名片申領管理制度?（一）目的本制度旨在規范公司名片的申領、制作、使用及管理流程，確保名片使用的規范性、合理性和有效性，維護公司形象與利益。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）原則1.規范統一原則：名片的設計、格式、內容等應遵循公司統一規定，保持一致性和規范性。2.按需申領原則：員工根據工作需要合理申領名片，避免浪費。3.信息準確原則：名片上的信息應準確無誤，包括員工姓名、職位、聯系方式、公司名稱、地址、網址等。4.安全保密原則：嚴格保護名片信息安全，防止信息泄露。二、名片設計與內容規范（一）名片設計1.公司名片的整體設計風格應簡潔、大方、專業，體現公司的文化和形象。2.名片尺寸一般為標準的90mm×54mm或85mm×54mm。3.名片顏色應選擇與公司品牌形象相符的主色調，避免過于花哨或刺眼的顏色組合。（二）名片內容1.正面內容公司logo：位于名片左上角或右上角，尺寸適中，清晰可辨。員工姓名：使用真實姓名，字體大小適中，易于閱讀。職位：明確注明員工在公司擔任的職位，字體與姓名相協調。聯系方式：包括手機號碼、電子郵箱地址，確保能及時聯系到員工。公司名稱：完整的公司名稱，位于名片中央顯著位置。公司地址：公司的詳細辦公地址。網址：公司官方網址（如有）。2.背面內容可根據實際情況設計，如公司業務簡介、產品介紹、二維碼等，但應簡潔明了，不影響名片整體美觀。二維碼可鏈接到公司官網、微信公眾號等相關平臺，方便客戶獲取更多信息。（三）特殊情況說明1.對于因工作需要，名片設計有特殊要求的部門或崗位，需提前向人力資源部提出申請，經公司領導審批同意后，方可進行個性化設計。但個性化設計不得違反公司整體形象和品牌規范，且應在名片上保留公司統一標識和基本信息。2.涉及公司機密信息的員工，名片內容應遵循公司保密規定進行適當簡化或調整，避免泄露敏感信息。三、名片申領流程（一）新員工申領1.新員工入職時，由所在部門負責人告知其名片申領相關事宜，并提供名片申領登記表。2.新員工認真填寫名片申領登記表，詳細填寫個人信息（包括姓名、職位、聯系方式等）、部門信息、申請名片數量等內容。3.將填寫完整的名片申領登記表提交給所在部門負責人審核。部門負責人應核實新員工信息的準確性，并根據其工作職責和業務需求，合理確定名片申請數量，簽署審核意見后，交至人力資源部。4.人力資源部對新員工的名片申領登記表進行終審，確認無誤后，根據公司名片制作周期安排制作名片。（二）在職員工申領1.在職員工因名片數量不足或信息變更等原因需要申領名片時，應填寫名片申領登記表，注明申領原因、所需名片數量等信息。2.將名片申領登記表提交給所在部門負責人審核。部門負責人根據員工實際工作情況和名片使用情況進行審核，簽署意見后交至人力資源部。3.人力資源部審核通過后，安排名片制作。（三）臨時名片申領1.因特殊工作任務或臨時性對外聯絡需要，員工可申請臨時名片。臨時名片申領流程與在職員工常規申領流程相同，但需在申請表中注明"臨時名片"及具體使用期限等信息。2.臨時名片使用期限一般不超過[X]個工作日，如需延長使用期限，需提前向人力資源部提出申請并說明原因，經批準后方可繼續使用。（四）審核要點1.部門負責人在審核名片申領登記表時，應重點關注員工申請名片數量的合理性。對于因業務拓展等原因需要較多名片的員工，需結合其近期業務活動計劃和客戶拜訪需求進行評估；對于名片使用量較少的員工，應核實是否存在不必要的申領情況。2.人力資源部在終審時，除審核信息準確性外，還需核對公司名片庫存情況，避免因過度申領導致資源浪費。如庫存緊張，應根據緊急程度和實際需求進行合理調配，優先保障關鍵崗位和業務部門的使用。四、名片制作與發放（一）名片制作1.人力資源部統一負責公司名片的制作工作，選擇具有良好信譽和質量保證的印刷供應商。2.根據審核通過的名片申領登記表，與印刷供應商溝通確定名片的設計稿、材質、印刷工藝等具體制作要求。3.印刷供應商按照要求進行名片制作，人力資源部負責對制作過程進行監督，確保名片質量符合公司標準。如發現質量問題，應及時與印刷供應商溝通協商解決，重新制作名片。4.名片制作完成后，人力資源部對名片進行清點、核對，確保名片數量與申領登記表一致，信息準確無誤。（二）名片發放1.人力資源部將制作好的名片發放至各部門，由部門負責人或指定專人負責領取并發放給本部門員工。2.員工領取名片時，需在名片領取登記表上簽字確認，注明領取日期、名片數量等信息。3.對于因工作需要，需將名片直接發放給外部客戶或合作伙伴的情況，員工應提前向部門負責人提出申請，經批準后，由部門統一安排發放。發放過程中應做好記錄，包括發放對象、發放時間、發放數量等信息。五、名片使用規范（一）使用范圍1.公司員工在開展業務活動、商務洽談、對外聯絡、參加行業會議等工作場景中，可合理使用名片進行自我介紹和信息傳遞。2.名片僅用于公司業務相關的正式場合，不得用于私人事務或非公司業務范疇的活動。（二）使用禮儀1.遞名片時，應起身站立，面帶微笑，用雙手的拇指和食指分別捏住名片上端的兩角，將名片正面朝向對方，恭敬地遞給對方，并禮貌地說"您好，請多關照"等話語。2.接收名片時，同樣應起身站立，用雙手接過名片，并認真看一遍名片上的內容，以示尊重。看完后，可將名片放入名片夾或上衣口袋中妥善保存，不要隨意丟棄或在名片上隨意折疊、涂寫。3.如果對方同時遞出名片和其他物品，應先接過名片，再收取其他物品。4.在與多人交換名片時，應按照一定順序進行，可由近及遠，或按照職位高低依次交換。（三）信息更新1.員工職位、聯系方式、電子郵箱等信息發生變更時，應及時填寫名片信息變更申請表，提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表交至人力資源部。人力資源部根據變更信息對員工名片模板進行更新，并安排重新制作名片。3.新名片制作完成后，按照名片發放流程發放給員工，同時回收舊名片。員工應確保在對外交往中使用最新、準確的名片信息。（四）名片保管1.員工應妥善保管個人名片，避免名片丟失、損壞或信息泄露。名片應存放在安全、整潔的地方，如名片夾、公文包等。2.不得隨意將名片轉借他人使用，如因工作需要借用他人名片，需經名片所有者同意，并在使用后及時歸還。3.離職員工在辦理離職手續時，應將剩余名片交回所在部門，由部門統一交至人力資源部處理。六、名片費用管理（一）費用標準1.公司名片制作費用根據名片的材質、印刷工藝、設計要求等因素確定，具體費用標準由人力資源部定期評估并報公司領導審批后執行。2.一般情況下，普通紙質名片制作費用為每張[X]元，如需采用特殊材質（如銅版紙、啞粉紙等）、印刷工藝（如彩色印刷、UV工藝等）或增加其他設計元素，費用相應增加。（二）費用核算與報銷1.名片制作費用由公司統一承擔，納入公司辦公費用預算管理。2.人力資源部負責對名片制作費用進行核算，并定期與印刷供應商進行結算。結算時，應要求印刷供應商提供正規發票，發票內容應詳細注明名片制作的規格、數量、單價、總價等信息。3.員工因工作需要申領名片，無需個人墊付費用。如員工自行承擔了名片制作費用（如因特殊情況經公司領導批準自行制作名片），可按照公司費用報銷流程進行報銷，報銷時需提供相關發票及名片申領審批記錄等證明材料。七、監督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部定期對公司名片的使用情況進行檢查，檢查內容包括名片設計是否符合規范、信息是否準確完整、員工名片使用禮儀是否得當、名片保管是否妥善等。2.檢查方式可采用實地抽查、查看名片使用記錄、收集員工反饋等多種形式。對于發現的問題，及時進行記錄并通知相關部門或員工進行整改。（二）違規處理1.對于違反名片申領、使用、管理規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理。對于未按規定流程申領名片、擅自增加名片制作數量、浪費名片資源等行為，第一次發現給予警告處分，責令其改正；第二次發現給予通報批評，并扣減當月績效獎金[X]%；多次違反且情節嚴重的，將進行降職、降薪等處理。對于名片信息填寫錯誤、使用過期名片、未及時更新名片信息等情況，發現后應立即糾正，造成不良影響的，給予批評教育，并要求采取措施消除影響。對于將名片用于