公設備管理制度?一、總則1.目的為了加強公司辦公設備的管理，規范辦公設備的采購、使用、維護、報廢等流程，提高辦公設備的使用效率，降低辦公成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有辦公設備的管理，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀、投影儀、空調、辦公家具等。3.管理原則遵循"統一管理、分級負責、合理配置、高效使用、定期維護、及時更新"的原則，確保辦公設備滿足公司業務需求，為公司的正常運營提供有力支持。二、職責分工1.行政部門負責辦公設備管理制度的制定、修訂和完善，并監督執行。統籌辦公設備的采購、選型、配置規劃，根據公司需求和預算，提出合理的采購建議。建立辦公設備臺賬，記錄設備的購置、使用、維護、調配、報廢等情況。組織辦公設備的驗收、入庫、發放、調配等工作。定期組織辦公設備的盤點清查，確保賬實相符。負責聯系專業維修服務商，安排辦公設備的日常維修、保養和故障排除工作。對辦公設備的使用情況進行監督檢查，及時發現和糾正違規使用行為。2.使用部門負責本部門辦公設備的日常使用、保管和清潔維護工作，確保設備正常運行。配合行政部門做好辦公設備的采購需求調研和選型工作，提供相關技術參數和使用要求。及時向行政部門反饋辦公設備的使用狀況和故障情況，協助維修人員進行維修。負責本部門辦公設備的資產安全，防止設備丟失、損壞或被盜。按照規定辦理辦公設備的領用、歸還、內部調配等手續。3.財務部門負責辦公設備采購資金的預算編制、審核和支付管理。對辦公設備的購置、維修、報廢等費用進行核算和監督，確保費用支出合理合規。參與辦公設備的盤點清查工作，協助核實資產價值。三、辦公設備采購管理1.采購申請各部門根據工作需要，如需新增辦公設備或更換現有設備，應提前填寫《辦公設備采購申請表》，詳細說明設備名稱、型號、規格、數量、用途、預算等信息，并經部門負責人簽字確認后提交至行政部門。行政部門對各部門提交的采購申請進行匯總審核，結合公司辦公設備配置標準和預算情況，提出審核意見，報公司領導審批。2.采購流程經公司領導審批同意的采購申請，由行政部門負責組織實施采購。采購人員應通過多種渠道進行市場調研，選擇性價比高、質量可靠、售后服務好的供應商進行采購。采購人員與供應商簽訂采購合同，明確設備規格、數量、價格、交貨期、售后服務等條款，并確保合同條款符合公司要求和法律法規規定。對于金額較大或重要的辦公設備采購項目，應按照公司相關規定進行招標采購或邀請招標采購，確保采購過程公開、公平、公正。3.驗收與入庫辦公設備到貨后，行政部門應及時組織使用部門、采購人員等相關人員進行驗收。驗收內容包括設備的規格、型號、數量、外觀、性能、隨機附件等是否與合同約定相符。驗收合格的辦公設備，由行政部門辦理入庫手續，填寫《辦公設備入庫單》，并將設備存放至指定倉庫或辦公區域。驗收不合格的設備，應及時與供應商聯系退換貨事宜。四、辦公設備使用管理1.領用與發放使用部門根據工作需要，填寫《辦公設備領用申請表》，經部門負責人簽字后到行政部門領取辦公設備。行政部門按照申請表發放設備，并在《辦公設備臺賬》上記錄領用情況。領用人員應在《辦公設備領用登記表》上簽字確認，領取設備時需檢查設備外觀及配件是否齊全，如有問題應及時向行政部門反映。2.使用規范辦公設備使用人員應嚴格按照操作規程使用設備，不得擅自更改設備設置或拆卸設備部件。嚴禁在辦公設備上安裝與工作無關的軟件或游戲，不得利用辦公設備從事違法違規活動。保持辦公設備的清潔衛生，定期對設備進行擦拭和保養，防止灰塵、污漬等影響設備性能。下班前應關閉辦公設備電源，妥善保管設備及相關配件，防止設備損壞或丟失。3.維修與保養辦公設備出現故障時，使用人員應及時向行政部門報修，填寫《辦公設備維修申請表》，說明故障現象、發生時間等情況。行政部門接到維修申請后，應及時聯系專業維修服務商進行維修。對于一般性故障，維修人員應盡快到達現場進行維修；對于復雜故障，應及時協調解決，確保設備盡快恢復正常使用。行政部門應建立辦公設備維修檔案，記錄每次維修的時間、內容、維修費用等信息。定期對辦公設備進行保養維護，如清潔設備、更換耗材、檢查設備性能等，確保設備處于良好運行狀態。行政部門應制定辦公設備保養計劃，并組織實施。4.借用與歸還因工作需要借用辦公設備的，借用部門應填寫《辦公設備借用申請表》，經借用部門負責人和設備所屬部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續。借用人員應按照規定時間歸還借用設備，歸還時需確保設備完好無損，如有損壞應照價賠償。行政部門在設備歸還后，應及時在《辦公設備臺賬》上記錄歸還情況。5.內部調配公司內部各部門之間因工作需要調配辦公設備的，由調出部門填寫《辦公設備內部調配申請表》，經調出部門和調入部門負責人簽字同意后，報行政部門辦理調配手續。行政部門負責組織設備的調配工作，并在《辦公設備臺賬》上更新設備所屬部門信息。五、辦公設備資產管理1.臺賬管理行政部門應建立完善的辦公設備臺賬，詳細記錄每臺辦公設備的基本信息（包括設備名稱、型號、規格、購置日期、購置價格、使用部門等）、使用狀況、維修保養情況、調配情況、報廢情況等。辦公設備臺賬應定期更新，確保賬實相符。如有設備信息變更或設備增減變動，應及時在臺賬中進行記錄。2.盤點清查行政部門應定期組織辦公設備的盤點清查工作，每年至少進行一次全面盤點。盤點內容包括設備數量、設備狀態、設備存放地點等，確保賬實相符。盤點結束后，行政部門應編制《辦公設備盤點報告》，對盤點結果進行總結分析。如發現賬實不符情況，應及時查明原因，提出處理意見，并報公司領導審批。3.報廢管理辦公設備因使用年限已久、技術落后、損壞無法修復等原因，確需報廢的，由使用部門填寫《辦公設備報廢申請表》，詳細說明設備報廢原因、購置時間、使用情況等，并附上設備照片。行政部門對報廢申請進行初步審核，組織相關技術人員對設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。審核通過后，報公司領導審批。經公司領導批準報廢的辦公設備，由行政部門負責統一處理。對于有殘值的設備，應按照相關規定進行變賣處理，變賣收入上繳公司財務。六、辦公設備耗材管理1.耗材采購辦公設備耗材（如打印機墨盒、硒鼓、復印紙、打印紙等）由行政部門統一采購。行政部門應根據各部門的使用情況，結合庫存數量，定期編制耗材采購計劃，經公司領導審批后進行采購。采購人員應選擇質量可靠、價格合理的耗材供應商，簽訂采購合同，并確保耗材的供應及時性和質量穩定性。2.耗材領用各部門根據工作需要，填寫《辦公設備耗材領用申請表》，經部門負責人簽字后到行政部門領取耗材。行政部門按照申請表發放耗材，并在《辦公設備耗材臺賬》上記錄領用情況。領用人員應在《辦公設備耗材領用登記表》上簽字確認，領用后需妥善保管耗材，防止浪費和丟失。3.耗材使用管理辦公設備使用人員應按照操作規程合理使用耗材，避免浪費。如發現耗材使用異常情況，應及時向行政部門反饋。行政部門應定期統計各部門的耗材使用情況，分析耗材消耗規律，采取有效措施降低耗材成本。七、辦公設備安全管理1.網絡安全對于連接網絡的辦公設備，應采取必要的網絡安全防護措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、加密設備等，防止網絡攻擊、病毒感染、數據泄露等安全事件發生。辦公設備使用人員應設置強密碼，并定期更換密碼。嚴禁在辦公設備上使用弱密碼或共享賬號。嚴格控制辦公設備的網絡訪問權限，未經授權不得隨意接入外部網絡或共享網絡資源。2.數據安全重要辦公設備的數據應定期進行備份，備份數據應存儲在安全的介質上，并異地存放。辦公設備使用人員應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。如需他人使用設備，應在監督下進行操作，并及時清理操作記錄。對于涉及公司機密數據的辦公設備，應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，確保數據安全。3.實體安全辦公設備應放置在安全、干燥、通風的環境中，避免陽光直射、潮濕、灰塵等對設備造成損害。加強對辦公區域的安全防范措施，安裝監控設備、門禁系統等，防止辦公設備被盜或損壞。對于貴重辦公設備或關鍵崗位使用的辦公設備，可采取額外的安全防護措施，如安裝防盜報警裝置、設置專人保管等。八、監督與考核1.監督檢查行政部門應定期對辦公設備的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括設備的使用規范、維護保養、安全管理等方面。對于發現的問題，應及時督促相關部門和人員進行整改。公司領導有權對辦公設備管理情況進行不定期抽查，對發現的違規行為和管理漏洞提出批評和改進意見。2.考核評價建立辦公設備管理考核評價機制，對各部門辦公設備管理工作進行量化考核。考核指標包括設備完好率、設備利用率、維修費用控制、耗材