服務采購管理制度?一、總則（一）目的為規范公司服務采購行為，確保采購服務的質量，提高資金使用效益，保障公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業務需要進行的各類服務采購活動，包括但不限于咨詢服務、技術服務、培訓服務、物流服務、物業服務、廣告宣傳服務等。（三）基本原則1.合法性原則：服務采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。2.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，保障所有潛在供應商平等參與競爭。3.效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。4.誠實守信原則：采購雙方應誠實守信，履行各自的權利和義務，維護良好的合作關系。二、服務采購流程（一）需求提出1.各部門根據業務需要，填寫《服務采購申請表》，詳細說明采購服務的名稱、規格、數量、質量要求、預算金額、預計完成時間等內容，并經部門負責人簽字確認。2.對于涉及重大業務或金額較大的服務采購項目，需附上詳細的項目背景、需求分析及可行性報告。（二）采購審批1.《服務采購申請表》提交至采購部門后，采購專員對申請內容進行初步審核，重點審核需求的合理性、預算的準確性等。2.采購專員將審核通過的申請表依次提交至財務部門、法務部門進行審核。財務部門審核預算的合理性及資金安排情況；法務部門審核采購合同條款的合法性。3.經財務部門、法務部門審核通過后，申請表提交至公司分管領導審批。對于重大服務采購項目，需提交公司總經理辦公會或董事會審議批準。（三）采購方式選擇1.根據采購服務的特點、金額大小、市場競爭情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的服務項目；邀請招標適用于具有特定資格要求或潛在供應商數量有限的項目；競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標、沒有合格標的或重新招標未能成立的項目，以及技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的項目等；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購、發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目；詢價適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。（四）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集潛在供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并建立供應商信息庫。根據采購需求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的供應商，向其發送《供應商邀請書》，邀請其參與項目投標或報價。2.供應商評估采購部門組織相關部門對參與采購項目的供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、技術能力、服務質量、價格水平、售后服務等方面。評估小組可以采用實地考察、問卷調查、樣品測試、業績評價等方式對供應商進行全面評估，并填寫《供應商評估表》。3.供應商選擇根據供應商評估結果，采購部門綜合考慮各方面因素，選擇最合適的供應商作為中標單位或成交供應商，并與其簽訂采購合同。在選擇供應商時，應優先選擇信譽良好、技術實力強、價格合理、服務優質的供應商，確保采購服務的質量和效果。4.供應商管理采購部門建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史、合同執行情況等內容，對供應商進行動態管理。定期對供應商進行回訪和評估，了解供應商的服務質量和合作情況，對于表現優秀的供應商給予適當獎勵，對于出現問題的供應商及時進行整改或淘汰。（五）合同簽訂1.采購部門與選定的供應商協商擬訂采購合同條款，合同內容應明確雙方的權利和義務，包括服務內容、服務標準、價格、付款方式、交付時間、違約責任等。2.采購合同擬訂完成后，提交至法務部門進行審核。法務部門重點審核合同條款的合法性、完整性、嚴謹性等，確保合同符合法律法規要求，避免潛在的法律風險。3.經法務部門審核通過后，采購合同由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，以便各部門了解合同內容，做好后續的協調和配合工作。（六）合同執行與監控1.采購部門負責跟蹤采購合同的執行情況，定期與供應商溝通協調，了解服務進展情況，及時解決合同執行過程中出現的問題。2.供應商應按照合同約定的時間、質量、數量等要求提供服務。在服務交付過程中，供應商應提前通知采購部門，采購部門應組織相關人員進行驗收。3.服務驗收合格后，采購部門根據合同約定的付款方式辦理付款手續。付款申請應附上合同副本、驗收報告、發票等相關憑證，經采購部門負責人、財務部門負責人審核后，提交公司分管領導審批，最后由財務部門支付款項。4.若在合同執行過程中出現供應商違約或其他問題，采購部門應及時采取措施，如要求供應商整改、追究違約責任、解除合同等，并向公司相關領導匯報情況。（七）采購項目結束1.采購項目完成后，采購部門應及時整理采購文件，包括采購申請表、采購合同、供應商報價文件、評估報告、驗收報告等，進行歸檔保存。2.采購部門對采購項目進行總結評估，分析采購過程中的經驗教訓，提出改進建議，為今后的采購工作提供參考。三、服務采購預算管理（一）預算編制1.各部門在提出服務采購需求時，應同時編制服務采購預算。預算編制應根據業務實際需要，結合市場行情，合理確定采購金額。2.采購預算應明確各項服務的名稱、規格、數量、單價、總價等內容，并詳細說明預算編制的依據和計算方法。3.采購預算經部門負責人審核后，提交至財務部門進行匯總和審核。財務部門應根據公司年度預算安排和資金狀況，對各部門的采購預算進行綜合平衡，提出調整意見。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整預算，應按照預算審批程序重新辦理審批手續。2.在采購過程中，采購人員應密切關注市場價格變化，合理控制采購成本，確保采購資金的合理使用。（三）預算監控與分析1.財務部門定期對服務采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行解決。2.采購部門應定期向財務部門報送服務采購預算執行情況報表，包括采購項目名稱、采購金額、付款情況、預算執行差異等內容，以便財務部門進行匯總分析。四、服務采購風險管理（一）風險識別1.采購部門會同相關部門對服務采購過程中可能存在的風險進行識別，風險識別應涵蓋采購各個環節，包括需求提出、供應商選擇、合同簽訂、合同執行等。2.常見的服務采購風險包括需求不準確、供應商選擇不當、合同條款不合理、合同執行不力、法律風險、財務風險等。（二）風險評估1.對識別出的風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，確定風險等級。2.根據風險評估結果，制定相應的風險應對策略。對于高風險事件，應采取重點監控和嚴格控制措施；對于中風險事件，應采取適當的防范措施；對于低風險事件，可進行一般性關注。（三）風險應對1.需求管理風險應對在需求提出階段，加強部門間的溝通協調，確保需求準確清晰。組織相關人員對需求進行充分論證和審核，避免因需求不明確導致采購失誤。2.供應商風險應對建立嚴格的供應商篩選和評估機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商。與供應商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利義務和違約責任，加強對供應商的監督和管理。3.合同風險應對合同簽訂前，由法務部門對合同條款進行嚴格審核，確保合同合法合規、條款嚴謹。在合同執行過程中，加強對合同執行情況的跟蹤檢查，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。4.法律風險應對加強對采購人員的法律法規培訓，提高法律意識。在采購過程中，嚴格遵守法律法規要求，確保采購行為合法合規。對于重大采購項目，咨詢專業法律意見，防范法律風險。5.財務風險應對加強采購預算管理，嚴格控制采購成本。建立健全財務審批制度，規范付款流程，確保資金安全。定期對采購項目進行財務審計，及時發現和糾正財務問題。五、服務采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對服務采購活動進行監督檢查，重點檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應定期向內部審計部門報送服務采購相關資料，配合內部審計部門開展工作。內部審計部門根據檢查結果，出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計1.公司按照國家法律法規要求，定期接受外部審計機構的審計。外部審計機構對公司的服務采購活動進行全面審計，重點