出口部管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范出口部工作流程，提高工作效率，確保出口業(yè)務(wù)的順利開展，加強部門管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司出口部全體員工。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)外貿(mào)政策，合法合規(guī)開展出口業(yè)務(wù)。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效、專業(yè)的服務(wù)，滿足客戶需求，提升客戶滿意度。3.團(tuán)隊協(xié)作，各崗位之間密切配合，共同完成出口業(yè)務(wù)各項任務(wù)。4.注重風(fēng)險防控，確保出口業(yè)務(wù)的資金安全、貨物安全和信息安全。二、部門職責(zé)（一）業(yè)務(wù)拓展1.市場調(diào)研，收集國際市場信息，分析行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，為公司制定出口業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。2.尋找潛在客戶，開發(fā)新市場，拓展出口業(yè)務(wù)渠道，提高公司產(chǎn)品在國際市場的占有率。3.參加國內(nèi)外各類展會、商務(wù)活動，宣傳公司產(chǎn)品和品牌，建立客戶關(guān)系。（二）客戶管理1.建立和維護(hù)客戶檔案，記錄客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來情況等。2.及時響應(yīng)客戶咨詢和需求，處理客戶投訴和糾紛，提高客戶滿意度。3.定期回訪客戶，了解客戶使用產(chǎn)品情況和市場反饋，為公司產(chǎn)品改進(jìn)和服務(wù)優(yōu)化提供參考。（三）訂單處理1.接收客戶訂單，審核訂單條款，確保訂單內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、合理。2.將訂單信息及時傳遞給相關(guān)部門，協(xié)調(diào)生產(chǎn)、采購、物流等部門，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。3.跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)進(jìn)度延遲、質(zhì)量問題、物流延誤等。（四）單證操作1.根據(jù)訂單和合同要求，制作出口所需的各類單證，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)單、報檢單等。2.審核單證內(nèi)容，確保單證的準(zhǔn)確性和一致性，避免因單證問題導(dǎo)致的出口業(yè)務(wù)受阻。3.及時辦理單證的提交、備案、核銷等手續(xù)，確保出口業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。（五）物流安排1.選擇合適的物流供應(yīng)商，簽訂物流合同，確保貨物能夠安全、及時、準(zhǔn)確地送達(dá)客戶手中。2.安排貨物的訂艙、裝箱、運輸?shù)仁乱耍櫸锪鬟\輸情況，及時向客戶反饋貨物運輸信息。3.協(xié)調(diào)解決物流過程中出現(xiàn)的問題，如貨物損壞、丟失、延誤等，保障客戶利益。（六）報關(guān)報檢1.按照國家海關(guān)和檢驗檢疫部門的規(guī)定，辦理出口貨物的報關(guān)報檢手續(xù)。2.準(zhǔn)備報關(guān)報檢所需的資料，如實申報貨物信息，確保報關(guān)報檢工作的順利進(jìn)行。3.配合海關(guān)和檢驗檢疫部門的查驗工作，及時解決查驗過程中出現(xiàn)的問題。（七）收匯核銷1.跟蹤客戶付款情況，及時催促客戶按時支付貨款。2.辦理出口收匯核銷手續(xù)，確保公司外匯資金的安全和正常流轉(zhuǎn)。3.配合財務(wù)部門做好出口業(yè)務(wù)的財務(wù)核算和統(tǒng)計工作。三、工作流程（一）業(yè)務(wù)拓展流程1.市場調(diào)研制定市場調(diào)研計劃，明確調(diào)研目標(biāo)、內(nèi)容、方法和時間安排。收集國內(nèi)外市場信息，包括行業(yè)動態(tài)、市場需求、競爭對手情況等。分析市場信息，撰寫市場調(diào)研報告，提出業(yè)務(wù)拓展建議。2.客戶開發(fā)根據(jù)市場調(diào)研報告，確定潛在客戶名單。通過郵件、電話、拜訪等方式與潛在客戶進(jìn)行溝通，介紹公司產(chǎn)品和服務(wù)。邀請潛在客戶參觀公司或參加展會，增進(jìn)客戶對公司的了解和信任。3.客戶跟進(jìn)對有意向的客戶進(jìn)行深入跟進(jìn)，了解客戶需求和合作意向。提供產(chǎn)品資料、報價單等，與客戶進(jìn)行商務(wù)談判。簽訂合作意向書或合同，確定合作細(xì)節(jié)。（二）訂單處理流程1.訂單接收客戶通過郵件、傳真、電話等方式下達(dá)訂單。出口部業(yè)務(wù)員及時接收訂單，并對訂單內(nèi)容進(jìn)行初步審核。2.訂單審核審核訂單條款，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式等。如發(fā)現(xiàn)訂單條款存在問題，及時與客戶溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見。3.訂單下達(dá)將審核后的訂單信息傳遞給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等。召開訂單協(xié)調(diào)會，明確各部門職責(zé)和工作要求，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。4.訂單跟蹤建立訂單跟蹤臺賬，實時跟蹤訂單執(zhí)行情況。定期與生產(chǎn)部門、采購部門、物流部門等溝通協(xié)調(diào)，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.訂單交付貨物生產(chǎn)完成后，通知物流部門安排發(fā)貨。辦理貨物的裝箱、報關(guān)、報檢等手續(xù)，確保貨物順利出口。將提單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單等單證及時提交給客戶，完成訂單交付。（三）單證操作流程1.單證制作根據(jù)訂單和合同要求，制作出口所需的各類單證。確保單證內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，符合國家法律法規(guī)和相關(guān)外貿(mào)政策的要求。2.單證審核對制作好的單證進(jìn)行審核，重點審核單證內(nèi)容的準(zhǔn)確性、一致性和完整性。如發(fā)現(xiàn)單證存在問題，及時進(jìn)行修改和調(diào)整，確保單證質(zhì)量。3.單證提交將審核通過的單證按照規(guī)定的時間和方式提交給相關(guān)部門或客戶。如需要提交給海關(guān)、檢驗檢疫部門等，確保提交的單證符合其要求。4.單證備案按照國家相關(guān)規(guī)定，對出口單證進(jìn)行備案。建立單證備案檔案，妥善保管備案單證，以備查閱。5.單證核銷在出口業(yè)務(wù)完成后，及時辦理單證核銷手續(xù)。確保單證核銷工作的準(zhǔn)確性和及時性，避免因單證核銷問題導(dǎo)致的出口業(yè)務(wù)受阻。（四）物流安排流程1.物流供應(yīng)商選擇根據(jù)貨物特點、運輸要求、客戶需求等因素，選擇合適的物流供應(yīng)商。對物流供應(yīng)商進(jìn)行考察和評估，包括其信譽、資質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、價格等方面。與選定的物流供應(yīng)商簽訂物流合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.訂艙根據(jù)貨物出運時間和船期安排，向物流供應(yīng)商訂艙。提供準(zhǔn)確的貨物信息，如貨物名稱、數(shù)量、重量、體積等，確保訂艙的準(zhǔn)確性。3.裝箱安排貨物的裝箱工作，確保貨物包裝牢固、合理，便于運輸。在裝箱過程中，對貨物進(jìn)行清點和核對，確保貨物數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。4.運輸物流供應(yīng)商安排貨物的運輸，確保貨物按時、安全、準(zhǔn)確地送達(dá)目的地。跟蹤貨物運輸情況，及時向客戶反饋貨物運輸信息，如船名、航次、提單號、預(yù)計到達(dá)時間等。5.貨物交付貨物到達(dá)目的地后，物流供應(yīng)商通知客戶辦理貨物交付手續(xù)。客戶憑提單等單證提取貨物，完成貨物交付。（五）報關(guān)報檢流程1.報關(guān)準(zhǔn)備收集報關(guān)所需的資料，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報關(guān)委托書等。如實申報貨物信息，包括貨物名稱、數(shù)量、價值、原產(chǎn)地等。對報關(guān)資料進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.報關(guān)申報將審核通過的報關(guān)資料提交給報關(guān)行，由報關(guān)行向海關(guān)進(jìn)行報關(guān)申報。配合報關(guān)行做好海關(guān)查驗等工作，及時解決查驗過程中出現(xiàn)的問題。3.報檢準(zhǔn)備收集報檢所需的資料，如商業(yè)發(fā)票、裝箱單、提單、報檢委托書等。按照檢驗檢疫部門的要求，對貨物進(jìn)行檢驗檢疫。準(zhǔn)備報檢所需的樣品，確保樣品的代表性和真實性。4.報檢申報將審核通過的報檢資料提交給檢驗檢疫機構(gòu)，由檢驗檢疫機構(gòu)進(jìn)行報檢申報。配合檢驗檢疫機構(gòu)做好檢驗檢疫工作，及時繳納檢驗檢疫費用。5.報關(guān)報檢放行海關(guān)和檢驗檢疫機構(gòu)對報關(guān)報檢資料進(jìn)行審核，如審核通過，予以放行。出口部及時領(lǐng)取報關(guān)單、報檢單等相關(guān)單證，完成報關(guān)報檢工作。（六）收匯核銷流程1.收匯跟蹤密切關(guān)注客戶付款情況，及時催促客戶按時支付貨款。與客戶保持溝通，了解付款進(jìn)度和原因，如有問題及時協(xié)商解決。2.收匯入賬客戶支付貨款后，及時通知財務(wù)部門進(jìn)行收匯入賬。核對收匯金額與訂單金額是否一致，確保收匯資金的安全。3.核銷準(zhǔn)備收集核銷所需的資料，如核銷單、報關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、銀行收匯水單等。對核銷資料進(jìn)行審核，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。4.核銷申報將審核通過的核銷資料提交給外匯管理部門進(jìn)行核銷申報。配合外匯管理部門做好核銷審核工作，及時解決核銷過程中出現(xiàn)的問題。5.核銷完成外匯管理部門對核銷申報進(jìn)行審核，如審核通過，予以核銷。出口部及時領(lǐng)取核銷單等相關(guān)單證，完成收匯核銷工作。四、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以實際工作表現(xiàn)為依據(jù)，客觀公正地評價員工的工作績效。2.全面考核原則：從工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面進(jìn)行全面考核。3.激勵與約束并重原則：通過績效考核，激勵員工積極工作，同時對績效不達(dá)標(biāo)者進(jìn)行約束和改進(jìn)。（二）考核指標(biāo)1.工作業(yè)績指標(biāo)出口銷售額：考核員工完成的出口業(yè)務(wù)銷售額。新客戶開發(fā)數(shù)量：考核員工開發(fā)的新客戶數(shù)量。訂單完成率：考核員工按時、按質(zhì)、按量完成訂單的比例。收匯金額：考核員工實際收到的外匯貨款金額。2.工作能力指標(biāo)業(yè)務(wù)知識：考核員工對出口業(yè)務(wù)相關(guān)知識的掌握程度。溝通能力：考核員工與客戶、同事、供應(yīng)商等溝通協(xié)調(diào)的能力。問題解決能力：考核員工解決工作中出現(xiàn)問題的能力。團(tuán)隊協(xié)作能力：考核員工與團(tuán)隊成員協(xié)作配合的能力。3.工作態(tài)度指標(biāo)責(zé)任心：考核員工對工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)程度。工作積極性：考核員工工作的主動性和熱情。敬業(yè)精神：考核員工對工作的敬業(yè)程度和奉獻(xiàn)精神。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核在每季度末進(jìn)行，年度考核在每年年末進(jìn)行。（四）考核方法1.自評：員工根據(jù)自己本季度或本年度的工作表現(xiàn)，進(jìn)行自我評價。2.上級評價：員工的上級領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工的工作表現(xiàn)，進(jìn)行評價。3.同事評價：員工的同事根據(jù)員工在團(tuán)隊協(xié)作中的表現(xiàn)，進(jìn)行評價。4.客戶評價：通過客戶滿意度調(diào)查等方式，獲取客戶對員工的評價。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金發(fā)放：根據(jù)績效考核結(jié)果，發(fā)放績效獎金。績效獎金與考核得分掛鉤，考核得分越高，績效獎金越高。2.職位晉升：績效考核結(jié)果優(yōu)秀的員工，在職位晉升等方面將優(yōu)先考慮。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)績效考核結(jié)果，為員工提供有針對性的培訓(xùn)和發(fā)展機會，幫助員工提升工作能力和績效水平。4.績效改進(jìn)計劃：對績效考核結(jié)果不理想的員工，制定績效改進(jìn)計劃，幫助其改進(jìn)工作，提高績效。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)目標(biāo)1.提升員工的業(yè)務(wù)知識和技能，使其能夠更好地勝任出口部工作。2.培養(yǎng)員工的團(tuán)隊協(xié)作精神和溝通能力，提高部門整體工作效率。3.增強員工的風(fēng)險意識和合規(guī)意識，確保出口業(yè)務(wù)的合法合規(guī)開展。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.外貿(mào)業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)：包括國際貿(mào)易術(shù)語、國際結(jié)算方式、海關(guān)報關(guān)報檢、國際物流等方面的知識。2.產(chǎn)品知識培訓(xùn)：了解公司產(chǎn)品的特點、優(yōu)勢、用途等，以便更好地向客戶介紹和推廣。3.溝通技巧培訓(xùn)：提高員工與客戶、同事、供應(yīng)商等溝通協(xié)調(diào)的能力。4.風(fēng)險管理培訓(xùn)：學(xué)習(xí)出口業(yè)務(wù)中的風(fēng)險識別、評估和應(yīng)對方法，確保業(yè)務(wù)風(fēng)險可控。5.法律法規(guī)培訓(xùn)：學(xué)習(xí)國家相關(guān)的外貿(mào)法律法規(guī)和政策，確保出口業(yè)務(wù)合法合規(guī)。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部經(jīng)驗豐富的員工或邀請外部專家進(jìn)行培訓(xùn)。2.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。3.外部培訓(xùn)：選派員工參加外部專業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)舉辦的培訓(xùn)課程。4.實踐鍛煉：通過實際工作項目，讓員工在實踐中鍛煉和提升能力。（四）員工發(fā)展1.職業(yè)規(guī)劃：幫助員工制定個人職業(yè)規(guī)劃，明確職業(yè)發(fā)展方向和目標(biāo)。2.晉升通道：建立明確的晉升通道，為員工提供廣闊的發(fā)展空間。3.輪崗機會：根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展需求，提供輪崗機會，拓寬員工的工作視野和經(jīng)驗。六、保密制度（一）保密范圍1.公司客戶信息，包括客戶名單、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)需求、交易記錄等。2.公司商業(yè)秘密，如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝、營銷策略、財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.公司內(nèi)部文件、資料、報告等，涉及公司機密信息的。