業主合同管理制度?一、總則（一）目的為加強公司業主合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權益，提高經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與業主簽訂的各類合同，包括但不限于物業服務合同、工程建設合同、設備采購合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應符合國家法律法規及相關政策的規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門提出簽訂合同申請，填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等，并附上相關資料。2.合同承辦部門負責人對申請進行審核，簽署意見后報分管領導審批。3.分管領導對合同進行審查，重點審查合同的合法性、合理性、可行性等，簽署意見后報總經理審批。4.總經理對合同進行最終審批，批準后合同承辦部門方可與業主簽訂合同。5.合同簽訂前，合同承辦部門應與業主就合同條款進行充分溝通和協商，確保雙方達成一致意見。6.合同簽訂時，應使用公司統一制定的合同文本，合同文本應包含合同雙方的基本信息、合同標的、數量、質量、價款、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。7.合同簽訂后，合同承辦部門應及時將合同副本送公司相關部門備案，包括法務部門、財務部門、檔案管理部門等。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應仔細審查業主的主體資格，包括營業執照、資質證書、法定代表人身份證明等，確保業主具有簽訂合同的合法資格和履約能力。2.合同條款審查：合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對于重要條款，應進行詳細的談判和協商，確保雙方的權利和義務對等。3.合同風險評估：在簽訂合同前，應對合同的風險進行評估，包括市場風險、信用風險、法律風險等。對于風險較大的合同，應采取相應的防范措施，如要求業主提供擔保、增加違約責任條款等。4.合同簽訂授權：合同簽訂人應具有公司授予的簽訂合同的授權，授權書應明確授權范圍、授權期限等內容。三、合同履行管理（一）合同履行職責分工1.合同承辦部門負責合同的具體履行工作，按照合同約定的時間、地點、方式等履行合同義務，并及時向業主反饋合同履行情況。2.法務部門負責對合同履行過程中的法律問題進行指導和監督，協助合同承辦部門處理合同糾紛。3.財務部門負責對合同履行過程中的資金往來進行管理和監督，按照合同約定及時收取或支付款項。4.其他相關部門按照各自職責，配合合同承辦部門做好合同履行工作。（二）合同履行跟蹤與監督1.合同承辦部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同的履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、收款情況等。2.合同承辦部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。對于合同履行過程中出現的重大問題，應及時向公司領導報告。3.公司應建立合同履行監督機制，對合同承辦部門的履行情況進行監督和檢查。法務部門、財務部門等相關部門應定期對合同履行情況進行審查，發現問題及時提出整改意見。（三）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，合同承辦部門應及時與業主協商，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的合同條款等，并經公司相關部門審批后生效。3.合同變更后，合同承辦部門應及時將合同變更協議副本送公司相關部門備案，包括法務部門、財務部門、檔案管理部門等。（四）合同終止管理1.合同履行完畢后，合同承辦部門應及時與業主辦理合同終止手續，如驗收、結算、交接等。2.合同終止后，合同承辦部門應將合同履行過程中的相關資料整理歸檔，包括合同文本、合同變更協議、驗收報告、結算憑證等。3.公司應定期對合同終止情況進行檢查和總結，分析合同履行過程中的經驗教訓，為今后的合同管理工作提供參考。四、合同糾紛處理（一）合同糾紛預防1.加強合同簽訂管理，嚴格審查合同條款，確保合同的合法性、合理性、可行性。2.加強合同履行管理，及時跟蹤合同履行情況，發現問題及時解決，避免糾紛的發生。3.加強與業主的溝通與協調，建立良好的合作關系，及時了解業主的需求和意見，妥善處理合同履行過程中的問題。（二）合同糾紛處理流程1.合同糾紛發生后，合同承辦部門應及時收集相關證據，包括合同文本、合同變更協議、驗收報告、結算憑證、往來函件等，并進行整理和分析。2.合同承辦部門應與業主進行溝通和協商，了解業主的意見和要求，尋求解決方案。對于能夠協商解決的糾紛，應簽訂書面的和解協議。3.如協商不成，合同承辦部門應及時向公司領導報告，并將糾紛情況告知法務部門。法務部門應根據糾紛情況，制定具體的處理方案，并指導合同承辦部門進行處理。4.對于涉及金額較大、影響較大的合同糾紛，公司應成立專門的糾紛處理小組，負責糾紛的處理工作。糾紛處理小組應由法務部門、財務部門、合同承辦部門等相關人員組成。5.在合同糾紛處理過程中，如需要通過訴訟或仲裁等法律途徑解決的，公司應及時委托律師或仲裁機構進行處理。（三）合同糾紛處理注意事項1.證據收集：在合同糾紛處理過程中，證據是關鍵。合同承辦部門應及時收集相關證據，并確保證據的真實性、合法性、關聯性。2.法律適用：合同糾紛的處理應依據相關法律法規及合同約定進行。法務部門應準確把握法律適用，為糾紛處理提供正確的法律依據。3.訴訟或仲裁策略：在決定通過訴訟或仲裁等法律途徑解決合同糾紛時，應制定合理的訴訟或仲裁策略，選擇合適的訴訟或仲裁機構，確保糾紛得到妥善解決。4.和解協商：在合同糾紛處理過程中，應盡量通過和解協商解決糾紛，避免訴訟或仲裁帶來的負面影響和成本。五、合同檔案管理（一）合同檔案收集1.合同承辦部門在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的相關資料，應及時收集整理，包括合同文本、合同變更協議、驗收報告、結算憑證、往來函件等。2.合同承辦部門應將收集到的合同資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間等順序進行編號，并編制目錄清單。（二）合同檔案整理1.合同檔案整理應遵循真實性、完整性、系統性、規范性的原則，確保檔案資料的質量。2.合同檔案整理應包括文件材料的分類、編號、裝訂、編目等工作。文件材料應按照其形成的時間順序進行排列，同一事項的文件材料應集中整理。3.合同檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行管理。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理的要求進行存儲和備份。（三）合同檔案保管1.公司應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理的規定進行分類存放，便于查閱和利用。檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整和安全。3.合同檔案的保管期限應根據國家法律法規及公司相關規定執行。對于重要的合同檔案，應適當延長保管期限。（四）合同檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到合同檔案室查閱。2.查閱合同檔案時，檔案管理人員應按照查閱申請表的要求提供檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復制、轉借合同檔案。3.因工作需要復印合同檔案的，應經合同檔案室負責人批準，并按照規定的程序進行復印。復印后的合同檔案應加蓋合同檔案室印章，并注明復印用途。（五）合同檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應由合同承辦部門提出銷毀申請，填寫《合同檔案銷毀申請表》，并附上需要銷毀的合同檔案清單。2.《