢委托書等。按照檢驗檢疫部門的要求，對貨物進行檢驗檢疫。準備報檢所需的樣品，確保樣品的代表性和真實性。4.報檢申報將審核通過的報檢資料提交給檢驗檢疫機構，由檢驗檢疫機構進行報檢申報。配合檢驗檢疫機構做好檢驗檢疫工作，及時繳納檢驗檢疫費用。5.報關報檢放行海關和檢驗檢疫機構對報關報檢資料進行審核，如審核通過，予以放行。出口部及時領取報關單、報檢單等相關單證，完成報關報檢工作。（六）收匯核銷流程1.收匯跟蹤密切關注客戶付款情況，及時催促客戶按時支付貨款。與客戶保持溝通，了解付款進度和原因，如有問題及時協商解決。2.收匯入賬客戶支付貨款后，及時通知財務部門進行收匯入賬。核對收匯金額與訂單金額是否一致，確保收匯資金的安全。3.核銷準備收集核銷所需的資料，如核銷單、報關單、商業發票、銀行收匯水單等。對核銷資料進行審核，確保資料的準確性和完整性。4.核銷申報將審核通過的核銷資料提交給外匯管理部門進行核銷申報。配合外匯管理部門做好核銷審核工作，及時解決核銷過程中出現的問題。5.核銷完成外匯管理部門對核銷申報進行審核，如審核通過，予以核銷。出口部及時領取核銷單等相關單證，完成收匯核銷工作。四、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以實際工作表現為依據，客觀公正地評價員工的工作績效。2.全面考核原則：從工作業績、工作能力、工作態度等方面進行全面考核。3.激勵與約束并重原則：通過績效考核，激勵員工積極工作，同時對績效不達標者進行約束和改進。（二）考核指標1.工作業績指標出口銷售額：考核員工完成的出口業務銷售額。新客戶開發數量：考核員工開發的新客戶數量。訂單完成率：考核員工按時、按質、按量完成訂單的比例。收匯金額：考核員工實際收到的外匯貨款金額。2.工作能力指標業務知識：考核員工對出口業務相關知識的掌握程度。溝通能力：考核員工與客戶、同事、供應商等溝通協調的能力。問題解決能力：考核員工解決工作中出現問題的能力。團隊協作能力：考核員工與團隊成員協作配合的能力。3.工作態度指標責任心：考核員工對工作的認真負責程度。工作積極性：考核員工工作的主動性和熱情。敬業精神：考核員工對工作的敬業程度和奉獻精神。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結合。季度考核在每季度末進行，年度考核在每年年末進行。（四）考核方法1.自評：員工根據自己本季度或本年度的工作表現，進行自我評價。2.上級評價：員工的上級領導根據員工的工作表現，進行評價。3.同事評價：員工的同事根據員工在團隊協作中的表現，進行評價。4.客戶評價：通過客戶滿意度調查等方式，獲取客戶對員工的評價。（五）考核結果應用1.績效獎金發放：根據績效考核結果，發放績效獎金。績效獎金與考核得分掛鉤，考核得分越高，績效獎金越高。2.職位晉升：績效考核結果優秀的員工，在職位晉升等方面將優先考慮。3.培訓與發展：根據績效考核結果，為員工提供有針對性的培訓和發展機會，幫助員工提升工作能力和績效水平。4.績效改進計劃：對績效考核結果不理想的員工，制定績效改進計劃，幫助其改進工作，提高績效。五、培訓與發展（一）培訓目標1.提升員工的業務知識和技能，使其能夠更好地勝任出口部工作。2.培養員工的團隊協作精神和溝通能力，提高部門整體工作效率。3.增強員工的風險意識和合規意識，確保出口業務的合法合規開展。（二）培訓內容1.外貿業務知識培訓：包括國際貿易術語、國際結算方式、海關報關報檢、國際物流等方面的知識。2.產品知識培訓：了解公司產品的特點、優勢、用途等，以便更好地向客戶介紹和推廣。3.溝通技巧培訓：提高員工與客戶、同事、供應商等溝通協調的能力。4.風險管理培訓：學習出口業務中的風險識別、評估和應對方法，確保業務風險可控。5.法律法規培訓：學習國家相關的外貿法律法規和政策，確保出口業務合法合規。（三）培訓方式1.內部培訓：由公司內部經驗豐富的員工或邀請外部專家進行培訓。2.在線學習：利用網絡學習平臺，提供豐富的學習資源，供員工自主學習。3.外部培訓：選派員工參加外部專業培訓機構舉辦的培訓課程。4.實踐鍛煉：通過實際工作項目，讓員工在實踐中鍛煉和提升能力。（四）員工發展1.職業規劃：幫助員工制定個人職業規劃，明確職業發展方向和目標。2.晉升通道：建立明確的晉升通道，為員工提供廣闊的發展空間。3.輪崗機會：根據員工的工作表現和發展需求，提供輪崗機會，拓寬員工的工作視野和經驗。六、保密制度（一）保密范圍1.公司客戶信息，包括客戶名單、聯系方式、業務需求、交易記錄等。2.公司商業秘密，如產品研發資料、生產工藝、營銷策略、財務數據等。3.公司內部文件、資料、報告等，涉及公司機密信息的。